zurück
 
 
  •  zurück
  • Seitenanfang
  •  
     
Forderungsmanagement und Zahlungsverzug

Forderungsmanagement und Zahlungsverzug

  • So haben Sie die Kasse immer im Blick 
  • Mahnungen richtig schreiben 
  • Kostenlos und auf dem neuesten Stand  

E-Book: Forderungen richtig managen

E-Book: Forderungen richtig managen
 
kostenlos
12 Seiten | A4 Druckformat | 1,18 MB
E-Book als PDF downloaden

Ein gut gefülltes Geschäftskonto, pünktlich zahlende Kunden – welches Unternehmen wünscht sich das nicht? Doch die Realität sieht häufig anders aus: Auftraggeber lassen sich viel Zeit, um Rechnungen zu begleichen. Derweil muss der Unternehmer Fixkosten überweisen und bald ist nicht mehr genug Geld da, um das laufende Geschäft zu finanzieren. Was mit einem Liquiditätsengpass beginnt, kann auf lange Sicht in die Pleite des Unternehmens führen. Daher sollte sich jeder Unternehmer in Sachen Rechnungen professionell aufstellen und ein Forderungsmanagement einrichten. Damit ist nicht nur gemeint, Zahlungseingänge und Fristen im Rahmen der Debitorenbuchhaltung zu überwachen. Schon bei Vertragsschluss werden die Weichen gestellt, Bonitätsprüfung sowie die Vereinbarung von Zahlungszielen sind hier nur einige Stichworte. Von Anfang an sollten Sie mit Ihrem Kunden über das Thema Geld reden und es über die Auftragsabwicklung hinaus im Auge behalten. Nur so bleiben Sie auf Dauer flüssig.

Alle Informationen erhalten Sie in unserem E-Book „Forderungsmanagement und Zahlungsverzug“.

Neuer Kunde, neues Glück

„Der Käufer zahlte wieder nicht.“ „Ich stand in einer Reihe mit anderen Gläubigern und musste schließlich eine Abschreibung vornehmen.“ „Aus meiner Anfangszeit habe ich noch drei ausstehende Rechnungen von Kunden, die entweder kein Geld dabei hatten oder wegen angeblich widriger Umstände ganz plötzlich in eine Notsituation geraten sind.“ Diese Erfahrungen von Selbstständigen mit Forderungsausfällen teilen viele. Und was helfen gefüllte Auftragsbücher, wenn kein Geld in die Kasse kommt?

Tipp: Behalten Sie Ihre Kasse immer Blick. Mit Lexware kassenbuch geht die Verwaltung sämtlicher Zahlungseingänge und -ausgänge ganz einfach. Die perfekte Lösung für jedes Unternehmen. Jetzt informieren!

Wer nicht durch unbezahlte Rechnungen direkt in die Pleite segeln will, sollte sich schon beim Erstkontakt Gedanken über ein konsequentes Debitorenmanagement machen. Denn auch wenn der große Umsatz winkt: Den neuen Kunden und seine Zahlungsmoral kennen Sie (noch) nicht. Daher heißt es von Anfang an, vertragliche Spielregeln über Zahlungskonditionen zu etablieren und sich Informationen über die Liquidität des neuen Auftraggebers zu verschaffen.

Zunächst einmal ist es wichtig herauszufinden, ob der Kunde tatsächlich einen Auftrag erteilen möchte oder nur ein Angebot benötigt, um Ihre Preise mit der Konkurrenz vergleichen zu können. Um dies zu erfahren, sollten Sie versuchen eine Reihe von Fragen zu beantworten:

  • Wie ist der Neukunde auf Sie aufmerksam geworden? (Empfehlung, Internet)
  • Auf welchem Weg erreicht Sie die Anfrage? (per Massenmail, telefonisch, individuelle E-Mail-Anfrage)
  • Welche Auskünfte zum Auftrag kann der Kunde geben?

Forderungsmanagement Telefonbuch

Im nächsten Schritt geht es darum, handfeste Informationen über den potenziellen Kunden zu recherchieren. Manchmal liefert bereits die Homepage, ein Blick ins Impressum oder eine Suche im Internet erste Anhaltspunkte. Über den Internetauftritt erhalten Sie außerdem Informationen über den Inhaber, den Geschäftsführer und bei eingetragenen Firmen die Registernummer. Auf diese Weise können Sie weitere Auskünfte im Handelsregister einholen, die Ihnen bei der Suche nach Bonitätspluspunkten weiterhelfen.

 

Praxis-Tipp:

Werfen Sie einen Blick ins Telefonbuch – das geht auch online. Ist die Firma dort nicht mit einer Adresse eingetragen oder findet sich nur eine Handynummer, lassen Sie besser die Finger vom Auftrag.

 

Experten empfehlen – vor allem bei größeren Auftragsvolumen – eine Wirtschaftsauskunft, zum Beispiel bei der Schufa, einzuholen. Das kostet rund 30 Euro. Auch bei bestehenden Geschäftsbeziehungen sollten Sie die Bonitätsinformationen ständig aktualisieren. Auf diese Weise können Sie regelmäßig prüfen, welche Zahlungsziele Sie dem Kunden einräumen können.

Vertragsschluss: Mit Sicherheit gut bezahlt

Gerade Dienstleister haben es oft mit telefonischen Aufträgen per Zuruf zu tun und sind sich der potenziellen Probleme, die sich aus diesen mündlichen Verträgen ergeben können, nicht bewusst. Dienstleistungsverträge können ebenso wie viele andere vertragliche Vereinbarungen mündlich abgeschlossen werden. Nur für besondere Geschäfte, etwa für einen Grundstücksverkauf, ist die Schriftform vorgeschrieben. In der unternehmerischen Praxis ist es allerdings ratsam, Aufträge grundsätzlich schriftlich zu fixieren.

Denn neben einem schwammigen Briefing oder terminlichen Missverständnissen kann es sonst zum Streit um das Honorar kommen und wann dieses gezahlt wird. Legen Sie also schriftlich – etwa in einer Auftragsbestätigung – folgende Punkte fest:

  • Welches Honorar wurde vereinbart?
  • Welche Leistung muss dafür wann erbracht werden?
  • Wann wird das Honorar gezahlt?
  • Ist die Bezahlung des Honorars an andere Bedingungen geknüpft?
  • Wird das Honorar in mehreren Abschlägen gezahlt?
  • In welchen Fällen darf der Auftraggeber das Honorar zurückbehalten?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Auftraggeber liquide ist, sollten Sie Abschlagszahlungen oder Vorkasse verlangen. Gerade bei Erstkunden und bei größeren Umsätzen lässt sich dies in aller Regel gut argumentieren. Im Handwerk sind solche Akontozahlungen üblich, aber auch Dienstleister sollten regelmäßig bei großen Aufträgen Abschläge vereinbaren. Der Vorschuss wird dann später mit der Gesamtsumme verrechnet.

Praxis-Tipp:

Es wirkt durchaus professionell, wenn Sie bei Leistungen, die Sie über einen längeren Zeitraum erbringen, Akontozahlungen anfordern. Hier sind mehrere Spielarten denkbar – etwa eine Aufteilung des Honorars oder monatliche Abrechnungen. Wichtig ist, dass am Ende eine Abschlussrechnung gestellt wird, die in der Debitorenbuchhaltung verbucht werden kann.

 

Bei der Abschlagszahlung sollten Sie auf einige Punkte achten: Ist zum Zeitpunkt der Akontozahlung noch keine Leistung erbracht, muss in der Rechnung auch kein Leistungszeitpunkt genannt werden. Allerdings sollten Sie deutlich machen, dass es sich um einen Abschlag handelt – zum Beispiel durch die Formulierung „Anzahlung“.

In den steuerlichen Vorschriften zur Rechnungsstellung ist das Zahlungsziel nicht ausdrücklich erwähnt. Trotzdem sollten Sie beachten, dass in all Ihren Verträgen, Auftragsbestätigungen oder kaufmännischen Bestätigungsschreiben ein Passus enthalten ist, der die Fälligkeit der Rechnungen regelt. Denn ein solches Zahlungsziel entscheidet später über den möglichen Verzug eines nicht zahlenden Käufers – und damit auch über Zinsen.

Wenn der Käufer nicht zahlt: die Mahnung

Forderungsmanagement Vertrag

Wenn der Auftraggeber nicht zahlt, müssen Sie zu juristischen Mitteln greifen. Das heißt, eine Mahnung mit Verzugszinsen und neuem Zahlungsziel zu schreiben. Der Verzug beginnt je nach vertraglich festgelegtem Zahlungsziel, spätestens aber automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungsstellung. Der gesetzliche Verzugszinssatz liegt derzeit bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der Bundesbank. Den aktuellen Zinssatz können Sie im Internet unter www.bundesbank.de abfragen.

Seit 2014 dürfen Sie – zumindest zwischen Unternehmern – außerdem eine Verzugsschadenspauschale in Höhe von 40 Euro berechnen. Mit diesem Betrag sollen die Aufwände für das Mahnverfahren, bei Bedarf die Rechtsberatung oder andere Ausgaben gedeckt werden, die durch die Debitorenbuchhaltung erfasst werden. Sie dürfen diesen Betrag im Verzugsfall sofort zu den Forderungen rechnen – es kommt nicht darauf an, ob diese Kosten tatsächlich entstanden sind oder nicht. Sollten nachweislich höhere Ausgaben angefallen sein, können auch diese geltend gemacht werden.

Ob Sie eine oder mehrere Mahnungen verschicken und später ein vorgerichtliches/gerichtliches Inkasso einfordern, bleibt Ihnen überlassen. Dies hängt auch davon ab, wie Sie Ihren Käufer einschätzen. Das Gleiche gilt für die Zinsen: Sie müssen keine Verzugszinsen fordern, wenn Sie dies nicht möchten. Allerdings können die gesetzlichen Verzugszinsen vertraglich nicht ausgeschlossen werden – eine solche Regelung wäre unwirksam.

Forderungsmanagement Vollstrecker

Entscheidend ist, beim letzten Schreiben darauf hinzuweisen, dass in der Folge rechtliche Schritte eingeleitet werden. Zahlt der Käufer dann immer noch nicht, sollten Sie einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen beauftragen (Achtung: Bei der Weitergabe personenbezogener Daten des Schuldners müssen Sie unbedingt auf den Datenschutz achten). Sie können für Mahnverfahren und Inkasso aber auch direkt einen Anwalt einschalten. Der beantragt dann bei Gericht einen Mahnbescheid. Legt der Schuldner gegen den Mahnbescheid keinen Widerspruch und gegen den sich anschließenden Vollstreckungsbescheid keinen Einspruch ein, kann der Gerichtsvollzieher beauftragt werden. Oder aber das Vollstreckungsgericht pfändet die Konten des Schuldners.

Praxis-Tipp:

Egal, ob ein Anwalt oder ein Inkassounternehmen mit dem Eintreiben der Forderungen beauftragt wird: Die Aufwände dafür muss der Schuldner bezahlen.


 

Screen vom Inhalt Forderungsmanagement

Leitfaden zu Forderungsmanagement

Weitere hilfreiche Details und Praxistipps finden Sie in unserem kostenlosen Ratgeber „Forderungsmanagement und Zahlungsverzug“.

12 Seiten | A4 Druckformat | 1,18 MB


 

Aktuelle Beiträge zum Thema

Zu Wissen & Tipps von Lexware >

Sie möchten das kostenlose eBook "Forderungsmanagement und Zahlungsverzug" als Freeware auf Ihrer Seite verlinken? Sehr gerne! Kopieren Sie dafür einfach den entsprechenden Quellcode und fügen Sie diesen an der gewünschten Stelle auf Ihrer Seite ein.

Icons made by Freepik from www.flaticon.com
emos

Das könnte Sie auch interessieren