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Hilfe, der Betriebsprüfer kommt: Verhaltensknigge für Selbstständige zur Umsatzsteuer- oder Betriebsprüfung

Hilfe, der Betriebsprüfer kommt: Verhaltensknigge für Selbstständige zur Umsatzsteuer- oder Betriebsprüfung

  • So verhalten Sie sich richtig bei der Betriebsprüfung 
  • Mit praktischen Checklisten 
  • Kostenlos und auf dem neuesten Stand  

E-Book: Alles, was Sie zur Betriebsprüfung wissen sollten

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kostenlos
16 Seiten | A4 Druckformat | 1,22 MB
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Meldet sich ein Prüfer des Finanzamts zu einer Umsatzsteuer- oder Betriebsprüfung an, empfiehlt es sich, dass Sie sich als Selbständiger strukturiert auf die bevorstehende Prüfung Ihrer betrieblichen Gewinne vorbereiten. Von der Ankündigung des Finanzamtsbesuchs bis zum Abschluss mit dem Prüfungsbericht gibt es vier Phasen, die es zu bewältigen gilt. Zu jeder dieser vier Phasen gibt es einen Verhaltensknigge, um möglichst unbeschadet bis zur Schlussbesprechung der Betriebsprüfung zu kommen.

In unserem E-Book „Hilfe, der Betriebsprüfer kommt“ beleuchten wir diese vier Phasen einer Umsatzsteuer- oder Betriebsprüfung, geben Ihnen Verhaltensregeln an die Hand, verraten Ihnen wie der Prüfer des Finanzamts tickt und wie Sie mit diesem Blick hinter die Kulissen des Finanzamts punkten können. Zudem erhalten Sie noch wichtige Verhaltensregeln für den Fall, wenn der Prüfer des Finanzamts ohne Ankündigung vor der Türe steht.

Übrigens: Weiterführende Praxis-Infos zu den Themen Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuer etc. bieten Ihnen auch unsere Software aus der Rubrik „Wissen & Know-how“. Vertiefen Sie ihr Wissen und werden Sie zum Fach-Experten!

Phase 1: Die Vorbereitungsphase

Normalerweise meldet sich ein Prüfer des Finanzamts vorab telefonisch bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater und meldet die Außenprüfung an. Dabei nennt er den Prüfungsumfang – beispielsweise die Jahre 2010 bis 2012 – und seinen Wunschtermin für den Start.

Verhaltensknigge bei Anruf des Betriebsprüfers

Klar, dass Ihnen als Selbständiger beim Anruf des Betriebsprüfers das Herz in die Hose rutscht. Doch gerade jetzt gilt es, einen klaren Kopf zu behalten. Folgende Informationen sollten Sie bei diesem Telefonat mit dem Prüfer erfragen und notieren:

Checkliste

Checkliste für das Telefonat mit dem Prüfer des Finanzamts

  • Notieren Sie Namen und Telefonnummer des Prüfers, um ihn bei Rückfragen erneut kontaktieren zu können.
  • Halten Sie fest, welche Jahre Ihrer Gewinnermittlung der Prüfer des Finanzamts checken möchte.
  • Legen Sie einen Termin fest, der Ihnen zeitlich passt. Der Prüfer sollte Ihnen zwischen zwei und vier Wochen Zeit geben, um sich auf seinen Besuch vorzubereiten.
  • Fragen Sie ihn, ob er die Prüfungsanordnung per Post schickt oder ob er sie am Tag des Prüfungsbeginns aushändigen möchte. Diese Frage ist dringend notwendig, falls Sie die Einreichung einer Selbstanzeige in Erwägung ziehen.
  • Fragen Sie nach, aus welchen Gründen eine Prüfung vorgesehen ist. Kennen Sie den Grund, können Sie sich (ggf. zusammen mit Ihrem Steuerberater) gezielt vorbereiten.
  • Besprechen Sie, wo die Prüfung stattfinden soll. Üblicherweise findet die Prüfung vor Ort im Unternehmen statt. Ist dort kein Platz, kann die Prüfung ausnahmsweise auch beim Steuerberater oder im Finanzamt stattfinden.

Aus diesen Informationen, die Sie sich während des Telefonats mit dem Betriebsprüfer notieren, lassen sich die nächsten Schritte der Phase 1 – der Vorbereitungsphase – ableiten.

Schnell handeln

Selbstanzeige geplant? Schnell handeln!

Bekommen Sie nach dem Anruf des Finanzbeamten, aus welchen Gründen auch immer, ein schlechtes Gewissen bezüglich Ihrer Steuern, dann sollten sie prüfen, ob eine Selbstanzeige weiterhilft. Dadurch kommen Sie der Aufdeckung einer bewussten oder unbewussten Steuerhinterziehung durch den Prüfer zuvor. Zwar fallen hier Steuernachzahlungen, Hinterziehungszinsen und möglicherweise ein Strafzuschlag an. Doch bei einer wirksamen Selbstanzeige bleiben Sie wenigstens straffrei.

Wichtig: Die Selbstanzeige entfaltet die gewünschte strafbefreiende Wirkung nur, wenn diese vor Bekanntgabe der schriftlichen Prüfungsanordnung beim Finanzamt eingeht. Zur Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung, die per Post kommt, gilt folgende Faustformal:

Datum der Prüfungsanordnung + 3 Tage = Bekanntgabe der Prüfungsanordnung

Vor einigen Jahren war es noch möglich, die Selbstanzeige einzureichen, solange der Prüfer noch nicht mit den ersten Prüfungshandlungen begonnen hat. Doch diese Regelung ist längst überholt. Händigt der Prüfer Ihnen die Selbstanzeige direkt aus, gilt die Prüfungsanordnung unabhängig vom Datum in der Anordnung in diesem Moment als bekanntgegeben. Lesen Sie dazu unser kostenloses E-Book mit allen Infos zur „Strafbefreienden Selbstanzeige“.

Phase 2: Die Prüfungsphase

Startet der Betriebsprüfer mit seinen Prüfungshandlungen, ist meist ein Kennenlern-Treffen angesagt. Der Prüfer trifft sich mit Ihnen, Ihrem Steuerberater und mit Ihren Auskunftspersonen zum Small-Talk. Doch aufgepasst: Dieser scheinbare Small-Talk über den letzten Urlaub, Ihre Hobbies, Ihre sportlichen Vorlieben und über Ihre Familienangehörigen sind bereits erste Betriebsprüfungshandlungen. Diese Infos können folgendermaßen vom Prüfer ausgewertet werden.

Small-Talk über ... Informationen für die Betriebsprüfung
Urlaub Sind in der Gewinnermittlung Kosten für den privaten Urlaub als Betriebsausgaben verbucht?
Hobbies Finanzieren Sie kostspielige Hobbies über betriebliche Konten?
Sport Sind Kosten als Betriebsausgaben verbucht worden, die mit Ihrer Lieblingssportart zusammenhängen?
Kinder/Ehegatten Sind Kinder oder der Ehegatte im Betrieb nur auf dem Papier angestellt, um den Gewinn zu drücken? Nutzen Familienangehörige vielleicht betriebliche Fahrzeuge für Privatfahrten?

Um erst gar nicht in die Verlegenheit zu kommen, dem Prüfer während des ersten Aufeinandertreffens zu viel Privates zu erzählen, sollte stets Ihr Steuerberater mit von der Partie sein. Er wird das Gespräch auf einer sachlichen Ebene führen und Fragen zu Ihren privaten Interessen und Vorlieben unbeantwortet lassen.

Betriebsprüfungsphase

Verhaltensknigge für die Betriebsprüfungsphase

Findet die Prüfung des Finanzamts in Ihren betrieblichen Räumlichkeiten statt? Dann lesen Sie hier unseren Verhaltensknigge, wie die Zusammenarbeit mit dem Prüfer ablaufen sollte:

  • Behandeln Sie den Prüfer des Finanzamts höflich und zuvorkommend wie einen Kunden. Denn „wie man in den Wald hineinschreit, so schallt es zurück“. Sind Sie unhöflich und lassen Ihren Ärger über das Finanzamt an dem Prüfer aus, wird auch der Prüfer strenger prüfen als üblich.
  • Bieten Sie dem Prüfer während der Prüfung Wasser und Kaffee an. Eine Einladung zum Mittagessen ist jedoch nicht empfehlenswert.
  • Benennen Sie dem Prüfer schriftlich seine Ansprechpartner mit Namen und Kontaktdaten. Weisen Sie darauf hin, dass das übrige Personal nicht befragt werden soll.
  • Bitten Sie den Prüfer, seine Prüfungsfeststellungen schriftlich festzuhalten und zu begründen.
  • Versuchen Sie, die Anforderungen des Prüfers möglichst zeitnah zu erfüllen. Denn wer den Prüfer mit der Vorlage von Belegen, Stellungsnahmen oder anderen Unterlagen zu lange zappeln lässt, riskiert ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro. Zudem hat der Prüfer während seiner Wartezeit die Möglichkeit, ein weiteres Prüfungsfeld aufzureißen.

Neuer Gesetzesentwurf fordert häufigere Prüfungen

Mit einer Betriebsprüfung müssen nicht nur Selbständige rechnen, sondern auch Reiche. Steuerlich reich ist ein Steuerzahler, wenn er in zwei von drei Jahren Einkünfte von mehr als 500.000 Euro versteuert hat. Im Schnitt bekommen solche Reichen derzeit alle sieben Jahre Besuch vom Finanzamt, das ihre Einkünfte dann im Rahmen einer Betriebsprüfung umfassend unter die Lupe nimmt. Ein aktueller Gesetzesentwurf sieht nun vor, dass Reiche häufiger und vor allem für jedes einzelne Jahr geprüft werden.

Der Gesetzesentwurf vom 07.07.2015 (Bundestags-Drucksache 18/9125) stammt von der Fraktion Die Linke und dürfte auch bei den Regierungsparteien auf offene Ohren stoßen. Denn Reiche zahlen bekanntlich in Deutschland einen Großteil der Steuern. Häufigere Betriebsprüfungen bei Reichen führen somit zu höheren Steuereinnahmen. Um Reiche jedoch nicht zu diskriminieren, zielt der Gesetzesentwurf auch auf kleine und mittelständische Unternehmer ab, die vom Finanzamt teilweise nur alle 15 bis 20 Jahre kontrolliert werden.

Laut Gesetzesentwurf soll eine Betriebsprüfung künftig mindestens einmal innerhalb von drei aufeinander folgenden Kalenderjahren stattfinden. Zusätzlich ist vorgesehen, dass der neue Prüfungszeitraum an den vorhergehenden Prüfungszeitraum anschließen soll, um damit eine lückenlose Überprüfung zu gewährleisten. Die lückenlose Betriebsprüfung mussten bisher nur Großbetriebe über sich ergehen lassen.

Beispiel: Bei einem Unternehmer findet im Jahr 2016 für die Jahre 2013 bis 2015 eine Betriebsprüfung statt. Handelt es sich bei dem Unternehmen nicht um einen Großbetrieb, würde nach statistischen Auswertungen erst wieder für die Jahre 2035 bis 2037 eine neue Betriebsprüfung stattfinden. Nach dem Gesetzesentwurf würde die nächste Prüfung jedoch in den Jahren 2017 bis 2019 stattfinden. Das erste Prüfungsjahr der neuen Betriebsprüfung wäre dann schon das Jahr 2016.

Praxis-Tipp:

Die gute Nachricht gleich vorab: Der Gesetzesentwurf ist sicherlich gut gemeint. Doch es wäre naiv zu glauben, dass eine Gesetzesänderung tatsächlich zu mehr Betriebsprüfungen führen wird. Es mangelt zwar nicht an dem Willen zur Umsetzung, doch es gibt in Deutschland schlichtweg zu wenig Finanzbeamte für Betriebsprüfungen. Aktuell gibt es in Deutschland rund 15.000 Betriebsprüfer und die haben schon heute alle Hände voll zu tun, um zumindest die größten und auffälligsten Unternehmen und Steuerzahler intensiver zu beleuchten.

 

Der Gesetzesentwurf dürfte aber in der Praxis zumindest dazu führen, dass die Finanzämter sich wieder verstärkt den Reichen zuwenden und bei ihnen öfter als bisher Betriebsprüfungen durchführen. Reiche können übrigens schon Jahre vor Beginn einer Betriebsprüfung feststellen, ob eine Prüfung ansteht. Denn damit das Finanzamt allumfassend prüfen kann, müssen die Steuerbescheide der Jahre, für die eine Betriebsprüfung vorgesehen ist, nach § 164 Abgabenordnung (AO) unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergehen (ist der Betreffzeile des Steuerbescheids zu entnehmen). Da das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung meist drei Jahre zusammen prüft, kann der Beginn der Prüfung bestimmt und gezielt hinausgezögert werden.

Beispiel: Ihre Einkünfte als angestellter Unternehmensberater liegen jedes Jahr bei circa 700.000 Euro. Der Einkommensteuerbescheid 2014 steht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Die Einkommensteuerbescheide für die Vorjahre sind endgültig. Das bedeutet, dass das Finanzamt für die Jahre 2014 bis 2016 eine Betriebsprüfung plant. Der Startschuss für die Betriebsprüfung fällt allerdings immer erst dann, wenn die Einkommensteuererklärung 2016 beim Finanzamt eingegangen ist. Je später Sie die Einkommensteuererklärung 2016 beim Finanzamt einreichen, desto länger haben Sie Ruhe vor dem Finanzamt und seiner geplanten Betriebsprüfung.

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