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Betriebskostenabrechnung 2015

Betriebskostenabrechnung 2015Betriebskostenabrechnung 2015Betriebskostenabrechnung 2015

  • Die einzelnen Bestandteile richtig erklärt 
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E-Book: Betriebskostenabrechnung

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„Alle Jahre wieder ...“

So beginnt nicht nur ein beliebtes Weihnachtslied, sondern auch eine weniger beliebte Tätigkeit eines jeden Vermieters, die ebenfalls jedes Jahr ansteht: Die Betriebskostenabrechnung bzw. Nebenkostenabrechnung.

Muss so eine Betriebskostenabrechnung eigentlich jedes Jahr sein? Ja unbedingt, wenn Sie zumindest kostendeckend vermieten und nicht zu den drei Millionen Vermietern zählen wollen, die mit ihren Immobilien nichts verdienen oder zu den rund 500.000 Vermietern, die mit ihrer Immobilie sogar Verluste machen.

Dann sollten Sie nicht alle Nebenkosten aus Ihrer eigenen Tasche zahlen, sondern die Betriebskosten auf den Mieter umlegen, die Sie laut Gesetz und Mietvertrag/Betriebskostenvereinbarung abrechnen dürfen.

Um es gleich einmal vorweg zu nehmen: Entgegen vielen anders lautenden Meinungen verdienen Sie als Vermieter mit einer Betriebskostenabrechnung kein Geld, sondern Sie holen sich nur einen gesetzlich erlaubten und (hoffentlich) vertraglich vereinbarten Teil Ihrer Nebenkosten – nämlich die laufenden Betriebskosten – vom Mieter zurück.

Mit der Betriebskostenrückzahlung oder Nachzahlung ist es in etwa so wie bei Ihrer Steuererklärung fürs Finanzamt:

Das Finanzamt schenkt Ihnen mit der Rückzahlung auch kein Geld, sondern Sie bekommen vom Finanzamt lediglich einen Teil der von Ihnen übers Jahr vorausgezahlten Steuer zurück. Schlimmstenfalls müssen Sie – so wie Ihr Mieter bei den Betriebskosten – beim Finanzamt etwas nachzahlen, wenn Ihre über das Jahr gezahlten Vorauszahlungen nicht ausreichen, um Ihre Steuerschulden zu begleichen. Haus Mietvertrag

Dennoch haben gerade Mieter, die viele Betriebskosten nachzahlen müssen, häufig das Gefühl, bei der Betriebskostenabrechnung von ihrem Vermieter über den Tisch gezogen zu werden.

Wie Sie Ihrem Mieter dieses Gefühl nehmen? Eine klare und nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung mit genauer Angabe des Abrechnungszeitraums und unter Einhaltung der vorgegebenen Abrechnungsfrist ist dabei nur das Tüpfelchen auf dem berühmten „I“. Denn eigentlich beginnt das „gute Gefühl“ beim Abrechnen schon viel weiter vorne: bei Ihrem Mietvertrag bzw. der Betriebskostenvereinbarung!

Hinweis: Als Vermieter sollten Sie sich regelmäßig über den jeweils gültigen Betriebskostenspiegel informieren und Ihre Betriebskostenabrechnung mit einem professionellen Betriebskostenrechner gegenprüfen.

Tipp: Sie suchen eine leistungsfähige Software zur Abrechnung Ihrer Miet-, Heiz- und Nebenkosten? Sie möchten Ihre Mietobjekte rechtssicher verwalten, jederzeit alle Fristen im Blick behalten und einen verlässlichen Umlageschlüssel verwenden? Dann empfehlen wir QuickImmobilie – die professionelle Vermieter-Software für Ihre Immobilienverwaltung. Mit QuickImmobilie gelingt die Erstellung von Abrechnungen fehlerfrei und schnell!

Was sind eigentlich Betriebskosten?

Was Betriebskosten sind, steht zum Glück – jedenfalls ungefähr – im Gesetz. Darunter fallen die Kosten, die dem Eigentümer (oder Erbbauberechtigten) durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstanden sind (§ 1 Abs. 1 Betriebskostenverordnung).

Grob gesagt handelt es sich bei Ihrer Rechnung immer dann um umlegbare Betriebskosten, wenn die folgenden drei Voraussetzungen zutreffen:

Betriebskosten Kriterien

  • Die Kosten sind objektbezogen, also durch das Eigentum hervorgerufen und betriebsdienlich,
  • die Kosten sind Ihnen tatsächlich entstanden und
  • es handelt sich um regelmäßig entstehende Kosten.

Weil das alles recht abstrakt ist, hat der Gesetzgeber zum Glück in § 2 Betriebskostenverordnung praktischerweise allen Vermietern und Mietern einen Betriebskostenkatalog mit 17 umlegbaren Betriebskosten mit an die Hand gegeben. Dazu zählen zum Beispiel die Grundsteuer, die Heizkosten und das Wasser.

 

Wichtig: Der Betriebskostenkatalog in § 2 Betriebskostenverordnung ist für Wohnraum-Mieter abschließend.

Zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten zählen:

  • Instandsetzungskosten
  • Verwaltungskosten
  • Kapitalkosten

Ebenso fallen nur einmalig oder in nicht voraussehbaren Zeitabständen anfallende Kosten nicht unter den Begriff der Betriebskosten. Typisches Beispiel: Die Kosten für eine einmalige Sperrmüllabfuhr gehört nicht zu den Kosten der Müllabfuhr.

Was sind Nebenkosten?

Wer wissen will, was Nebenkosten sind und was der Unterschied zu den umlegbaren Betriebskosten ist, blättert vergeblich bei den Mietrechtsvorschriften. Dagegen ist den Betriebskosten gleich ein komplettes Gesetz gewidmet: die Betriebskostenverordnung, die grundsätzlich jedoch nur für die Wohnungsmiete gilt.

Der Begriff „Nebenkosten” geht im Mietrecht weiter als der Begriff der „Betriebskosten“: Damit sind nicht nur die in der Verordnung aufgeführten umlagefähigen Betriebskostenpositionen gemeint, sondern alle weiteren Kosten, die sonst noch beim Bewirtschaften Ihrer Immobilie entstehen können, aber leider nicht auf Wohnungsmieter umlegbar sind.

Was gehört alles zu den Betriebskosten? Was darf abgerechnet werden?

Wenn Sie wissen wollen, welche Betriebskosten Sie in einem Abrechnungszeitraum umlegen dürfen bzw. welche Betriebskostenarten es überhaupt gibt, müssen Sie als Wohnungsvermieter einen Blick in die seit dem 01.01.2004 geltende Betriebskostenverordnung (abgekürzt BetrKV) werfen.

Ein Hinweis auf diese Verordnung (oder besser noch eine Kopie oder Abschrift des nachfolgenden Betriebskostenkatalogs des § 2 Betriebskostenverordnung) gehört in jeden guten Mietvertrag:

1. Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks

Hierzu gehört namentlich die Grundsteuer.

2. Die Kosten der Wasserversorgung

Hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern sowie die Kosten ihrer Verwendung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Berechnung und Aufteilungen, die Kosten der Wartung von Wassermengenreglern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe.

3. Die Kosten der Entwässerung

Hierzu zählen die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer entsprechenden nicht öffentlichen Anlage und die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe.

4. Die Kosten

a) des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage; darunter fallen die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung; oder

b) des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage; hierzu zählen die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums; oder

c) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus Anlagen im Sinn des Buchstabens a); hierzu zählen das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der dazugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a); oder

d) der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten; darunter fallen die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz.

5. Die Kosten

a) des Betriebs der zentralen Wasserversorgungsanlage; hierzu gehören die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4 Buchstabe a); oder

b) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus Anlagen im Sinn des Buchstabens a, hierzu zählen das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers und die Kosten des Betriebs der dazugehörigen Hausanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a); oder

c) der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten; darunter fallen die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft.

6. Die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

a) bei zentralen Heizungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a) und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind; oder

b) bei der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme entsprechend Nummer 4 Buchstabe c) und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind; oder

c) bei verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe d) und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind.

7. Die Kosten des Betriebs des maschinellen Personen- oder Lastenaufzugs

Darunter fallen die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage.

8. Die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Betriebskosten Müllentsorgung

Zu den Kosten der Straßenreinigung zählen die für die öffentliche Straßenreinigung zu entrichtenden Gebühren und die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen; zu den Kosten der Müllbeseitigung zählen namentlich die für die Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren, die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen, die Kosten des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen sowie des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung.

9. Die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Zu den Kosten der Gebäudereinigung zählen die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen sowie Fahrkorb des Aufzugs.

10. Die Kosten der Gartenpflege

Hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen.

11. Die Kosten der Beleuchtung

Hierzu zählen die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen.

12. Die Kosten der Schornsteinreinigung

Hierzu gehören die Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits als Kosten nach Nummer 4 Buchstabe a) berücksichtigt sind.

13. Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung

Darunter fallen namentlich die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden sowie sonstige Elementarschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug.

14. Die Kosten für den Hauswart

Hierzu zählen die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden.

15. Die Kosten

a) des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage; darunter fallen die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft oder das Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Antennenanlage sowie die Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung entstehen; oder

b) des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage; hierzu zählen die Kosten entsprechend Buchstabe a), ferner die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandkabelanschlüsse.

16. Die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege

Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind.

17. Sonstige Betriebskosten

Hierzu zählen Betriebskosten im Sinn des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind. Allein die Tatsache, dass ein Gesetz wie das Bürgerliche Gesetzbuch regelt, dass Sie Betriebskosten auf den Mieter umlegen dürfen oder die Betriebskostenverordnung aufzählt, was Sie alles abrechnen dürfen, heißt leider noch gar nichts.

Sie können nur dann auf monatliche Betriebskostenvorauszahlungen oder eine Betriebskostennachzahlung bestehen, wenn Sie das zusätzlich in Ihrem Mietvertrag auch ausdrücklich so vereinbart haben.

Fehlt eine entsprechende vertragliche Vereinbarung, sind die Betriebskosten bereits in der Miete enthalten. Sie können dann weder auf die Vorauszahlung bestehen, noch zusätzlich etwas nachfordern, wenn am Jahresende die Vorauszahlungen nicht die tatsächlich entstandenen Kosten decken.

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