Jetzt einfach Steuern sparen
mit dem elektronischen Fahrtenbuch

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mit dem elektronischen Fahrtenbuch

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Der für das elektronische Fahrtenbuch genutzte OBD-II Stecker wird weltweit bereits hunderttausendfach eingesetzt und stellt kein technisches Risiko für Ihr Fahrzeug dar. Er besitzt lediglich Lesezugriff und ist mit dem vom Kraftfahrtbundesamt geforderten E-Zertifikat geprüft. Die von Lexware genutzte Software nutzt zur Auslese der Daten ausschließlich EU-genormte und von den Automobilherstellern zugelassene Protokolle. Bitte erfragen Sie Details zum Schutz der gesetzlichen Gewährleistung und Garantie Ihres Fahrzeugs im Zweifel bei Ihrem Händler oder Fahrzeughersteller.
 

Die elektronische Fahrtenbuch App ist für Apple iOS und Android verfügbar und kann in den jeweiligen App Stores kostenlos heruntergeladen werden. Zusätzlich gibt es eine webbasierte Version unserer App für den PC. Sie finden diese unter http://app.vimcar.com. Somit ist die elektronische Fahrtenbuch App auch ohne Smartphone nutzbar.
 

Nein, leider nicht. Nutzer anderer mobiler Betriebssysteme können das Lexware elektronische Fahrtenbuch einfach unter http://app.vimcar.com am PC, Tablet oder Smartphones wie zum Beispiel Windows-Phones nutzen. Öffnen Sie den Link einfach in Ihrem Web-Browser und loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein. Jetzt können Sie Ihre Fahrten auch ganz bequem an verschiedenen Geräten organisieren.
 

Fahrten müssen innerhalb der ersten 7 Tage einer Kategorie zugewiesen werden. Verstreicht dieser Zeitraum, werden nicht zugewiesene Fahrten automatisch als Privatfahrten abgespeichert und können nicht mehr bearbeitet werden. So ist sichergestellt, dass alle Angaben, die sich für den Nutzer des Fahrtenbuchs steuermindernd auswirken könnten, innerhalb einer Woche nach Beendigung der Fahrt eingetragen werden. Die Frist von 7 Tagen beruht auf aktueller Rechtsprechung (siehe Lohnsteuer-Richtlinien R 8.1 Abs. 9 Nr.2, LOSt-Hinweise H 8.1 Abs. 9-10).

Ja, dies ist innerhalb der ersten sieben Tage nach Beendigung der Fahrt möglich. Änderungen werden in der sogenannten Änderungshistorie festgehalten und sind somit in Ihrem Fahrtenbuch-Export einzusehen. Hiermit wird einer gesetzlichen Anforderung der Finanzbehörden entsprochen. Innerhalb der ersten sieben Tage können Adressen und Kategorien beliebig verändert werden. Ausgenommen ist das Trennen von zusammengeführten Fahrten, die bereits einer Kategorie zugewiesen sind.
 

Das elektronische Fahrtenbuch besteht aus zwei Komponenten: Einer App für das Smartphone bzw. einer Web-Version für den Browser und einem OBD-Stecker für Ihr Auto. Der Stecker im Fahrzeug übernimmt die Schreibarbeit für Sie und übermittelt via integrierter SIM-Karte verschlüsselte Fahrteinträge automatisch an Ihre App. Der Stecker ermittelt Datum, Uhrzeit, Start- und Zieladresse sowie die gefahrene Distanz einer jeden Fahrt. In der App können Sie den entstandenen Eintrag mit Informationen anreichern und als Privatfahrt, Arbeitsweg oder Betriebsfahrten ablegen. Für Ihren Steuerberater oder das Finanzamt können Sie so oft Sie wünschen den Export einer manipulationssicheren PDF-Datei auslösen - direkt in der App.
 

Nein, der Fahrtenbuchstecker arbeitet für Sie automatisch im Hintergrund und ist vom Smartphone unabhängig. Er besitzt eine SIM-Karte und sendet die Daten eigenständig an das Rechenzentrum und von dort an Ihre Fahrtenbuch App. Fahrtenbuch führen - im Wesentlichen also nur noch die Kategorisierung der bereits aufgelisteten Fahrten - können Sie deswegen auch gerne am Ende Ihres Tages oder innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen sieben Tage - wann immer es gerade passt.
 

Der Fahrtenbuch-Stecker ist mit einer SIM-Karte ausgerüstet und sendet die Daten somit selbstständig an unser Rechenzentrum. Es ist deswegen nicht nötig, Ihr Smartphone während der Fahrt im Fahrzeug mitzuführen. Die Nutzung des Lexware elektronischen Fahrtenbuchs ist natürlich auch ohne Smartphone ausschließlich über die Browser-Version möglich. Für die Datenübertragung wird standardmäßig das SSL-Verschlüsselungsprotokoll angewandt.
 

Ja, das Lexware elektronische Fahrtenbuch funktioniert in folgenden Ländern: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Littauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Polen, Portugal, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Schweden, Schweiz, Tschechische Republik, Ungarn, Vereinigtes Königreich, Österreich, Zypern. Für die Nutzung des OBD-Steckers im Ausland fallen für Sie keine zusätzlichen Kosten wie Roaming-Gebühren an. Unser Tipp: Warten Sie mit dem Eintragen von Fahrten in die Fahrtenbuch App, bis Sie in Reichweite eines WLAN-Netzwerkes oder wieder in Deutschland sind, um etwaige Roaming-Gebühren für die Nutzung Ihres Smartphones im Ausland zu vermeiden.
 

Das Einstecken ist ganz einfach und kostet Sie gar nichts. Den Fahrtenbuchstecker müssen Sie lediglich in die OBD Buchse im Fahrerraum Ihres Autos einstecken. Für die Installation ist der Besuch einer Werkstatt nicht nötig - die Motorhaube kann auch geschlossen bleiben. Sie finden entsprechende Hinweise in dem Booklet, dass Sie mit dem Fahrtenbuch-Stecker erhalten. Sollten Sie den Steckplatz nicht direkt finden, hilft Ihnen unser Support Team gerne weiter: per Mail unter eFahrtenbuch@haufe-lexware.com oder telefonisch unter 030 555 79 852, Montag bis Freitag von 09.00 bis 18.00 Uhr.
 

Die Lösung basiert auf den Industriestandards SSL und https als Verschlüsselungstechnologie. Mit diesem Protokoll sind weltweit alle gängigen Sicherheitsanwendungen wie Banking- oder E-Mailservices geschützt. Personenbezogene Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und unterliegen dem Deutschen Datenschutzgesetz. Die Software setzt auf ein rollenbasiertes Zugriffssystem. Wir arbeiten mit internen wie externen Datenschutzbeauftragten zusammen, um die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien konstant zu gewährleisten.
 

Nein, Ihre Daten sind in einem redundant vorgehaltenen, verschlüsselten Back-Up permanent gesichert.

Neues Smartphone? App aus Versehen gelöscht? Kein Problem: Stellen Sie Ihr elektronisches Fahrtenbuch jederzeit mit Ihrem persönlichen Login auf einem anderen Endgerät wie etwa Ihrem neuen Smartphone wieder her.
 

Teilen Sie den Mechanikern bitte mit, dass Sie einen OBD Stecker zur Führung eines lückenlosen Fahrtenbuchs verwenden und dass der Stecker während jeder Fahrt im Fahrzeug eingesteckt sein muss. Sollte dies nicht möglich sein, bitten wir Sie, uns unmittelbar zu kontaktieren. Wir empfehlen, dass Sie sich vor jedem Werkstattbesuch den Kilometerstand notieren oder diesen unter „Fahrzeuge” und dem abzugebenden Fahrzeug in der App aktualisieren. Bitte vergleichen Sie diesen Wert bei der Abholung Ihres Fahrzeugs mit dem Tachowert und überprüfen Sie, ob die mögliche Differenz mit Fahrten im Fahrtenbuch hinterlegt ist.
 

Ja, der Stecker kann ohne Risiko im Fahrzeug benutzt werden.

• Der genutzte, sogenannte OBD-Zugang ist - vergleichbar wie ein USB-Stecker - seit Jahren standardisiert und wird zum Auslesen von KFZ-Daten verwendet. So nutzen etwa die „Gelben Engel“ des ADAC seit Ende 2003 den OBD-Zugang zur KFZ-Diagnose im Rahmen der fast 4 Millionen jährlichen Einsätze.
• Selbstverständlich beeinträchtigt der Gebrauch des Steckers die Gewährleistung durch den KFZ-Hersteller nicht
• Die Lösung besitzt das E-Zertifikat des Kraftfahrzeugbundesamtes

Nein.
Den Einsatz des Steckers im KFZ erledigen Sie innerhalb von 5 Minuten. Es ist so einfach, wie einen USB-Stick in einen Rechner zu stecken. Die Aktivierung des Kontos und Ihre initialen Daten, wie etwa Ihre Anschrift für den PDF-Export Ihres Fahrtenbuches, erledigen Sie auch in wenigen Minuten. Der Download der Smartphone App und der Eintrag Ihrer Zugangsdaten ist ebenso rasch erledigt. Schon sind Sie fertig und es kann losgehen! Ab nun werden Ihre Fahrten automatisch in Ihrer Smartphone App angezeigt und können durch Antippen z.B. als Dienstfahrt kategorisiert werden.
 

Eine aufgezeichnete Fahrt kann im Nachgang, innerhalb einer 7-Tage-Frist, einer der folgenden Kategorien zugeordnet werden:

• Betriebsfahrt: Bspw. Kundenbesuche, Dienstreisen oder Besorgungsfahrten, usw.
• Privatfahrt: Diese Fahrten unterliegen keinem dienstlichen Zweck
• Wohnung/Arbeitsstätte: Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und der Betriebsstätte
• Mischfahrt: Hier handelt es sich um eine jeweils anteilige Betriebs- als auch Privatfahrt. Dies kommt dann zum Einsatz, wenn Sie z.B. auf Ihrem Weg zur Arbeitsstätte bei Ihrem Fitness-Studio haltmachen und 80% der Fahrt als Rückfahrt von der Arbeitsstätte und 20% der Fahrt als Privatfahrt verbuchen möchten.

Ja. In Ihrem Benutzerkonto können Sie die „Fahrerverwaltung“ aktivieren. Nun haben Sie die Möglichkeit, im Menü der Browser-Version unter „Fahrer“ weitere Fahrer hinzuzufügen und zu bearbeiten. Anschließend kann der aktuelle Fahrer bei Betriebsfahrten aus der Fahrerliste ausgewählt werden. In der Smartphone-App können Sie weitere Fahrer hinzufügen und organisieren.
 

Derzeitig besteht bei dem elektronischen Fahrtenbuch die Möglichkeit eine Export-Datei (.xml) zu generieren, welche anschließend in Lexware reisekosten importiert werden kann. Eine automatisierte Weiterverarbeitung der Fahrtenbuchdaten für eine Reisekostenabrechnung ist noch nicht so möglich, wie wir uns das im besten Falle wünschen. Lexware ist sich bewusst, dass Verbesserungspotenzial besteht und arbeitet bereits an der Lösung. Eine genaue Aussage zum Bereitstellungszeitpunkt können wir derzeit noch nicht geben.
 

• Die Lösung hat den „Konformitätstest“ des Arbeitskreises EDV beim Steuerberaterverband ohne negative Beanstandung durchlaufen 
• Die Lösung hat alle erforderlichen Zertifikate für den Betrieb erhalten
• Die Lösung hat hervorragende Testergebnisse erzielt
• Die Lösung ist bekannt

Nein, dies ist in der Natur der Sache begründet nicht möglich. Finanzämter behalten sich vor, die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen zu lassen. Da bei einer Prüfung neben der systemseitigen Komponente eines elektronischen Fahrtenbuchs auch das Nutzungsverhalten des Einreichenden bewertet wird, können wir für die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs keine Haftung übernehmen. Mit dem elektronischen Fahrtenbuchsystem sind Sie jedoch grundsätzlich auf der sicheren Seite: Es erfüllt sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden an ein elektronisches Fahrtenbuch (siehe BMF Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 und BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099.). Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, können Sie das elektronische Fahrtenbuch einen Monat lang führen und dem Finanzamt zur Prüfung vorlegen.
 

Sollte das Fahrzeug mit einer Spezialverglasung ausgestattet sein, wie bspw. einer Schallschutz- oder Wärmeschutzverglasung, kann die GPS-Übertragung eingeschränkt oder teilweise gar nicht möglich sein. Es gibt jedoch keine allgemeingültige Aussage über betroffene Hersteller und Modelle. Die Fälle treten sehr selten und bei individueller Fahrzeugaustattung auf. Sollten Sie eine Spezialverglasung haben, empfehlen wir Ihnen das Produkt an Ihrem Auto zu testen. Uns ist derzeitig lediglich bekannt, dass bei der Q-Serie von Audi mit „Privacy Glas“ (bedampfte Scheiben) ein GPS-Empfang mit dem Fahrtenbuch-Stecker leider nicht möglich ist.
 

Um Fahrten nach unterschiedliche Einkunftsarten zu kategorisieren, aktivieren Sie zunächst unter „Mein Konto“ die „Fahrerverwaltung“. Hier können Sie nun die benötigte Anzahl der „Fahrer“ hinzufügen und verwalten. Die Benennung der Fahrer sollte - unserer Empfehlung nach - so erfolgen, dass die verschiedenen Einkunftsarten bei jedem Fahrer ersichtlich sind.

Folgende Beispielangabe:
Fahrer1: Max Mustermann, GmbH XY
Fahrer2: Max Mustermann, Selbständig
Fahrer3: Max Mustermann, Vermieter

Nachdem eine Fahrt aufgezeichnet wurde, müssen Sie dieser nun neben der Kategorie Betriebs- oder Privatfahrt auch einen der angelegten Fahrer, der die jeweilige Einkunftsart beinhaltet, zuordnen. Für eine persönliche Auswertung können Sie sich im Export-Menü eine Excel-Datei zusenden lassen. Darin können Sie nun die Spalte „Fahrer“ filtern. Markieren Sie hierzu die Spaltenüberschrift, öffnen Sie in der Menüleiste den Reiter Daten und klicken auf Sie auf Filtern. Anschließend sehen Sie alle nach Einkunftsart angefallenen Fahrten. Als Nachweis gegenüber der Behörde dient weiterhin die PDF-Exportdatei.