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Steuerliches E-Government

Steuerliches E-Government

  • Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick 
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E-Book: E-Government im Überblick

E-Book: E-Government im Überblick
 
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17 Seiten | A4 Druckformat | 1,7 MB
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Der Trend ist unumkehrbar: Der Fiskus automatisiert immer mehr Deklarations- und Besteuerungsprozesse. Hiervon soll – zumindest perspektivisch – nicht nur die Finanzverwaltung profitieren.

Zur Einführung der E-Bilanz erklärte das Bundesfinanzministerium (BMF):

„Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts E-Bilanz dient nachhaltig dem Bürokratieabbau und der Verwaltungsvereinfachung: Die Unternehmen können ihre steuerlichen Pflichten elektronisch und damit schnell, kostensparend und medienbruchfrei erfüllen. Die E-Bilanz ist als ein Baustein zu sehen, der die einzelnen Stufen des steuerlichen Deklarations- und Besteuerungsprozesses organisationsübergreifend und automationsgestützt miteinander verbindet (E-Taxation-Wertschöpfungskette). Diese Verbindung hilft, das Verwaltungshandeln evolutionär moderner, leistungsfähiger und effizienter zu gestalten.

Durch die Standardisierung der Arbeitsabläufe der steuerlichen Gewinnermittlung bei gleichzeitig umfassender IT-Unterstützung (Risikomanagement) wird eine zeitnahe und qualitativ hochwertige Rechtsanwendung sichergestellt. Die E-Bilanz ist überdies unabdingbare Voraussetzung für das Institut der zeitnahen Betriebsprüfung. Denn mit der Einführung der E-Bilanz erhält die Finanzverwaltung strukturierte Datensätze, welche zu einer automationsunterstützten und am steuerlichen Risikopotential des Einzelfalles ausgerichteten Auswahl der einer Betriebsprüfung zu unterziehenden Unternehmen genutzt werden können. Dies dient insgesamt der Steuergerechtigkeit und schont Ressourcen bei Unternehmen und Verwaltung.

Darüber hinaus bieten sich den Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten zur Hebung von Effizienzrenditen. Neben den Nutzungsmöglichkeiten von XBRL in der allgemeinen Finanzberichterstattung, z. B. an den elektronischen Bundesanzeiger, an verbundene Unternehmen oder Banken, ist hier die frühzeitige Erlangung von Rechtssicherheit für die Unternehmen im Zuge der risikoorientierten Fallbearbeitung auf Seiten der Verwaltung zu nennen.“

Tipp: Weiterführendes Wissen zur E-Bilanz erhalten Sie in unsere Ratgeber „E-Bilanz – sicher buchen und bilanzieren“, den Sie im Lexware Shop unter „Wissen & Know-how“ finden.

1. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Am 1.1.2013 wurde die Lohnsteuerkarte aus Papier durch ein elektronisches Verfahren, den Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmalen (ELStAM), ersetzt. Faktisch beinhalten diese die Daten aus der Vorderseite der Lohnsteuerkarte, konkret also: ELStAM

  • Steuerklasse, ggf. Faktor (bei Steuerklasse IV)
  • Kirchensteuermerkmal und ggf. auch das Kirchensteuermerkmal des Ehegatten,
  • Zahl der Kinderfreibeträge,
  • Lohnsteuerfreibetrag und den Hinzurechnungsbetrag.

Diese Informationen sind in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt ) gespeichert. Der Arbeitgeber muss für die richtige Lohnbesteuerung diese abrufen und verwenden.

Kommt es zu einer Änderung, zum Beispiel weil ein zusätzliches Kind hinzugekommen ist und der Kinderfreibetrag dadurch erhöht wird, dann erhält der Arbeitgeber eine Änderungsliste. Analoges gilt für einen Wechsel der Steuerklasse, beispielsweise nach einer Scheidung.

Melderechtliche Daten wie Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt meldet das Einwohnermeldeamt ans BZSt. Ändern sich andere Merkmale, muss dies der Arbeitnehmer seinem zuständigen Finanzamt mitteilen. Für die Eintragung eines Freibetrags ist der Mitarbeiter selbst verantwortlich.

Verfahren

Mitarbeiter sollen zu Beginn einer neuen Tätigkeit ihrem Arbeitgeber folgende Informationen mitteilen:

Identifikation elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

  • das Geburtsdatum,
  • die Steueridentifikationsnummer,
  • ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt,
  • ob und in welcher Höhe ein Lohnsteuerfreibetrag abgerufen werden soll.
 

Neue Mitarbeiter meldet der Arbeitgeber in der ELStAM-Datenbank an. Zum Monatsanfang ruft er immer die jeweils zu diesem Zeitpunkt gemeldeten Daten zentral beim BZSt elektronisch ab, um die Lohnsteuer in der richtigen Höhe abzuführen. Hat der Arbeitnehmer ausnahmsweise diesem Abruf widersprochen, muss der Lohn nach der sehr ungünstigen Steuerklasse VI versteuert werden.

2. Elektronische Steuererklärung (ELSteR)

Für Unternehmer besteht bereits jetzt die Pflicht, Steuererklärungen elektronisch über das Elsteronline-Portal einzureichen. Andere Steuerpflichtige können sich den Versand von Belegen und den Weg ins Finanzamt sparen und ihre Einkommensteuererklärung darüber freiwillig erstellen.

elster

Das Einreichen der monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldung, die monatliche Lohnsteueranmeldung und das Einreichen jährlicher Steuererklärungen ist heute Massengeschäft und funktioniert in aller Regel reibungslos - ob direkt zwischen Steuerpflichtigen und Finanzamt oder einem dazwischengeschalteten Steuerberater.
Viele Steuerpflichtige nutzen für Ihre Steuer eine entsprechende Software, wie etwa smartsteuer, QuickSteuer oder TAXMAN. Unternehmen setzen indes immer häufiger auf branchenspezifische Komplettlösungen, die es im Lexware Shop beispielsweise für Lohn- und Buchhaltungsbüros, für die Handwerksbranche und für die Handelsbranche gibt. Diese Programme sind in der Regel mit einer ELSTER-Schnittstelle ausgestattet, um einen reibungslosen Datenaustausch mit dem Finanzamt zu ermöglichen.

Finanzamt kann mit Firmen per Mail kommunizieren Generell kann die Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzamt per E-Mail erfolgen. Per BMF-Schreiben vom 1.8.2014 wurde der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) geändert. Demnach kann die Finanzverwaltung einem Unternehmen, das in Schreiben ans Finanzamt oder in seinem Briefkopf eine E-Mailadresse ausweist, E-Mails statt Briefe schicken. Falls jedoch ein Gesetz ausdrücklich die Schriftform vorschreibt, muss die E-Mail elektronisch signiert werden.

3. Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)

Seit 2014 gibt es für die Einkommensteuer die vorausgefüllte Steuererklärung. Dieser zugrunde liegt eine Reihe an Daten, die von meldepflichtigen Behörden und Arbeitgebern an die Finanzverwaltung geliefert werden, beispielsweise:

  • die Lohnsteuerdaten vom Arbeitgeber,
  • Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung,
  • Rentenauszahlungen von der Rentenversicherung sowie
  • Beiträge zu staatlich geförderten Riester- oder Rürup-Verträgen.

Seit Jahresanfang 2014 können bestimmte Daten für die Veranlagungsjahre 2012 und 2013 elektronisch abgerufen werden, wenn die Registrierung mit der Steueridentifikationsnummer im ElsterOnline-Portal erfolgreich abgeschlossen werden konnte.

Eigentlich wäre „Ausfüllhilfe für die Einkommensteuererklärung“ die ehrlichere Bezeichnung, für die VaSt, weil von rund 2.000 möglichen Eintragungen nur etwa 100 erfasst sind. Neben den steuerlichen Stammdaten sind dies vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen, Mitteilungen über den Bezug von Rentenleistungen sowie Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen und andere Vorsorgeleistungen wie Einzahlungen in private Rürup- und Basisrentenversicherungsverträge. Diese Daten liegen bei der Finanzverwaltung.

Vollmachtsdatenbank für Steuerberater Eng damit verbunden ist die Vollmachtsdatenbank. Der Steuerberater kann vom Mandanten über eine unterschriebene Papiervollmacht ermächtigt werden, ein elektronisches Formular der Finanzverwaltung zu aktivieren. Mit diesem schreibt sie den Mandanten mit Hinweis auf die Vollmacht für die Mandantendatennutzung durch den Steuerberater an und verweist darauf, dass der Mandant dagegen ein Widerspruchsrecht hat.

Tut er dies während der gesetzten Frist nicht, vermerkt die Finanzverwaltung die Vollmacht des Steuerberaters für diesen Mandanten. 35 Tage nach deren Aktivierung kann der Steuerberater dann die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Mandantendaten im Zuge der vorausgefüllten Steuererklärung abrufen. In der von der Bundessteuerberaterkammer verwalteten Vollmachtsdatenbank sind diese Vollmachten gespeichert. Im Juli 2014 verzeichnete diese Datenbank, in der bereits rund 500.000 Vollmachten hinterlegt sind, über 5.100 Nutzer. Auch für Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind solche Vollmachtsdatenbanken geplant.

4. Elektronische Rechnungen und Betriebsprüfung

Zweifelt die Finanzverwaltung an der formellen oder inhaltlichen Richtigkeit einer Rechnung, ist stets der Vorsteuerabzug gefährdet. Rechnungen in elektronischer Form sind Papierrechnungen weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist, dass gewährleistet ist, dass:

Rechnung Prüfung

  • die Herkunft der Rechnung echt ist,
  • der Inhalt unbeschädigt und
  • lesbar ist.

Wurde eine Rechnung mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, darf der Prüfer die einzelnen gespeicherten Daten einsehen und maschinell auswerten (Datenzugriff). Alternativ kann er einen maschinell auswertbaren Datenträger mit diesen Daten verlangen (Datenträgerüberlassung).


Generell sind Buchungsbelege zehn Jahre zu archivieren. Innerhalb dieses Zeitraums müssen diese jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Wenn es der Prüfer es verlangt, müssen die Belege unverzüglich ausgedruckt oder ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden.

Nicht steuerliche Daten vor digitalen Zugriff schützen Viele mittelständische Firmen gehen nach Meinung des Bundesverbands der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) mit digitalen Dokumenten weniger sorgfältig um als mit Papierbelegen. Dabei erfolgen Betriebsprüfungen immer öfter mit Einsatz elektronischer Mittel.

Prüfer dürfen alle ihnen zugänglichen Daten verwerten. Wer hier nicht aufpasst, der kann möglicherweise Vertrauliches vor den neugierigen Blicken des Prüfers nicht mehr schützen. Der Unternehmer selbst muss organisatorisch das Erforderliche unternehmen, dass der Prüfer nur die steuerlich relevanten Unterlagen einsehen kann.

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