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Ja, ist’s denn schon Weihnachten? Wie Sie die Weihnachtsfeier mit Ihren Mitarbeitern sorglos und steuerfrei gestalten

Ja, ist’s denn schon Weihnachten? Wie Sie die Weihnachtsfeier mit Ihren Mitarbeitern sorglos und steuerfrei gestalten

  • Die Weihnachtsfeier steuerfrei gestalten 
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E-Book: Steuerfreie Weihnachtsfeier

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Lebkuchen in den Supermarkt-Regalen, Weihnachtsbeleuchtung in den Straßen – allmählich ist es auch wieder Zeit für die jährliche Weihnachtsfeier im Betrieb. Fast jedes deutsche Unternehmen feiert im Dezember mit seinen Mitarbeitern, als Belohnung für ein erfolgreiches Geschäftsjahr, als Motivation für kommende Projekte oder einfach als nette Zusammenkunft vor Weihnachten. In der Adventszeit machen sich viele Arbeitgeber daher nicht nur Gedanken über die Planung für das neue Jahr oder die Verteilung von Urlaubszeiten, die Sie übrigens zusammen mit den Fehlzeiten Ihrer Angestellten ganz einfach per Software dokumentieren können. Auch die betriebliche Weihnachtsfeier ist jetzt ein Thema – sowohl organisatorisch als auch steuerlich. Hier sind einige Fallstricke zu umgehen, denn steuerfreies Feiern erlaubt das Finanzamt nur in eng gesteckten Grenzen. Arbeitgeber sollten die Voraussetzungen für eine steuerfreie Feierlichkeit kennen – damit die Weihnachtsfeier am Ende nicht finanziell zur bösen Überraschung wird.

Alle Informationen inklusive Steuertipps erhalten Sie in unserem E-Book „Ja, ist’s denn schon Weihnachten?“. Tipp: Für weitergehendes Unternehmerwissen rund um Steuern, Buchhaltung, Warenwirtschaft etc. lohnt sich ein Blick in den Lexware Shop.

Feiern im Betrieb

Ein guter Arbeitgeber legt Wert darauf, dass seine Angestellten motiviert sind und sich gern ins Unternehmen einbringen. Daher gibt es immer wieder Gelegenheiten, in denen ein Chef eine Feier für seinen Betrieb ausrichten kann. Der Klassiker unter den Betriebsfeiern ist die jährliche Weihnachtsfeier, aber auch der Betriebsausflug gehört dazu.

Weihnachtsfeier Sekt Weihnachtsbaum

Steuerlich sind Betriebsveranstaltungen unter bestimmten Voraussetzungen begünstigt. Zunächst einmal prüft das Finanzamt, ob es sich um eine herkömmliche, „übliche“ Betriebsveranstaltung handelt. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Zuwendungen dafür im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse erbringt – mit der Konsequenz, dass sie steuer- und beitragsfrei sind, allerdings in fest gesteckten Grenzen. Dann kann gefeiert werden, ohne dass dies für die Angestellten zum geldwerten Vorteil wird, sprich für die Mitarbeiter zu versteuernder Arbeitslohn anfällt. Denn als Arbeitslohn sind grundsätzliche alle Einnahmen in Geld oder Geldeswert einzustufen, die durch das individuelle Arbeitsverhältnis veranlasst sind.

Praxis-Tipp:

Wertet das Finanzamt die Feier als übliche Betriebsveranstaltung, kann der Arbeitgeber die Kosten dafür unbeschränkt als Betriebsausgaben geltend machen.

 

Betriebsveranstaltungen sind laut Definition des Bundesfinanzministeriums (Schreiben vom 14.10.2015, Aktenzeichen IV C 5 – S 2332/15/10001) „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“. Dazu zählen demnach neben Betriebsausflügen und Weihnachtsfeiern auch Jubiläumsfeiern. Weitere Beispiele für Betriebsveranstaltungen sind Sommerfeste oder Karnevalsfeiern, eben Feierlichkeiten, die das Betriebsklima fördern. Ob der Arbeitgeber die Veranstaltung organisiert oder der Betriebs- bzw. Personalrat, ist nicht entscheidend. Allerdings sollten Sie genau auf den Teilnehmerkreis achten. Denn eine steuerlich begünstigte Feier muss grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offen stehen. Wenn Sie also einen Jubilar oder einen bestimmten Mitarbeiter ehren wollen, zählt dies nicht als Betriebsveranstaltung – ebenso wenig wie ein Arbeitsessen.

Praxis-Tipp:

Die Finanzverwaltung stößt sich nicht daran, wenn Sie Feierlichkeiten für einzelne Abteilungen im Betrieb organisieren. Auch ein reines Treffen von Pensionären gilt als Betriebsveranstaltung, wenn Sie alle früheren Arbeitnehmer, die sich jetzt im Ruhestand befinden, einladen. Am besten erstellen Sie eine Teilnehmerliste, auf der Sie den Status der Gäste vermerken. Diese Teilnehmerliste können Sie dann als Beleg zum Lohnkonto nehmen.

 

Das Finanzamt fasst den Begriff der „Arbeitnehmer“, die Sie einladen dürfen, sehr weit und lässt aus Vereinfachungsgründen auch zu, dass Sie Leiharbeitnehmer und Mitarbeiter anderer Konzernunternehmen zur Betriebsfeier dazu bitten.

Wen Sie zu einer solchen Veranstaltung einladen dürfen:

  • Aktuelle MitarbeiterWeihnachtsfeier Rentier
  • Ehemalige Mitarbeiter
  • Praktikanten
  • Referendare
  • Leiharbeitnehmer
  • Angestellte anderer Unternehmen im Konzern
  • Begleitpersonen

Veranstaltungen, die Sie ausschließlich für Kunden oder Geschäftspartner organisieren, gehören nicht zu den steuerbegünstigten Feiern. Dies gilt selbst dann, wenn Arbeitnehmer daran teilnehmen, um die Gäste zu betreuen.

Weihnachtsteller steuerfrei

Was bei einer Betriebsveranstaltung „üblich“ ist und was nicht, legt die Finanzverwaltung fest. Im Prinzip gehören dazu alle Aufwendungen, die anlässlich der Feier entstehen – unabhängig davon, ob Sie diese einem einzelnen Arbeitnehmer zurechnen können oder nicht. Das Finanzamt zählt vor allem folgende Aufwendungen zu den Ausgaben für eine Betriebsveranstaltung:

  • Speisen und Getränke,
  • Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten,
  • Musik und andere künstlerische Darbietungen,
  • Eintrittkarten für Konzerte oder Sportveranstaltungen, Weihnachtsfeier Geschenk
  • Geschenke,
  • Zuwendungen an Begleitpersonen,
  • Ausgaben für den äußeren Rahmen, etwa für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager,
  • Kosten für anwesende Sanitäter,
  • Gebühren für Behördenauflagen,
  • Trinkgelder sowie
  • Stornokosten.

Lediglich die sogenannten rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben außen vor. Das sind zum Beispiel die anteiligen Kosten für die Lohnbuchhaltung oder die Ausgaben für den Energie- und Wasserverbrauch während einer Feier.

Damit die Betriebsveranstaltung für Ihre Arbeitnehmer im steuerlichen Rahmen bleibt, müssen Sie darauf achten, dass diese Aufwendungen nur in bestimmten Grenzen „üblich“ und damit steuerbegünstigt sind.

In Euro und Cent heißt das: Pro Teilnehmer dürfen die Kosten für die Betriebsfeier einen Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen. Hier hat der Gesetzgeber 2015 eine wichtige Änderung vorgenommen. Handelte es sich bislang um eine steuerliche Freigrenze, ist die Summe von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nun ein Freibetrag. Das macht steuerlich einen großen Unterschied. Denn die Definition als Freigrenze hatte bislang finanziell erhebliche Folgen. Die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit war in dem Moment verloren, in dem der Betrag von 110 Euro auch nur um einen Cent überschritten wurde – und zwar für die gesamte Summe. Das hat sich Anfang 2015 geändert. Nun sind die 110 Euro ein echter Freibetrag. Das bedeutet, dass die anteiligen Ausgaben für die Betriebsfeier für den Mitarbeiter bis zu dieser Summe steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Erst die Kosten oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig.

Allerdings schaut das Finanzamt den Angestellten nicht auf den Teller und darauf, was der einzelne Beschäftigte während der Feier trinkt und isst: Die gesamten Kosten des Arbeitgebers werden auf alle Teilnehmer der Veranstaltung umgelegt, um den Anteil pro Arbeitnehmer zu ermitteln.

Tipp: Setzen Sie Ihre Bewirtungskosten ganz einfach online ab – die Online-Lösung von lexoffice macht’s möglich! Mit lexoffice Rechnung & Finanzen können Sie alle Belege von Geschäftsessen und Veranstaltungen verwalten, egal ob im Büro oder von unterwegs.

Betriebsveranstaltung & Lohnsteuer: Zwei steuerliche Besonderheiten

Sonderfall 1: Freibetrag von 110 Euro gilt nicht für Vorsteuerabzug

Der oben beschriebene Freibetrag von 110 Euro bezieht sich nur auf die Lohnsteuer. Beim Vorsteuerabzug bleibt alles beim Alten. Das heißt: Übersteigen die Kosten einer Betriebsveranstaltung für einen Arbeitnehmer den Freibetrag von 110 Euro, kippt der Vorsteuerabzug für den gesamten Betrag (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Aktenzeichen IV C 5 – S 2332/15/10001).

Beispiel: Ein Arbeitgeber lädt zu einer Betriebsveranstaltung ein. Er ermittelt Kosten pro Teilnehmer von 130 Euro. Folge: Lohnsteuer wird nur für 20 Euro je Arbeitnehmer fällig. Die Vorsteuer kippt dagegen für die volle Summe.

Praxis-Tipp:

Um bei einer teuren Betriebsveranstaltung in Sachen Lohnsteuer auf Nummer sicher zu gehen, können Arbeitgeber beim Finanzamt einen Antrag auf Erteilung einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG stellen. Das Finanzamt prüft in einem solchen Fall, ob die Betriebsveranstaltung steuerlich richtig erfasst wurde.

 

Sonderfall 2: Kunden und Geschäftspartner bei Betriebsveranstaltung

Sind zu einer Betriebsveranstaltung neben Arbeitnehmern auch wichtige Kunden oder langjährige Geschäftspartner geladen, dann sind die Bewirtungskosten dieser externen Gäste nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar (Finanzministerium Schleswig-Holstein, Kurzinfo vom 26.11.2015, Nr. 2015/16).

Beispiel: Ein Arbeitgeber veranstaltet eine Betriebsveranstaltung, an der auch Geschäftspartner und Kunden teilnehmen. Die Bewirtungskosten für die externen Gäste betragen 3.000 Euro. Folge: Von diesen Bewirtungskosten müssen 900 Euro als nichtabziehbare Betriebsausgaben dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden.

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