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Belege: Ablage, Archiv und Aufbewahrungsfristen

Belege: Ablage, Archiv und Aufbewahrungsfristen

  • Das Wichtigste zum Thema Belege 
  • Gut vorbereitet auf die Betriebsprüfung  
  • Kostenlos und auf dem neuesten Stand  

E-Book: Alles zum Thema Belege

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12 Seiten | A4 Druckformat | 1,82 MB
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Grundsätzlich gilt: Wer Ausgaben von seiner Steuerlast abziehen möchte, sollte diese Aufwendungen auch belegen können. Dafür benötigen Sie Quittungen – und diese sollten Sie schon während eines Jahres sammeln. Und auch in der Buchhaltung lautet der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! In unserem kostenlosen E-Book haben wir für Sie alles Wichtige rund um das Thema Belege zusammengestellt, damit Sie wissen, worauf Sie in Ihren Ordnern und der Ablage achten müssen.

Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Archiv gut zu strukturieren – so sind Sie sowohl für den Betriebsalltag als auch für eine Prüfung gut gerüstet. Checken Sie immer, ob eingehende Rechnungen korrekt ausgestellt sind. So vermeiden Sie Ärger beim Vorsteuerabzug. Denken Sie außerdem daran, elektronische Rechnungen in ihrem Originalzustand zu speichern – auch mit langfristiger Haltbarkeit.

Alle Informationen erhalten Sie in unserem E-Book „Belege, Belege ... - Ablage, Archiv und Aufbewahrungsfristen“.

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Ordnung in das Chaos: Ihr System für die Ablage

Ordnung ist eine Frage der Definition. Wenn Sie sich für Ihre Steuererklärung gut organisieren und insgesamt weniger Arbeit haben wollen, sollten Sie für Ihr Unternehmen ein sinnvolles, gut strukturiertes Ablagesystem entwickeln. Mit diesem System sollten nicht nur Sie gut zurechtkommen: Spätestens bei einer Betriebsprüfung muss jeder Beleg ohne langes Suchen auch für Dritte auffindbar sein.

Aber wer verbringt sein Wochenende schon gern damit, Ablagekästen zu durchforsten, Papiere zu lochen und Dokumente systematisch abzuheften. Da heißt es lieber: sammeln, bis die Ablagekörbe überquellen. Und auch dann muss es oft schnell gehen, Unterlagen werden irgendwo hin gepackt, Hauptsache außer Sichtweite. Schließlich benötigt man die Zeit, um wichtigere Dinge zu erledigen. Mit Ordnung oder gar Systematik, die auch für andere nachvollziehbar ist, hat das nur wenig zu tun.

Doch das Argument Zeit ist nur vordergründig einleuchtend. Denn die Suche nach einzelnen Belegen für die Steuererklärung kostet ebenfalls Zeit, sodass Sie auf Dauer viel Zeit gewinnen, wenn Sie Ihre Belege und Ihre Ablage gut organisieren. Zwingen Sie sich also zur kurzfristigen Ablage. Wählen Sie kleine Ablagekörbe, damit Sie die Belege zeitnah sortieren müssen. Gehen Sie außerdem nach der 80-Prozent-Regel vor: Füllen Sie Ihre Ablagekörbe und Ordner maximal zu 80 Prozent. In überquellenden Archiven ist jede Suche mühsam. Wenn Ihr gegenwärtiges Ordnungssystem noch zu wünschen übrig lässt, machen Sie zuerst eine Bestandsaufnahme. Beantworten Sie dabei folgende Fragen:

  • Wo bewahren Sie Ihre Belege auf?
  • Finden Sie immer mal wieder etwas in Ihren Schubladen oder unter Papierstapeln?
  • Kommen Sie mit Ihrem Ordnungssystem gut zurecht?

Ihr Ablagesystem sollte auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Deswegen müssen Sie sich in einem ersten Schritt einen Überblick verschaffen – das ist möglicherweise anfangs etwas mehr Arbeit, hilft Ihnen aber auf Dauer, ein individuell angepasstes Ablagesystem zu schaffen.

Belege Schreddern

Gehen Sie also erst einmal alle vorhandenen Ordner, Register, Schubladen und Kisten durch und sortieren Sie vor. Überlegen Sie bei jedem Beleg zuallererst, ob Sie das Papier nicht wegwerfen können. Faustformel: Unterlagen, die Sie nicht (mehr) aufbewahren müssen und länger als ein Jahr nicht angesehen haben, können Sie wegwerfen. Beachten Sie jedoch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung. Diese sollten Sie auch auf allen Ordnern und Archivboxen vermerken, damit Sie einmal im Jahr ohne großen Aufwand aussortieren können.

Teilen Sie dann die Unterlagen in eine Kategorie „Ablage bekannt“ und „Ablage unbekannt“ auf. Zur „Ablage bekannt“ gehören alle Unterlagen, für die Sie bereits einen festen Ablageplatz haben. Zur Kategorie „Ablage unbekannt“ zählen die Papiere und Belege, die Sie aufbewahren müssen oder wollen, für die in Ihrem Ablagesystem aber bisher noch kein bestimmter Ort vorgesehen ist. Überlegen Sie dann, unter welchen Aspekten und Überschriften Sie diese Dokumente abheften wollen und ob sich hier möglicherweise Überschneidungen ergeben.

Bei der Frage nach dem geeigneten Organisationssystem hängt die Antwort auch vom persönlichen Geschmack ab – und vom Platz im Betrieb. Versuchen Sie, eine praktikable Anzahl von Ablagefächern und Ordnern zu finden. Sind es zu wenig, versinken Sie bald im Chaos. Zu viele Ablagen sorgen dafür, dass Sie mehr aufbewahren als Sie müssen.

Benennen Sie alle Ablagebehälter, gleich ob Ablagekorb, Ordner oder Hängeregister. Wählen Sie eindeutige und klare Bezeichnungen und vermeiden Sie Einteilungen wie „Verschiedenes“. Sonst wird Ihre Ablage automatisch zum Sammelsurium. Ordner, die Sie täglich brauchen, müssen näher an Ihrem Schreibtisch stehen als die Archivunterlagen der Steuererklärungen vergangener Jahre. Bauen Sie Ihr Ablagesystem entsprechend auf. Wenn Sie über eigene Archivräume verfügen, können Sie ein klassisches Ordnersystem wählen. Bei wenig Platz oder im „Home Office“ sind Hängeregister ratsam, gegebenenfalls auch das Einscannen von Dokumenten.

Praxis-Tipp:

Thermopapier bleibt nicht lange lesbar. Trotzdem gibt es immer noch Quittungen, die auf dem beschichteten Papier ausgedruckt werden – zum Beispiel Belege für Porto oder Sprit. Denken Sie immer daran, solche Thermobelege spätestens bei der Ablage zu kopieren. Das Bundesfinanzministerium hat vor einiger Zeit erklärt, dass Steuerpflichtige wählen können, ob sie die Thermobelege kopieren oder einscannen und auf einem Datenträger speichern. Die ursprüngliche Rechnung – also die Thermoquittung – muss dann nicht mehr aufbewahrt werden.

Arbeitsplatz mit Belegen

 

Ihre Computer-Ablage sollten Sie der Einfachheit halber ähnlich organisieren wie Ihre Papierablage. Sehen Sie sich Ihren Ablageplan an und überlegen Sie, zu welchen Bereichen Sie Dokumente auf Ihrem Computer speichern. Falls notwendig, können Sie Ihren Ablageplan um einen überarbeiteten Computerablageplan ergänzen. Auch hier gilt: Löschen Sie Dateien, die Sie nicht mehr benötigen. Prüfen Sie vorher, welche Dateien Sie gemäß den gesetzlichen Fristen aufbewahren oder speichern müssen.

Praxis-Tipp:

Für die Ablage benötigen Sie ebenso wie für andere Buchhaltungsaufgaben einen regelmäßigen wöchentlichen oder monatlichen Termin – sowohl für das Wegsortieren als auch für das Wegwerfen und Löschen. Das Entsorgen von Akten können Sie einmal im Jahr erledigen.

Welche Belegarten gibt es?

Ein Beleg ist ein Beweis für eine bestimmte geschäftliche Tätigkeit – im weitesten Sinne also für eine Einnahme oder eine Ausgabe. Es gibt unterschiedliche Arten von Belegen – und damit auch unterschiedliche rechtliche Anforderungen an diese Unterlagen.

In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen drei Belegarten:

  1. Fremdbelege: Dazu zählen Eingangsrechnungen, Gutschriften oder Kontoauszüge.
  2. Eigenbelege: Das sind beispielsweise Ersatzquittungen für fehlende Fremdbelege, Kopien von Ausgangsrechnungen oder Entnahmebelege.
  3. Interne Belege: Das können etwa Anweisungen für Umbuchungen oder Verrechnungen sein.

Für Rechnungen aller Art hat der Gesetzgeber Vorschriften geschaffen. Diese sind vor allem entscheidend, was die Umsatzsteuer angeht. Nur korrekt ausgestellte Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Daher sollten Sie bei jeder Eingangsrechnung darauf achten, ob diese sämtliche Vorgaben erfüllt.

Damit die Ordner nicht überquellen, ist es ratsam, die steuerlich relevanten Belege auf mehrere Ordner zu verteilen. Grundsätzlich sollten Sie Belege über Einnahmen (also Ihre Ausgangsrechnungen), Betriebsausgaben und Anschaffungen von Betriebsvermögen voneinander trennen. Darüber hinaus sollten Sie die Kontoauszüge für Geschäfts- und andere Konten in einem separaten Ordner aufbewahren.

Stichtag 1. Januar 2017: Bringen Sie Ihre Kassenführung auf Vordermann!

Bald startet das neue Steuerjahr 2017. Und mit diesem Jahr gelten in Sachen Kassenführung steuerlich völlig neue Rahmenbedingungen. Zum 01.01.2017 müssen „antiquarische“ Kassen aus dem Betrieb verschwunden sein. Es dürfen dann nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, die den sogenannten GoBD entsprechen (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Warum Sie jetzt schon mit den Planungen beginnen sollten? Weil Die Umrüstung und die Einführung einer neuen Kassenführung erfahrungsgemäß seine Zeit dauert.

Die Kassenführung ist ein wichtiger Aspekt, wenn es darum geht, das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung davon zu überzeugen, dass die Bargeld-Einnahmen fehlerfrei und damit vollständig aufgezeichnet wurden. Bei kleinsten Zweifeln und Vergehen drohen Unternehmer Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz und schlimmstenfalls die Bekanntschaft mit der Staatsanwaltschaft wegen Steuerhinterziehung.

Praxis-Tipp:

Zum 01.01.2017 gerät nicht nur die Kassenführung ins Visier der Finanzämter. Es sind noch weitere Gesetzesänderungen im Gang, für die sich Unternehmer wappnen müssen. Eine dieser geplanten Steueränderung ist die Einführung einer „Kassennachschau“. Hier kann der Prüfer wie bei der Umsatzsteuer- und Lohnsteuernachschau einfach unangekündigt vor der Türe stehen, Zugang zu Ihrer Registrierkasse verlangen und die Kasse auf Herz und Nieren prüfen, ob diese die strengen steuerlichen Vorgaben zur Kassenführung erfüllt.

Wer ist dazu verpflichtet, seine Kassenführung zu ändern?

Jeder Unternehmer, der eine elektronische Registrierkasse führen oder seine Bareinnahmen mittels einer elektronischen Registrierkasse erfassen muss, ist von dieser Neuregelung betroffen. Die zeitliche Vorgabe „01.01.2017“ steht übrigens in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 26.11.2010 (Aktenzeichen IV A 4 – S 0316/08/10004-07).

Wer nicht dazu verpflichtet ist, seine Bargeldeinnahmen mittels einer elektronischen Registrierkasse aufzuzeichnen, muss das auch ab 01.01.2017 nicht tun. Die Einnahmen können in diesem Fall wie bisher über eine „offene Ladenkasse“ aufgezeichnet werden. Alternativ kann ein Unternehmer, der freiwillig eine veraltete elektronische Registrierkasse führt, zum 01.01.207 wieder zu seinen Wurzeln zurückkehren und wieder auf die offene Ladenkasse setzen.

Aber Achtung: Wer eine offene Ladenkasse führt, hat steuerlich trotzdem zahlreiche Vorgaben zu erfüllen. Die offene Ladenkasse ist also kein Freibrief, sondern nur eine Alternative zur kostenintensiven Umrüstung der Kassenführung. Bei der offenen Ladenkasse muss täglich ein Kassenbericht geführt werden, der es ermöglicht, die Tageseinnahmen rechnerisch zu überprüfen. Dabei gilt folgendes Schema:

  Kassenendbestand des Tages (durch Auszählung der Kasse ermittelt) .... Euro
- Kassenbestand des Vortags .... Euro
- Bareinlagen (Wechselgeld) .... Euro
+ Ausgaben .... Euro
+ Barentnahmen .... Euro
= Tagesentnahmen .... Euro

Praxis-Tipp:

Arbeiten Sie in einer bargeldintensiven Branche, sollten Sie frühzeitig – am besten sofort – das Gespräch mit Ihrem Steuerberater suchen und klären, ob Ihre Kassenführung ab 01.01.2017 neu aufgesetzt werden muss oder ob es lohnt, freiwillige Änderungen am Kassensystem vorzunehmen.

Apropos Steuerbelege ...

Das A & O, um eine Betriebsprüfung des Finanzamts unbeschadet zu überstehen, ist die korrekte Aufbewahrung Ihrer Steuerbelege. Denn beim Vorsteuer- oder Betriebsausgabenabzug sind Sie in der Beweislast. Bei Verlust Ihrer Buchhaltungsunterlagen (etwa durch Hochwasser oder andere Naturkatastrophen), sollten Sie sofort Kontakt zum Finanzamt aufnehmen. Geben Sie erst Jahre später bei einer angekündigten Prüfung des Finanzamts an, Ihre Steuerbelege und die Nachweise für Ihre Kassenführung verloren zu haben, ist das oftmals wenig glaubwürdig und kann Ihnen steuerliche Nachteile bringen.

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