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Ratgeber E-Bilanz: Leitfaden für Unternehmer

Ratgeber E-Bilanz: Leitfaden für Unternehmer

  • Wer ist von der E-Bilanz betroffen? 
  • Vorgeschriebene Struktur und Bestandteile  
  • Kostenlos und auf dem neuesten Stand  

E-Book: Die elektronische Bilanz

E-Book: Die elektronische Bilanz
 
kostenlos
16 Seiten | A4 Druckformat | 2,1 MB
E-Book als PDF downloaden

Alle Unternehmen, die den Jahresabschluss erstellen müssen, sind mit den Anforderungen der elektronischen Bilanz (E-Bilanz) konfrontiert, ob sie wollen oder nicht. Alles, was Sie hierzu wissen sollten, finden Sie in unserem Leitfaden „E-Bilanz“ zum Download.

Weiterführendes Wissen zur E-Bilanz bietet Ihnen darüber hinaus das Buch „E-Bilanz – sicher buchen und bilanzieren“, das Sie im Lexware Shop unter „Wissen & Know-how“ finden.

E-Bilanz ist Pflicht seit dem Wirtschaftsjahr 2013

Die Pflicht, den Jahresabschluss nicht mehr in ausgedruckter Form, sondern online mit einer vorgegebenen Gliederung (Taxonomie) einzureichen, gilt seit dem Wirtschaftsjahr 2013. Diese steuerlich motivierte Pflicht wurde bereits Ende 2008 in § 5b Einkommensteuergesetz (EStG) gesetzlich verankert.

 

Grundlagen der E-Bilanz

Laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) müssen alle bilanzierenden Unternehmen

  • die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
  • zwingend erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013
  • elektronisch im standardisierten XBRL-Datenformat
  • und nach einem vorgeschriebenen Gliederungsschema (Taxonomie)
  • an die Finanzverwaltung übermitteln.

Firmen müssen sich selbst um die Software kümmern

Im Grunde ist die E-Bilanz ein Anhang zur Einkommen- oder Körperschaftsteuererklärung. Hierfür stellt die Finanzverwaltung jedoch kein bestimmtes auszufüllendes Formular zur Verfügung. Stattdessen liegt es am Unternehmen, ein dementsprechend geeignetes Programm zu nutzen, das eine E-Bilanz erstellen und übermitteln kann.

Tipp: Im Lexware Shop gibt es eine Fülle an passenden Software-Produkten, die dazu im Stande sind. Wenn Sie etwa eine E-Bilanz-fähige Software für die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung benötigen, dann bietet sich Lexware business an.

Steuerberater

Mehr Einblick in die Jahresabschlüsse

Eines muss Ihnen klar sein: Die Einführung der E-Bilanz nutzt in erster Linie der Finanzverwaltung. Damit verschafft sie sich mehr Einblicke in die Jahresabschlüsse der Unternehmen, da sie aufgrund der auf www.esteuer.de vorgegebenen Taxonomien eine tiefergehende Mindestgliederung für Bilanz und GuV vorschreibt. Insbesondere steuerlich relevante Positionen sind genauer aufzuschlüsseln.

Kontrolle

Betriebsprüfungen werden häufiger

Auffällige oder verdächtige Unternehmen versucht die Finanzverwaltung so schneller zu identifizieren, um dann gezielt eine Betriebsprüfung anzusetzen. Wo Finanzämter Widersprüche oder Ungereimtheiten erkennen, werden sie die Unternehmen auffordern, Belege und Dokumentationen einzureichen. Zeitnahe Betriebsprüfungen sind also künftig häufiger zu erwarten.

Blockade kann Zwangsgeld nach sich ziehen

Abzuraten ist von einer Verweigerungspolitik, also den Jahresabschluss nicht digital abzugeben. Finanzämter dürfen in diesen Fällen ein Zwangsgeld verhängen. Das Gesetz sieht aber auch Ausnahmefälle vor. Mehr Infos zur sogenannten Härtefallregelung finden Sie im Bereich Wissen & Tipps.

Wer ist von der E-Bilanz betroffen?

Alle bilanzierenden Unternehmen müssen die E-Bilanz-Pflichten berücksichtigen. Als solche gelten Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 1, 5 Abs. 1 durch Betriebsvermögensvergleich oder nach § 5a EStG (Tonnagebesteuerung) ermitteln – unabhängig von der Rechtsform oder der Unternehmensgröße. Konkret sind dies:

  • Gewerbetreibende,
  • bilanzierende Selbstständige (zum Beispiel wenn Freiberufler freiwillig Bücher führen) sowie
  • Land- und Forstwirte, es sei denn, sie ermitteln ihren Gewinn nach Durchschnittssätzen.

Davon ausgenommen sind generell Freiberufler und andere Selbstständige, die Einnahmen-Überschuss-Rechnungen nach § 4 Abs. 3 EStG als Gewinnermittlung beim Finanzamt abgeben. Sie müssen sich nicht mit dem Thema E-Bilanz beschäftigen, müssen aber die Anlage EÜR ebenfalls online übermitteln.

Taxonomie-Struktur

Grundlage eines Datenaustausches in XBRL sind gegliederte Datenschemata, sogenannte Taxonomien. Sie beschreiben den Inhalt und die Struktur von Finanzberichten und dienen als Vorlage für einen individuellen Jahresabschluss. Ähnlich wie ein Kontenrahmen beinhalten sie die Positionen, die für die Darstellung der Abschlussposten genutzt werden können. Grundsätzlich kann man zwischen Kerntaxonomien, Branchentaxonomien bzw. Spezialtaxonomien und Ergänzungstaxonomien unterscheiden.

Die Taxonomien enthalten:

  • ein Modul zur Übermittlung von Stammdaten („GCD-Modul“) mit Angaben zum Unternehmen (Firma, Sitz, Eigentümer etc.) und
  • ein Modul zur Übermittlung der eigentlichen Abschlussdaten („GAAP-Modul“). Neben weiteren elektronisch übermittelbaren Berichtsbestandteilen sind dies insbesondere die Posten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie ein Schema für eine strukturierte Überleitungsrechnung.

Dieses Jahresabschluss-Modul enthält folgende Berichtselemente:

  • Bilanz (Steuerbilanz/Handelsbilanz)
  • Haftungsverhältnisse
  • GuV (nach Umsatzkosten- oder Gesamtkostenverfahren)
  • Ergebnisverwendungsrechnung
  • Kapitalkonten für Personenhandelsgesellschaften
  • Eigenkapitalspiegel
  • Kapitalflussrechnung
  • Anhang
  • Lagebericht
  • Steuerliche Modifikationen
  • Andere Berichtsbestandteile
  • Detailinformationen
  • Berichtigung des Gewinns bei Wechsel der Gewinnermittlungsart
  • Steuerliche Gewinnermittlung/Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften

Die Finanzverwaltung veröffentlicht jedes Jahr eine neue Taxonomie – meist Ende April bis Mitte Mai. Dadurch wird die Gliederungstiefe der Bilanzdaten jedes Jahr ausgeweitet. Die jeweilige Taxonomie macht möglicherweise Anpassungen am Kontenrahmen notwendig.

Die Finanzverwaltung veröffentlicht jedes Jahr eine neue Taxonomie – meist Ende April bis Mitte Mai. Dadurch wird die Gliederungstiefe der Bilanzdaten jedes Jahr ausgeweitet. Die jeweilige Taxonomie macht möglicherweise Anpassungen am Kontenrahmen notwendig.

Rechtsform- und unternehmensgrößenunabhängig gibt es als Standard eine Kerntaxonomie. Für Unternehmen folgender Wirtschaftszweige gelten jedoch spezielle Branchentaxonomien:

  • Kreditinstitute
  • Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds
  • Wohnungswirtschaft
  • Verkehrsunternehmen
  • Pflegedienstleister
  • Krankenhäuser
  • Land- und Forstwirtschaft und
  • kommunale Eigenbetriebe

Während Banken und Versicherungen vorrangige Spezialtaxonomien anwenden müssen, verwenden die anderen erwähnten Branchen die Kerntaxonomie sowie eine branchenspezifische Ergänzungstaxonomie.

Jahresabschluss 2015: Zeitaufwändige Rückfragen vermeiden

Aktueller Bezug: Obwohl sich die E-Bilanz inzwischen etabliert hat, gibt es in der Praxis nach wie vor Probleme, wie ein Schreiben des Bayerischen Landesamts für Steuern vom 15.12.2015 an die Steuerberaterkammern München und Nürnberg zeigt. Viele Unternehmer übermitteln demnach nur die Daten der E-Bilanz, zu denen sie laut Gesetz verpflichtet sind. Das führt meist zu lästigen, zeit- und kostenintensiven Rückfragen des Finanzamts. Diese Rückfragen zur E-Bilanz lassen sich jedoch vermeiden.

Eigentlich machen Sie als Unternehmer nichts falsch, wenn Sie nur die sogenannten Mussfelder zur E-Bilanz digital übermitteln. Allerdings können die Sachbearbeiter in den Finanzämtern oder die Prüfer der Finanzämter mit diesen Minimalangaben keine Überprüfung des Jahresabschlusses hinbekommen.

Um Rückfragen zu vermeiden, die wertvolle Zeit kosten und schlimmstenfalls ein zusätzliches Steuerberaterhonorar, sollten Sie von sich aus zusätzlich folgende Unterlagen vorlegen:

  • Kontennachweise
  • Anlageverzeichnis
  • Anlagespiegel
  • Angaben zum Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG
  • Weitere Informationen über die Zusammensetzung erheblicher Beträge in den sogenannten Auffangpositionen bzw. über Zu- und Abgänge im Anlagevermögen.

 

Viele dieser freiwilligen Unterlagen können Sie einfach zusammen mit der E-Bilanz online an das Finanzamt übermitteln. Lässt die Buchhaltungssoftware die Übermittlung bestimmter Unterlagen in digitaler Form nicht zu, schicken Sie diese einfach in Papierform nach. Ihr Ziel wird dadurch erreicht: Das Finanzamt hakt nicht mehr nach und fordert keine zusätzlichen Daten zur E-Bilanz.

Praxis-Tipp:

Das Bayerische Landesamt für Steuern weist seine Finanzbeamten in der Verfügung vom 15.12.2015 dazu an, Sanktionen festzusetzen, sollte ein Unternehmen trotz Aufforderung die gewünschten zusätzlichen Unterlagen zur E-Bilanz nicht vorlegen. Dabei kommen folgende Sanktionen in Betracht:

  • Zuschätzungen zu den Einnahmen
  • Kürzung bestimmter Aufwandsposten
  • Nicht-Anerkennung bzw. die rückwirkende Auflösung eines Investitionsabzugsbetrags nach § 7g EStG
 

Keine zusätzliche Papier-Bilanz bei Übermittlung der E-Bilanz: Da die E-Bilanz nur minimale Angaben und keine ausführlichen Erläuterungen bietet, fordern viele Sachbearbeiter zusätzlich die Papier-Bilanzen an. Davon sollen die Sachbearbeiter nach der Verfügung des Bayerisches Landesamts für Steuern jedoch Abstand nahmen. Nur wenn für die Firma eine Betriebsprüfung vorgesehen ist, ist es zulässig, dass das Finanzamt den Bericht zur Prüfung des Jahresabschlusses anfordert.

Fazit: Um Rückfragen bei der E-Bilanz zu vermeiden, sollten Sie stets die oben genannten freiwilligen Unterlagen zusätzlich einreichen. Das spart Zeit und Geld.

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