Rechnung, aber richtig! So schreiben sie korrekte und vollständige RechnungenRechnung, aber richtig! So schreiben sie korrekte und vollständige RechnungenSo schreiben sie korrekte und vollständige Rechnungen

Wer arbeitet, will auch Geld dafür. Professionelle Unternehmer schreiben daher nach Abnahme des Auftrags ihre Rechnung. Wie so oft in der Buchhaltung existieren hier allerdings wichtige Formvorschriften, die es einzuhalten gilt. Denn die Finanzverwaltung will jederzeit nachprüfen können, ob die Umsatzsteuer richtig erhoben wurde.

Für Sie als Selbstständige/r ist es wichtig, die Vorgaben zu beachten – und auch eingehende Rechnungen zu checken. Denn bei unvollständigen oder nicht korrekten Belegen gibt es keinen Vorsteuerabzug in der Umsatzsteuererklärung – und Sie verlieren unter Umständen bares Geld. Wir sagen Ihnen in diesem E-Book, was in Ihren Rechnungen enthalten sein sollte und welche speziellen Aspekte bei elektronischen Belegen zu beachten sind. Damit Sie nicht nur an Ihr Geld kommen, sondern auch bei einer Betriebsprüfung gewappnet sind.

Alle Informationen erhalten Sie in unserem E-Book „Rechnung, aber richtig!“.

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Weniger Bürokratie für kleine Summen

Eine gut geführte Buchhaltung fängt mit einwandfreien Rechnungen an. Das gilt für die Rechnungen, die Sie schreiben, genauso wie für die Quittungen, die Sie erhalten. Nur aus Rechnungen, die die gesetzlichen Vorgaben enthalten, darf die Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden.

Immerhin hat die Finanzverwaltung bei geringen Rechnungsbeträgen ein Einsehen. Hier sind die Vorschriften nicht ganz so streng. Die so genannten Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro müssen lediglich folgende Vorgaben erfüllen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Leistung
• Bruttobetrag in einer Summe (Nettobetrag plus Umsatzsteuer)
• Anzuwendender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung bei steuerfreien Umsätzen

Achtung: Der Grenzbetrag von 150 Euro bezieht sich auf den Bruttobetrag einschließlich möglicher Umsatzsteuer.

Vorschriften über Vorschriften: Die richtige Rechnung

Bei allen Rechnungen jenseits von 150 Euro gilt, dass folgende Angaben enthalten sein müssen:

• Name und Adresse des leistenden Unternehmers
• Name und Adresse des Kunden
• Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung
• Nettoentgelt
• Minderung des Entgelts
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (so man umsatzsteuerpflichtig ist)
• Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen

Name und Adresse des leistenden Unternehmers

Wenn Sie bedrucktes Geschäftspapier verwenden, müssen sich Ihr Name und Ihre Adresse aus den Bezeichnungen dort eindeutig feststellen lassen. Wenn Sie eine Personengesellschaft oder GmbH führen, muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung stehen.

Name und Adresse des Kunden

Eine Großkundenadresse mit eigener Postleitzahl oder ein Postfach können die Anschrift ersetzen. Aber der Zusatz „c/o“ ist bei einer Rechnung nicht erlaubt.

Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens

Eine von den beiden Nummern reicht – eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) muss also nicht zwingend vorhanden sein. Wer diese aber ohnehin benötigt, kann die USt-ID beim Bundeszentralamt für Steuern kostenlos beantragen. Das geht sogar online unter www.bzst.bund.de. Tipp: Auch bei Dauerleistungen – also zum Beispiel bei Mietverträgen – müssen die ursprünglichen Dokumente die Steuernummer oder USt-ID enthalten.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Ob jedes Jahr mit eins beginnend oder der Reihe nach oder nach Kunden sortiert: Wie das genau funktionieren soll mit der fortlaufenden Rechnungsnummer, ist vielen Selbstständigen bis heute nicht klar. Die Finanzverwaltung hat inzwischen in einem Umsatzteuer-Anwendungserlass erklärt, dass die Sache gar nicht so schwierig ist: Die Rechnungsnummer muss zeigen, dass der Beleg einmalig ist. Die Rechnungsnummer darf also nicht zweimal verwendet werden. „Fortlaufend“ bedeutet also weder lückenlos noch der Reihe nach. Es bleibt demnach dem Unternehmer überlassen, wie viele und welche separaten Nummernstrukturen geschaffen werden. Entscheidend ist, dass die Rechnungsnummer einmalig vergeben wird und sich die Nummerierung aus einem nachvollziehbaren System ergibt.

Menge und Art der Lieferung oder Leistung

Wichtig ist, dass eine allgemeine Bezeichnung nicht ausreicht. Allerdings darf auf andere Geschäftsunterlagen verwiesen werden.

Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung

Ist das Liefer- oder Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch – zum Beispiel bei Barverkäufen –, müssen Sie das Datum trotzdem angeben. Wenn Sie viele solcher Geschäfte tätigen, können Sie alternativ die Formulierung „Soweit nicht anders angegeben, entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum“ verwenden.

Nettoentgelt

Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen zu unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erbracht haben oder Leistungen, die zum Teil von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen die einzelnen Positionen aufgeteilt werden. Ansonsten genügt der Nettobetrag in einer Summe.

Minderung des Entgelts

Skonto- oder Rabattkonditionen gehören ebenfalls in die Rechnung. Hier genügt ein allgemeiner Hinweis: „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“. Allerdings müssen Sie bei Bedarf diese Konditionen der Finanzverwaltung vorlegen können. Beim Skonto muss lediglich die Prozentzahl angegeben werden.

Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Steuerbefreiung

Tipp: Wenn Sie Leistungen abrechnen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie in Ihren Worten formulieren, was der Grund für die Steuerbefreiung ist. Aber Achtung: Die Kleinunternehmerreglung ist keine Steuerbefreiung. Trotzdem sollten Sie – um Irritationen beim Kunden zu vermeiden – in der Rechnung darauf hinweisen, dass Sie noch keine Umsatzsteuer erheben. Zum Beispiel mit der Standardformulierung: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Leitfaden zu Rechnung richtig schreiben

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