Sicher und gesetzes­konform archivieren
Mit unserer Archivierungs­software:Archivierungs­software für die revisionssichere Archivierung

Laut Gesetz müssen alle buchungsrelevanten Geschäftsvorgänge korrekt archiviert werden. Neben Dokumenten wie Rechnungen sind auch Geschäftskorrespondenzen zu Bestellungen, Rabatten und Aufträgen, die zu einer Bestellung bzw. Rechnung führen, zu archivieren. Eine Übersicht über aufbewahrungspflichtige Dokumente und deren Fristen findest du hier: Aufbewahrungspflichten Betriebsprüfung.

Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden. Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, muss jede dieser Änderungen gemäß den GoBD-Vorschriften dokumentiert werden, z.B. in einem Änderungsprotokoll. Werden Dateien mit dem Windows Explorer bzw. anderen lokalen Speicherorten lediglich abgelegt, fehlt die lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie. Der Betriebsprüfer kann so nicht alle Änderungen am Dokument einsehen.

Lexware archivierung garantiert die in den GoBD vorgeschriebene Unveränderbarkeit archivierter Dokumente. Selbst wenn das Dokument in geänderter Form nochmal in das Archiv aufgenommen wird, „versioniert“ Lexware archivierung dieses Dokument automatisch – die ursprüngliche Version bleibt also in jedem Fall erhalten und kann jederzeit aufgerufen werden.

Handelsübliche Speichermedien wie eine Festplatte oder ein USB-Stick können das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Dokumente nicht verhindern bzw. Zugriffe dieser Art nicht dokumentieren. Die beiden grundlegenden Anforderungen an Revisionssicherheit - Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit - werden deshalb durch diese Speichermedien nicht gewährleistet.

Erstelle Rechnungen oder andere buchungsrelevante Dokumente am PC, beispielsweise in Word oder Excel? Oder erhalte Dokumente wie Rechnungen z.B. als PDF und drucke diese dann aus? In diesen Fällen muss laut den GoBD Richtlinien auch die elektronische Ursprungsdatei revisionssicher archiviert werden. Der Ausdruck allein reicht nicht mehr aus.

Es können alle gängigen Datei-Formate mit unserer Archivierungssoftware archiviert werden. Folgende Datei-Endungen kann Lexware archivierung verarbeiten: numbers, key, pages, doc, docx, dot, dotx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, png, vsd, vsdx, tiff, tif, msg, eml, rtf, txt, png, dwg.

Eine Datensicherung entspricht üblicherweise nicht den GoBD-Richtlinien zur revisionssicheren Archivierung, sondern soll zunächst sicherstellen, dass Daten nach einem Datenverlust oder einer Fehleingabe wieder zurückgespielt werden können und nicht verloren gehen. Eine Datensicherung dient also vor allem als Backup deiner Geschäftsdaten.

Lexware archivierung hingegen stellt ein einfach bedienbares digitales Archiv für deine Geschäftsdokumente nach GoBD-Richtlinien zur Verfügung. In unserem Archivierungsprogramm werden deine Geschäftsdokumente unveränderbar bzw. revisionssicher und vollständig archiviert und sind jederzeit abrufbar.

Lexware datensicherung online stellt für dich ein Backup deiner Daten bzw. Datenbank her, die dich vor Datenverlust schützt. So kannst du jederzeit auf deine in der Datensicherung gespeicherten Daten zurückgreifen, diese wiederherstellen oder neu aufspielen. Einige unserer Lexware Programme verfügen bereits über diesen Service, den du ganz einfach aktivieren und nutzen kannst.

Lexware archivierung archiviert alle Unterlagen, Dokumente und Belege revisionssicher nach den GoBD-Richtlinien und sorgt dafür, dass du deine Dokumentationspflicht erfüllst. So kannst du beispielsweise deine bisherige Papierablage verabschieden und dir viel Zeit und Nerven sparen mit der komfortablen elektronischen Archivierung deiner Dokumente. Das Archivierungsprogramm archiviert jedoch keine kompletten Datensicherungen oder Geschäftsdaten für dich.

Nein, denn die eingesetzte Buchhaltungssoftware garantiert lediglich die Unveränderbarkeit der Buchung innerhalb der Software, jedoch nicht die Unveränderbarkeit der angehängten Dokumente von außen. Dafür benötigst du eine Archivierungssoftware wie Lexware archivierung. Nur so kannst du deine Belege revisionssicher und gesetzeskonform archivieren. Per Schnittstelle zu den Lexware Programmen erkennt Lexware archivierung die Dokumentordner und kann so nach einmaligem auswählen alles automatisch synchronisieren.

Nein, bereits vorgenommene Änderungen in der Vergangenheit an Dokumenten, die du neu in Lexware archivierung aufnehmen und archivierst, können nicht nachvollzogen werden. Lexware archivierung erkennt nur die Änderungen, die am Dokument erfolgen, nachdem es im Archivierungssystem erfasst wurde und dokumentiert diese im Aktivitätenprotokoll.

• Aktives Benutzerkonto und Zugangsdaten für Lexware archivierung (erhalten Sie direkt nach der Bestellung per E-Mail)
• Microsoft® Windows® 8.1 / Windows® 10 / Windows® 11 (jew. dt. Version)
• macOS (aktuelle Version)
• Aktueller Internet Browser wie z. B. Microsoft Edge, Google Chrome (mind. Version 56)
• Internetanbindung

Zu Beginn steht dir im Archivierungsprogramm 2 User und 5 GB Speicherplatz zur Verfügung. Bei Bedarf kannst du kostenpflichtig direkt Erweiterungen vornehmen. Pro weiterem User 12,90 EUR/Monat, pro weitere 5 GB Speicher 14,90 EUR/Monat (Preise exkl. MwSt.).

Ja, Lexware archivierung ist für die Installation auf dem Betriebssystem macOS bestens geeignet. Für den mobilen Zugriff z. B. über das iPhone steht eine passende App im App Store zur Verfügung.

Deine Datensicherheit hat oberste Priorität. Deshalb werden die in der Archivierungssoftware erfassten Dokumente und Daten mehrfach und datenschutzkonform in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gesichert, welche nach den strengsten Richtlinien zertifiziert sind.

Du benötigst nur einen Internetzugang und deine Zugangsdaten um auf das elektronische Archiv zuzugreifen. Archivierte Dokumente können im digitalen Archiv durchsucht, angezeigt, heruntergeladen und dann beispielsweise per Mail versendet werden – ob vom Smartphone oder Tablet unterwegs oder vom PC im Büro.

Lexware archivierung setzt auf eine bewährte Lösung eines starken Partners, dem EASY ARCHIVE der EASY AG (www.easy.de). Diese Lösung wird bereits seit vielen Jahren erfolgreich in Unternehmen wie Rossmann oder Commerzbank eingesetzt, ist nach modernsten Standards abgesichert und wurde durch das Institut der deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW) auf die Einhaltung GoBD konformer Richtlinien geprüft. Die Lösung ist z.B. IDW PS 880 oder ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Die Mindestlaufzeit von Lexware archivierung beträgt ein Jahr. Innerhalb dieser Zeitspanne kannst du jederzeit zum Ende der Laufzeit kündigen. Ansonsten verlängert sich die Laufzeit automatisch auf ein weiteres Jahr. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen werden deine Daten sieben Tage nach Wirksamwerden der Kündigung automatisch gelöscht. Deine Daten können vor Ablauf der sieben Tage aus Lexware archivierung heruntergeladen werden.

Wenn du weitere Fragen zur Archivierung deiner Dokumente mit Lexware archivierung hast, sende uns diese einfach per E-Mail an: feedback@archivierung.lexware.de

Viele geschäftsrelevante Dokumente werden inzwischen per E-Mail versendet oder empfangen. Nach den Vorschriften der GoBD sind Unternehmer seit Januar 2017 dazu verpflichtet, E-Mails revisionssicher aufzubewahren, die buchungsrelevante Geschäftsvorgänge dokumentieren bzw. enthalten – inklusive der Anhänge. Dies bezieht sich auf jegliche Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung sowie zum Abschluss oder Widerruf eines Geschäfts (z. B. Bestellungen, Rechnungen oder Retouren). Das heißt: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und die dazugehörigen Anhänge müssen vollständig und nachvollziehbar archiviert sowie vor Manipulation und Veränderung geschützt werden. Erfahre hier mehr dazu.

Die Funktion „E-Mail-Archivierung“ ermöglicht es dir, E-Mails und deren Anhänge aus einem E-Mail-Ordner direkt zu sichern. Binde dazu einfach dein E-Mail-Konto via IMAP an Lexware archivierung an und lege fest, welche E-Mail-Ordner archiviert werden sollen. Anschließend werden die E-Mails aus diesen Ordnern automatisch in dein Archiv übertragen und dort revisionssicher archiviert.

IMAP wird von fast allen gängigen E-Mail-Anbietern (t-online, gmx, web, yahoo, AOL etc.) unterstützt. Eine Integration in das eigene Archiv ist daher in der Regel schnell eingerichtet. Eine Hilfe bietet unsere Schritt-für-Schritt Anleitung:

• Text-Anleitung
• Video-Anleitung

Die E-Mail-Archivierung kann nicht direkt auf lokal gespeicherte E-Mails zugreifen. Der Grund: Je nach Konfiguration deines E-Mail-Programms (Thunderbird, MS® Outlook usw.) werden E-Mails beim Abruf vom Server auf den eigenen Rechner verschoben und dadurch auf dem Server gelöscht. Diese E-Mails stehen für den Zugriff per IMAP also nicht mehr zur Verfügung.