Sicher und gesetzeskonform archivieren - mit unserer ArchivierungssoftwareArchivierungssoftware für die revisionssichere Archivierung

Laut Gesetz müssen alle buchungsrelevanten Geschäftsvorgänge korrekt archiviert werden. Neben Dokumenten wie Rechnungen sind auch Geschäftskorrespondenzen zu Bestellungen, Rabatten und Aufträgen, die zu einer Bestellung bzw. Rechnung führen, zu archivieren. Eine Übersicht über aufbewahrungspflichtige Dokumente und deren Fristen finden Sie hier: Aufbewahrungspflichten Betriebsprüfung.

Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden. Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, muss jede dieser Änderungen gemäß den GoBD-Vorschriften dokumentiert werden, z.B. in einem Änderungsprotokoll. Werden Dateien mit dem Windows Explorer bzw. anderen lokalen Speicherorten lediglich abgelegt, fehlt die lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie. Der oder die Betriebsprüfer:in kann so nicht alle Änderungen am Dokument einsehen.

Lexware archivierung garantiert die in den GoBD vorgeschriebene Unveränderbarkeit archivierter Dokumente. Selbst wenn das Dokument in geänderter Form nochmal in das Archiv aufgenommen wird, „versioniert“ Lexware archivierung dieses Dokument automatisch – die ursprüngliche Version bleibt also in jedem Fall erhalten und kann jederzeit aufgerufen werden.

Handelsübliche Speichermedien wie eine Festplatte oder ein USB-Stick können das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Dokumente nicht verhindern bzw. Zugriffe dieser Art nicht dokumentieren. Die beiden grundlegenden Anforderungen an Revisionssicherheit - Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit - werden deshalb durch diese Speichermedien nicht gewährleistet.

Erstellen Sie Rechnungen oder andere buchungsrelevante Dokumente am PC, beispielsweise in Word oder Excel? Oder erhalten Sie Dokumente wie Rechnungen z.B. als PDF und drucken diese dann aus? In diesen Fällen muss laut den GoBD Richtlinien auch die elektronische Ursprungsdatei revisionssicher archiviert werden. Der Ausdruck allein reicht nicht mehr aus.

Es können alle gängigen Datei-Formate mit unserer Archivierungssoftware archiviert werden. Folgende Datei-Endungen kann Lexware archivierung verarbeiten: numbers, key, pages, doc, docx, dot, dotx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, png, vsd, vsdx, tiff, tif, msg, eml, rtf, txt, png, dwg.

Eine Datensicherung entspricht üblicherweise nicht den GoBD-Richtlinien zur revisionssicheren Archivierung, sondern soll zunächst sicherstellen, dass Daten nach einem Datenverlust oder einer Fehleingabe wieder zurückgespielt werden können und nicht verloren gehen. Eine Datensicherung dient also vor allem als Backup Ihrer Geschäftsdaten.

Lexware archivierung hingegen stellt ein einfach bedienbares digitales Archiv für Ihre Geschäftsdokumente nach GoBD-Richtlinien zur Verfügung. In unserem Archivierungsprogramm werden Ihre Geschäftsdokumente unveränderbar bzw. revisionssicher und vollständig archiviert und sind jederzeit abrufbar.