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Reisekosten 2014: Steuer- und Gestaltungstipps für Arbeitnehmer

Reisekosten 2014: Steuer- und Gestaltungstipps für Arbeitnehmer

  • Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick 
  • Mit praktischen Beispielen 
  • Kostenlos und auf dem neuesten Stand  

E-Book: Neuerungen im Reisekostenrecht

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Das steuerliche Reisekostenrecht für Arbeitnehmer hat sich seit 1. Januar 2014 im Vergleich zum Jahr 2013 grundlegend geändert. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben es durch gezielte Strategien seither selbst in der Hand, wie hoch der Werbungskostenabzug für Fahrten des Arbeitnehmers zur Arbeit ausfällt und wann Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden dürfen.

Diese neuen Strategien rufen natürlich auch das Finanzamt auf den Plan. Insbesondere bei angestellten Familienangehörigen und bei GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführern sieht das Finanzamt ganz genau hin und stellt sicher, dass kein steuerlicher Gestaltungsmissbrauch vorliegt.

In unserem kostenlosen E-Book „Reisekosten 2014“ stellen wir Ihnen die Grundzüge des neuen Reiskostenrechts 2014 für Arbeitnehmer vor, verraten Ihnen, welchen legalen Gestaltungsspielraum Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben und welche Besonderheiten die steuerlichen Reisekosten 2014 mit sich bringen.

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Reisekosten 2014: Enorme Steuervorteile möglich

Bevor wir die einzelnen Neuregelung zum steuerlichen Reiskostenrecht 2014 für Arbeitnehmer – dazu gehören auch angestellte GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer – näher vorstellen, hier ein typisches Praxisbeispiel, das verdeutlicht, wie hoch die Steuervorteile bei einer geschickten Gestaltung seit 1.1.2014 sein können.

Beispiel:

Arbeitnehmerin Müller ist in zwei Filialen eines Lebensmitteldiscounters an der Kasse tätig. Filiale A ist 10 km von zu Hause entfernt. Dort ist Frau Müller 1 mal pro Woche eingesetzt (45 x pro Jahr). An Filiale B (Entfernung von zu Hause 40 km) ist Arbeitnehmerin Müller an 170 Tagen tätig. Der Arbeitgeber weist Frau Müller ab 1.1.2014 a) keine erste Tätigkeitsstätte zu oder b) die Filiale A als erste Tätigkeitsstätte zu. Frau Müller fährt mit ihrem eigenen Pkw zur Arbeit.

  Variante a: Keine Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte Variante b: Zuordnung der Filiale A als erste Tätigkeitsstätte
Folgen Filiale B wird zu ersten Tätigkeitsstätte; Filiale A wird im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit aufgesucht Filiale B wird im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit aufgesucht.
Fahrtkosten zu Filiale A F270 Euro (45 Fahrten x 10 km x 0,30 Euro/km x 2) 135 Euro (45 Fahrten x 10 km x 0,30 Euro/km)
Fahrtkosten zu Filiale B 2.040 Euro (170 Fahrten x 40 km x 0,30 Euro/km) 4.080 Euro (170 Fahrten x 40 km x 0,30 Euro/km x 2)
Verpflegungsmehraufwand 36 Euro (3 Tage in den ersten drei Monaten x 12 Euro) 720 Euro (60 Tage in den ersten drei Monaten x 12)
Werbungskosten 2014 gesamt 2.346 Euro 4.935 Euro

Dieses typische Praxisbeispiel zeigt Ihnen, wie wichtig es seit 1.1.2014 ist, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer an einen Tisch setzen und festlegen, ob und wo ein Arbeitnehmer einer ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet werden soll. Bei Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten zur Arbeit, winkt seit 1.1.2014 bei cleveren Strategien zusätzlich erhebliches Steuersparpotential.

Folgen bei Vorliegen einer oder keiner ersten Tätigkeitsstätte Je nachdem, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt oder nicht, ergeben sich für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers folgende völlig unterschiedliche Folgewirkungen:

  Es liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor Es ist keine erste Tätigkeitsstätte vorhanden
Fahrtkosten Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb mit 0,30 Euro/km für die einfache Strecke Auswärtstätigkeit: Tatsächliche Kosten oder bei Nutzung eines Pkws 0,30 Euro/km für die Hin- und Rückfahrt
Verpflegungsmehraufwand Kein Abzug möglich Begrenzt auf die ersten drei Monate einer Auswärtstätigkeit an einem Ort. 12 Euro pro Tag bei einer Abwesenheit von zu Hause von mehr als 8 Stunden; 24 Euro pro Tag bei einer mehrtätigen Abwesenheit.

Alternativ zum Werbungskostenabzug kommt bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit auch die steuer- und abgabenfreie Erstattung der Fahrtkosten und des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber in Betracht.

Definition des Begriffs der „ersten Tätigkeitsstätte“

Eine erste Tätigkeitsstätte eines Arbeitnehmers liegt 2014 nach § 9 Abs. 4 EStG unter folgenden Voraussetzungen vor:

  • Zuordnung durch Arbeitgeber: Der Arbeitgeber ordnet den Arbeitnehmer auf Grundlage dienst- oder arbeitsrechtlicher Bestimmungen einer ersten Tätigkeitsstätte zu.
  • Quantitative Bestimmungen: Ohne Zuordnung lässt sich die Frage, ob und wo ein Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat, anhand von qualitativen Kriterien bestimmen.

Auto

Sonderfälle: Für Fahrten zu einem Sammelpunkt, den ein Arbeitnehmer auf Anweisung seines Arbeitgebers arbeitstäglich aufsuchen muss, darf nur die Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Dasselbe gilt grundsätzlich, wenn ein Arbeitnehmer in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet eingesetzt wird.

Neu ist seit 1.1.2014, dass ein Arbeitnehmer nicht nur in Räumlichkeiten seines Arbeitgebers eine erste Tätigkeitsstätte haben kann, sondern auch in Räumlichkeiten von Kunden oder von verbundenen Unternehmen.

 

Neuerungen 2014 zur Verpflegungspauschale

Im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit stehen einem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zu. Bei einer Inlandsreise gelten seit 1.1.2014 folgende Pauschalen, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen oder sich von seinem Arbeitgeber steuer- und abgabenfrei im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstatten lassen kann:
 

Auswärtstätigkeit


Übt ein Arbeitnehmer seine berufliche Auswärtstätigkeit in der Nacht aus und kommt damit an keinem der beiden Tage auf mehr als acht Stunden, wird die Abwesenheit von der Wohnung insgesamt ermittelt.

Für Auslandsreisen gelten besondere Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium je nach Reiseland festgelegt hat (BMF, Schreiben v. 11.11.2013, Az. IV C 5 – S 2353/08/10006:004).

Praxis-Tipp:

Bei Dienstreisen vom Inland ins Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Dienstreisen in das Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Besonderheiten bei Ermittlung der Drei-Monatsfrist

Findet eine berufliche Auswärtstätigkeit am selben Ort statt, gibt es die Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate. Wird die berufliche Auswärtstätigkeit um mindestens vier Wochen unterbrochen und neu aufgenommen, beginnt die Drei-Monatsfrist erneut zu laufen. Das ist im Vergleich zu 2013 ab 1.1.2014 eine deutliche Erleichterung.

Rechtslage bis 31.12.2015 zu Verpflegungsmehraufwendungen Rechtslage ab 1.1.2014 zu Verpflegungsmehraufwendungen
Unterbrechungen der Auswärtstätigkeit wegen Urlaub oder Krankheit führen nicht zum Neubeginn der Drei-Monatsfrist, selbst wenn die Unterbrechung 4 Wochen dauerte. Wird eine berufliche Auswärtstätigkeit nachweislich um mindestens 4 Wochen unterbrochen, beginnt ohne Wenn und Aber eine neue Drei-Monatsfrist. Die Gründe für die Unterbrechung interessieren dabei nicht mehr (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG).

Beispiel:

Ein Bauleiter ist für drei Monate einer Baustellung zugeteilt. In den ersten drei Monaten erhält er täglich 12 Euro Verpflegungsmehraufwand von seinem Arbeitgeber steuer- und abgabenfrei ausbezahlt. Nach Ablauf der drei Monate nimmt er zwei Wochen Urlaub und wird zwei Wochen auf einer anderen Baustelle eingesetzt. Nach Ablauf dieser mindestens 4-wöchigen Unterbrechung kehrt er wieder zur ursprünglichen Baustelle zurück. Folge: Da die Drei-Monatsfrist erneut zu laufen beginnt, bekommt der Bauleiter nun erneut die nächsten drei Monate 12 Euro Verpflegungsmehraufwand pro Tag.

Pauschalversteuerung der Verpflegungspauschalen

Übersteigen die vom Arbeitgeber gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100%, kann die Lohnsteuer pauschal mit 25% erhoben werden (§ 9 Abs. 4a Sätze 3 bis 6 EStG). Zahlt der Arbeitgeber einem Mitarbeiter nach Ablauf der Drei-Monatsfrist einem auswärtigen Tätigkeitsort weiterhin Verpflegungspauschalen, ist weder eine steuerfreie Auszahlung möglich, noch eine Pauschalbesteuerung bei der Lohnsteuer (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).

Reisekosten Bild

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