Rechtssichere Rechnungen schreiben? Ein Kinderspiel mit der richtigen Software
Grundsätzlich sollte die Rechnungsstellung für Sie als Unternehmer eine willkommene Aufgabe sein. Denn jede Rechnung, die Sie schreiben, bedeutet Umsatz. Doch meist ist das Gegenteil der Fall. Grund dafür ist der damit verbundene, ungeliebte Verwaltungsaufwand.
Die gute Nachricht: Mit den cleveren Rechnungsprogrammen von Lexware ist Ihre gesamte Auftragsabwicklung schnell und einfach vom Tisch. Zeitraubende Prozesse gehören damit der Vergangenheit an. Und die aktuellen gesetzlichen Vorgaben halten Sie mit unseren Software-Lösungen ebenfalls ein – ohne dass Sie wertvolle Zeit dafür opfern müssen.
Definition: Was ist eine Rechnung und was bedeutet das Wort „Fakturierung“?
Unter einer Rechnung versteht man ein Dokument, welches Unternehmen dazu dient, eine erbrachte Leistung abzurechnen. Konkret bedeutet das: Mit Hilfe der Rechnungsstellung ist es möglich, eine Forderung gegenüber seinen Kunden geltend zu machen. Als Synonym für eine Rechnung wird häufig der Begriff „Faktura“ verwendet – analog dazu für die Rechnungsstellung der Begriff „FakturierungUnter der sogenannten Fakturierung versteht man den Prozess der Rechnungsstellung – also den Vorgang, bei dem ein Unternehmen Rechnungen (Faktura) für seine Kunden ausstellt. Weiterhin erfolgen bei der Fakturierung ebenfalls Buchungen aller Geschäftsvorfälle auf die zugehörigen Konten in der Buchhaltung. “.
Wann muss man Rechnungen schreiben und was gibt es dabei zu beachten?
Jedes Unternehmen, das Geschäfte mit anderen Unternehmen macht bzw. mit juristischen Personen geschäftlich verkehrt, muss Rechnungen für seine Leistungen schreiben. In diesem Fall ist es dazu verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben genau belegen zu können und sie ordnungsgemäß zu dokumentieren – unabhängig davon, ob es Waren produziert oder eine Dienstleistung erbringt bzw. ob es aus mehreren oder einer Person (z. B. Selbstständige oder Freiberufler) besteht. Das bedeutet, ein Gewerbe ist nicht automatisch die einzige Voraussetzung, welche zur Fakturierung von Rechnungen verpflichtet. Freiberufler zählen nämlich grundsätzlich nicht zu den Gewerbetreibenden, sie müssen aber genau wie alle anderen Unternehmen Rechnungen schreiben.
Genaueres ist in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gesetzlich geregelt:
Führt ein „Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen“.
Soweit ein Unternehmer „einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen.“ (§ 14 Abs. 2 UStG)
Allgemein lässt sich Folgendes festhalten: Es ist wichtig, jeden noch so kleinen Geldbetrag, den man als Unternehmer eingenommen bzw. ausgegeben hat, immer genau belegen zu können. So ist gewährleistet, dass später in der Buchhaltung alles ordnungsgemäß verbucht werden kann. Eine Rechnungssoftware von Lexware leistet dabei wesentliche Unterstützung. Sie hilft Ihnen, dass von vornherein keine Lücken bei der Rechnungsstellung entstehen und alle Vorgaben eingehalten werden.
Info
Die GoBD im Überblick
Die Pflicht zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit elektronischer Rechnungen hat sich im Zuge der GoBD verschärft (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Alles Wichtige dazu finden Sie auf unserer Seite zum Thema GoBD. Unsere Rechnungsprogramme helfen Ihnen, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Wer darf Rechnungen schreiben?
Neben Unternehmen dürfen auch Privatpersonen dürfen ebenfalls Rechnungen schreiben. Allerdings müssen sie ebenfalls darauf achten, dass die Dokumente einige notwendige Pflichtangaben enthalten:
Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Beschreibung der Ware bzw. Dienstleistung (z. B. Menge oder Anzahl)
Datum der Lieferung bzw. Leistungserbringung
Hinweis auf den Privatkauf
Beachten Sie beim Ausstellen von Privatrechnungen bitte, dass diese keine Mehrwertsteuer enthalten dürfen!
Noch ein wichtiger Hinweis: Wenn Sie häufiger Privatrechnungen ausstellen und Sie daraus wiederkehrende Einnahmen generieren, dann informieren Sie sich unbedingt darüber, ab wann es sich in Ihrem Fall um eine gewerbliche Tätigkeit handelt, die Sie ggf. anmelden müssen.
Pflicht- und Kann-Angaben auf Rechnungen
Eine Rechnung ist laut § 14 UstG ein offizielles Dokument. Damit sie rechtsgültig ist, ist es wichtig, dass sie bestimmte Pflichtangaben enthält:
Vollständiger Name und (Firmen-)Anschrift des Rechnungsempfängers
Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Steuernummer (Steuer-ID) oder Umsatzsteuer-IdentifikationsnummerJeder selbstständige Unternehmer benötigt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr). Mit ihrer Hilfe kann das Finanzamt Unternehmen in der gesamten Europäischen Union eindeutig kennzeichnen und identifizieren. Firmeninhabern und Selbstständigen dient die USt-Identifikationsnummer dazu, den Waren- und Dienstleistungsverkehrs unter dem Aspekt der Umsatzsteuer abzuwickeln. (USt-ID) des Rechnungsstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Angaben zu Art und Umfang der gelieferten Ware bzw. der erbrachten Dienstleistung
Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung
Angewendeter Steuersatz und Netto-Rechnungsbetrag
Ausgewiesene Umsatzsteuer und Brutto-Rechnungsbetrag
Wenn Sie Ihre Rechnungen mit allen notwendigen Pflichtangaben versehen, verhindern Sie von Anfang an steuerrechtliche Probleme für sich und Ihre Kunden.
Info
Rechnungsprogramme von Lexware erleichtern die Rechnungsstellung
Eine professionelle Rechnungssoftware gibt Ihnen die Sicherheit, dass auf Ihren Rechnungen alle Pflichtangaben rechtskonform berücksichtigt werden. Mit den Lösungen von Lexware fällt Ihnen das Rechnungen schreiben besonders leicht, denn sie wurden speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen sowie von Freiberuflern und Gründern abgestimmt, die nur wenig Fachkenntnisse haben. Finden Sie mit unserem Kaufratgeber in nur einer Minute heraus, welche Rechnungssoftware für Sie am besten geeignet ist. Probieren Sie es gleich aus!
Steuernummer, Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID – was gehört auf Ihre Rechnungen?
Steuer-ID
Umsatzsteuer-ID
Unternehmer mit deutschem Firmensitz, die ihre Geschäfte hierzulande machen und Rechnungen innerhalb Deutschlands ausstellen (alternativ ist auch die Angabe der USt-ID erlaubt)
Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen
Wird vom Finanzamt ausgestellt
Unternehmer mit deutschem Firmensitz, die mit Geschäftspartner im EU-Ausland handeln und internationale Rechnungen ausstellen
Kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden
Steuer-ID
Unternehmer mit deutschem Firmensitz, die ihre Geschäfte hierzulande machen und Rechnungen innerhalb Deutschlands ausstellen (alternativ ist auch die Angabe der USt-ID erlaubt)
Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen
Wird vom Finanzamt ausgestellt
Umsatzsteuer-ID
Unternehmer mit deutschem Firmensitz, die mit Geschäftspartner im EU-Ausland handeln und internationale Rechnungen ausstellen
Kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden
Tipp
Vorteile der Umsatzsteuer-ID für Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer ist es zwar nicht zwingend erforderlich, eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer zu haben, sie kann Ihnen allerdings Vorteile bieten, wenn Sie Waren oder Leistungen im Ausland einkaufen und hierfür Ihre USt.-IdNr. mit angeben. In diesem Fall profitieren Sie von einer Befreiung der ausländischen Umsatzsteuer. Die Erwerbsbesteuerung müssen Sie allerdings vorab beim Finanzamt beantragen.
Rechnungen ohne Steuernummer dürfen lediglich Privatpersonen schreiben, außerdem gilt diese Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen.
Auch als Kleinunternehmer müssen Sie Rechnungen erstellen. Wenn Sie allerdings weniger als 22.000 Euro Umsatz pro Jahr machen, können Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden. Dies regelt § 19 des Umsatzsteuergesetzes. Die Regelung bringt für viele Unternehmer Erleichterungen mit sich. Als Kleinunternehmer müssen Sie nämlich keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Der Bruttobetrag entspricht also dem Nettobetrag. Ein entsprechender Hinweis auf Ihren Rechnungen genügt.
Trotzdem müssen Kleinunternehmerrechnungen alle Anforderungen an eine ordentliche Rechnung erfüllen. Das heißt, auch hier müssen Sie grundsätzlich alle notwendigen Pflichtangaben aufführen:
Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit vollständigem Namen und Anschrift
Fortlaufende Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Berechnete Waren oder Leistungen
Datum der Lieferung bzw. Leistung
Steuernummer
Verweis auf § 19 UStG, aufgrund dessen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird
Tipp
Beispielsatz für Hinweis auf Rechnung
Ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ genügt hierfür bereits.
Fehler beim Erstellen von Rechnungen und wie Sie diese vermeiden können
Fehlende Pflichtangaben
Falsches Zahlungs- oder Leistungsdatum
Fehlerhafte Rechnungsnummer (z. B. nicht fortlaufend oder nicht einmalig vergeben)
Ungenaue Definition der Lieferung bzw. der Leistungen
Tipp
Automatisch alle rechtlichen Vorgaben einhalten
Mit unseren Software-Lösungen Lexware faktura+auftrag oder lexoffice ist sichergestellt, dass Sie rechtssichere Rechnungen schreiben. Denn sie enthalten automatisch alle wichtigen Pflichtangaben, sodass sich solche Fehler gar nicht erst einschleichen. Sie vermeiden damit also von vornherein Zahlungsverweigerungen Ihrer Kunden oder Ärger mit dem Finanzamt. Noch unsicher, welche Lösung am besten zu Ihnen passt? Finden Sie es mit unserem Kaufratgeber heraus!
Korrekter Umgang mit der Umsatzsteuer in Rechnungen
Was passiert, wenn Sie beim Rechnungen schreiben einen Fehler gemacht haben?
Wenn Sie beim Erstellen von Rechnungen Fehler gemacht haben, bedeutet das, dass der Vorsteuerabzug nicht mehr geltend gemacht werden kann und Sie die auf Ihren Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer in voller Höhe bezahlen müssen. Sollte eine Betriebsprüfung des Finanzamts also eines Tages zeigen, dass Ihre Rechnungen fehlerhaft sind, müssen Sie mit hohen Nachzahlungen rechnen.
So stellen Sie die Umsatzsteuer in Rechnung
Wenn Sie eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben und nach den Grundsätzen des UStG als Unternehmer gelten, dürfen Sie grundsätzlich Umsatzsteuer (USt) auf Ihren Rechnungen ausweisen. Einzige Ausnahme: Sie sind Kleinunternehmer und wenden die Kleinunternehmerregelung an.
In Deutschland gibt es zwei verschiedene Umsatzsteuersätze:
Voller Regelsteuersatz: 19 %
Ermäßigter Umsatzsteuersatz: 7 %
Welchen dieser Sätze Sie auf Ihren Rechnungen ausweisen müssen, hängt von der Art des einzelnen Umsatzes ab. In § 12 UStG sind die Regelungen zu beiden Umsatzsteuersätzen festgelegt. Er liefert eine detaillierte Liste aller Waren und Dienstleistungen, die unter den ermäßigten oder den vollen Umsatzsteuersatz fallen.
Info
Ausweis der Umsatzsteuer
Beachten Sie, dass es die Finanzämter mit der Umsatzsteuer meist besonders genau nehmen. Sollte sich im Rahmen einer Betriebsprüfung herausstellen, dass Sie auf Ihren Rechnungen den falschen Umsatzsteuersatz ausgewiesen haben, kann das schnell ziemlich teuer für Sie werden. Wenn Sie sich also nicht sicher sind, welchen Steuersatz Sie anwenden müssen, empfehlen wir Ihnen, im Zweifelsfall bei einer Steuerfachkraft oder bei der IHK nachzufragen.
Auf Rechnungen wird die Umsatzsteuer in der Regel als Mehrwertsteuer bezeichnet. Bemessungsgrundlage für ihre Berechnung bildet das Entgelt, welches Sie vorab mit Ihren Kunden vereinbart haben (z. B. Pauschale oder Stundensatz). Der Ausweis der Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen sieht dann beispielsweise wie folgt aus:
Nettobetrag: 180 Euro MwSt. 19 %: 34,20 Euro Gesamtbetrag: 214,20 Euro
Rechnung ins Ausland korrekt stellen
Wenn Sie eine Rechnung an ausländische Kunden schreiben wollen, müssen Sie einige Regeln beachten, die sich auf die auszuweisende Umsatzsteuer beziehen – Stichwort: Reverse-Charge-Prinzip.
Rechnungen an Privatkunden im Ausland
Rechnungen an Unternehmenskunden im EU-Ausland
Rechnungen an Unternehmenskunden außerhalb der EU
Leistungsort verbleibt in Deutschland
Umsatzsteuer kann normal ausgewiesen werden
An der Rechnung muss nichts verändert werden
Leistungsort liegt außerhalb Deutschlands
Es darf keine deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung erhoben werden
Der Kunde erhält eine Netto-Rechnung, anschließend ermittelt er die Steuern auf Basis der geltenden Gesetze seines Landes selbst, die Steuerschuld wird also umgekehrt (Reverse-Charge-Prinzip)
Leistungsort liegt außerhalb Deutschlands
Es darf keine deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung erhoben werden
Es kann sein, dass die Leistung im Empfängerland versteuert werden muss
Mit vielen Drittländern bestehen ähnliche Vereinbarungen wie das Reverse-Charge Verfahren innerhalb der EU
Rechnungen an Privatkunden im Ausland
Leistungsort verbleibt in Deutschland
Umsatzsteuer kann normal ausgewiesen werden
An der Rechnung muss nichts verändert werden
Rechnungen an Unternehmenskunden im EU-Ausland
Leistungsort liegt außerhalb Deutschlands
Es darf keine deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung erhoben werden
Der Kunde erhält eine Netto-Rechnung, anschließend ermittelt er die Steuern auf Basis der geltenden Gesetze seines Landes selbst, die Steuerschuld wird also umgekehrt (Reverse-Charge-Prinzip)
Rechnungen an Unternehmenskunden außerhalb der EU
Leistungsort liegt außerhalb Deutschlands
Es darf keine deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung erhoben werden
Es kann sein, dass die Leistung im Empfängerland versteuert werden muss
Mit vielen Drittländern bestehen ähnliche Vereinbarungen wie das Reverse-Charge Verfahren innerhalb der EU
Fristen, die Sie beim Rechnungen schreiben einhalten müssen
Sie haben sechs Monate Zeit, um Ihre Rechnungen an andere Unternehmen bzw. juristische Personen auszustellen.
Nach Ablauf der „regelmäßigen Verjährungsfrist“ von drei Jahren können Sie Forderungen gegenüber Ihren Rechnungsempfängern nicht mehr geltend machen.
Für ausgestellte und erhaltene Rechnungen müssen Sie eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren einhalten.
Info
Rechnungen können auch rückwirkend gestellt werden
Sie können Rechnungen grundsätzlich auch rückwirkend stellen. Das ist bis zu drei Jahre nach der Leistungserbringung möglich – vorausgesetzt, Ihr Anspruch auf Zahlung besteht zu Recht. Auch wenn Sie vergessen, eine offene Rechnung anzumahnen, verjährt Ihr Anspruch auf Zahlung nach drei Jahren. Aus diesem Grund sollten Sie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen nicht zu lange aufschieben, sondern lieber immer rechtzeitig verschicken.
Wie gehe ich vor, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde?
Einer Ihrer Kunden hat seine Rechnung nicht bezahlt und Sie wissen nicht, wie Sie damit am besten umgehen? Wir empfehlen Ihnen die folgende Vorgehensweise:
Schreiben Sie zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung.
Bleibt die Zahlungserinnerung unberücksichtigt, versenden Sie eine Mahnung.
Hilft auch das nicht, haben Sie die Möglichkeit, einen gerichtlichen Mahnbescheid zu erwirken.
Sollte all das nichts nützen, bleibt Ihnen zuletzt noch die Möglichkeit, ein Inkasso-Unternehmen mit dem Fall zu beauftragen.
Mit Rechnungsprogrammen wie Lexware faktura+auftrag oder lexoffice haben Sie dank integriertem Mahnwesen keine Arbeit mit diesem Vorgang und können Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen automatisiert nach einem definierten Zeitraum versenden.
Wie gehe ich mit wiederkehrenden Rechnungen um?
Unter einer wiederkehrenden Rechnung versteht man eine Rechnung, mit der über einen im Voraus definierten Zeitraum ein regelmäßiger, sicherer Umsatz erzielt wird. Oft sind sie an einen Vertrag gebunden (z. B. monatliche Handy-Abrechnung oder ein Abonnement). Eine wiederkehrende Rechnung muss – genau wie eine einmalige Rechnung auch – die vom Gesetzgeber vorgegebenen Pflichtangaben enthalten. Achten Sie also darauf, dass sowohl das Datum als auch die Rechnungsnummer (muss fortlaufend sein und darf nur einmalig vergeben werden!) auf Ihren wiederkehrenden Rechnungen korrekt ist.
Kleinunternehmer und Selbstständige ohne Vorkenntnisse in der Fakturierung fragen sich häufig, auf welche Weise sie am besten ihre Rechnungen erstellen sollen. Die meisten von ihnen greifen auf klassische Textverarbeitungs- und Office-Programme wie Microsoft Word oder Excel zurück, um Rechnungen zu schreiben, weil diese bereits auf ihrem Rechner vorinstalliert sind und somit keine Extrakosten verursachen.
Das Problem dabei ist allerdings, dass solche Anwendungen nicht gewährleisten können, dass die ausgestellten Dokumente allen Anforderungen des Gesetzgebers gerecht werden und am Ende auch tatsächlich rechtssicher sind. Die Gefahr, dass sich auf diese Weise Fehler einschleichen, die am Ende hohe Steuernachzahlungen mit sich bringen können, ist dementsprechend groß. Ähnliches gilt für vorgefertigte Vorlagen und Muster zum Rechnungen schreiben, welche Sie kostenlos im Netz herunterladen oder über einen sogenannten Rechnungsgenerator erstellen können. Sie sind nicht GoBD-konform und bergen ein rechtliches Risiko, wenn Pflichtbestandteile fehlen oder die Nummerierung nicht fortlaufend ist.
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, dann setzen Sie eine professionelle Software-Lösung ein, die zum Schreiben von Rechnungen dient. Für die Rechnungsstellung gibt es GoBD-konforme Programme wie lexoffice oder Lexware faktura+auftrag. Damit erstellen und organisieren Sie Ihre Aufträge und Rechnungen einfach, schnell und zugleich rechtssicher. Hier können Sie die beiden Rechnungsprogramme ganz einfach vergleichen.
Die wichtigsten Funktionen einer Rechnungssoftware?
Ein modernes Programm vereinfacht in erster Linie die Rechnungsstellung und die gesamte Auftragsabwicklung. Daher gehören zu den wichtigsten Aufgaben, die Sie damit erledigen können, unter anderem folgende:
Erstellen von Angeboten und Auftragsbestätigungen
Rechnungen schreiben
Auftragsverwaltung
Lieferscheine erstellen und drucken
Kunden, Lieferanten und Artikel übersichtlich verwalten
Wie schreibe ich Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm?
Wie schreibe ich Rechnungen mit einem Rechnungs- programm?
Eine Rechnungssoftware verfügt in aller Regel nicht nur über entsprechende Musterdokumente und Vorlagen, sondern sie bietet darüber hinaus viele weitere praktische Funktionen, welche Sie bei Ihren Aufgaben in der Fakturierung optimal unterstützen:
Sie automatisieren viele Prozesse in der Fakturierung – zum Beispiel das Vergeben einer fortlaufenden Rechnungsnummer oder die Berechnung der Umsatzsteuer.
Sie müssen Informationen und Angaben zu Kunden nur ein einziges Mal anlegen. Anschließend ziehen Sie diese jederzeit mit nur einem Mausklick aus der Datenbank, um Belege zu erstellen, wie z. B. Rechnungen oder Angebote.
Sie werden an offene PostenOffene Posten sind Forderungen bzw. Verbindlichkeiten in der Buchführung, die noch nicht beglichen wurde. Hierzu zählen z.B. unbezahlte Kundenrechnungen (Debitoren) oder Lieferantenrechnungen (Kreditoren). Sobald eine Rechnung bezahlt wurde, ist ein offener Posten ausgeglichen. erinnert, die von Kunden binnen eines bestimmten Zeitraums noch nicht bezahlt wurden, und können mit wenigen Klicks Mahnungen auf Basis Ihrer offenen Rechnungen erstellen.
Sie profitieren von praktischen Kontrollfunktionen, mit deren Hilfe sichergestellt ist, dass Ihre Rechnungen sämtliche Pflichtangaben enthalten und rechtssicher sind.
Diese Vorteile bietet Ihnen eine Faktura-Software von Lexware
Grundsätzlich gilt: Kein Unternehmen kommt darum herum, regelmäßig Rechnungen zu schreiben. Das gilt für Freiberufler und Kleinunternehmer genauso wie für mittelständische Unternehmen.
Damit Ihnen diese Aufgabe schnell und rechtssicher von der Hand geht, haben wir Software-Lösungen entwickelt, die Ihnen genau das ermöglichen.
Dank unserer Rechnungsprogramme schreiben Sie Ihre Rechnungen nicht nur einfach und schnell, Sie erfüllen auch alle Vorgaben des Gesetzgebers. Mehr noch: Sie verschlanken ganze Arbeitsprozesse, sodass Sie jede Menge Zeit einsparen. Die komplette Auftragsabwicklung ist also mit nur wenigen Klicks vom Tisch. Sie können Ihre Rechnungen damit direkt aus dem Programm heraus entweder per E-Mail versenden oder für den Postversand fertig machen.
Die hohe Anwenderfreundlichkeit der Lexware Produkte sorgt dafür, dass Sie sich im Handumdrehen zurechtfinden. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Zugleich leisten Sie mit unseren Programmen für die Auftragsbearbeitung und zum Rechnungen schreiben bereits wertvolle Vorarbeit für die Finanzbuchhaltung.
Unsere Programme zum Rechnungen schreiben bieten Ihnen also folgende Vorteile:
Sie sparen Zeit: Angebote, Rechnungen und Lieferscheine schreiben Sie dank automatisierter Arbeitsabläufe im Nu. Zum Beispiel sind Kundendaten nach einmaligem Anlegen automatisch in allen Auftragsarten verfügbar.
Sie behalten den Überblick: Durch die übersichtliche Artikel- und Kundenverwaltung rufen Sie wichtige Daten per Mausklick auf. Zahlreiche Auswertungen ermöglichen es Ihnen, strategische Entscheidungen auf Basis von aktuellen Daten zu treffen.
Sie sind völlig flexibel: Mit der Cloud-Lösung lexoffice arbeiten Sie jederzeit von unterwegs und können Aufträge direkt bei einem Kundentermin ins System eingeben. Mit Lexware faktura+auftrag können Sie dank eines integrierten Cloud-Services Artikel- und Kundendaten auch mobil direkt einsehen und bearbeiten.
Die wichtigsten Funktionen unserer Rechnungssoftware auf einen Blick
Für die Fakturierung in Ihrem Unternehmen benötigen Sie eine Software, die Sie bei der gesamten Rechnungsstellung sowie der Auftragsbearbeitung und Auftragsverwaltung unterstützt. Zu ihren wichtigsten Funktionen gehören unter anderem:
Komplette Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung
Kunden- und Lieferantenverwaltung
Artikel- und Warengruppenverwaltung
Bestellwesen inkl. Lagerhaltung und Inventur
Die Lösungen von Lexware und lexoffice bieten darüber hinaus weitere praktische Features, wie beispielsweise:
Dreistufiges Mahnwesen
Integriertes Online-Banking
Datenaustausch mit der Steuerfachkraft
Mobiles Arbeiten
Unsere Rechnungsprogramme im Vergleich
Unsere Rechnungs- programme im Vergleich
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir unsere Rechnungssoftware für Sie verglichen: die Desktop-Lösung Lexware faktura+auftrag und die Cloud-Lösung lexoffice. Nutzen Sie den übersichtlichen Vergleich, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
lexoffice M
Lexware faktura+auftrag
Auftragsbearbeitung & Rechnungsstellung
Kunden & Lieferanten verwalten
Artikel- Warengruppenverwaltung
Bestellwesen inkl. Lagerhaltung & Inventur
Mahnwesen & Zahlungserinnerungen
Kennzahlenübersicht
Integriertes Online-Banking
Datenaustausch mit der Steuerfachkraft
Zusatzfunktionen für die Auftragsverwaltung (z.B. DATANORM-Module)
Welche Sonderregelungen gelten für Kleinbetragsrechnungen?
Unter Kleinbetragsrechnungen versteht man Rechnungen über maximal 250 Euro brutto. Sie müssen weniger Angaben enthalten als „normale“ Rechnungen. Das erleichtert zum einen Ihnen die Rechnungsstellung, zum anderen Ihren Kunden den Vorsteuerabzug.
Zu den Pflichtangaben auf Kleinbetragsrechnungen zählen:
Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Datum der Rechnungsstellung
Art und Umfang der gelieferten Ware bzw. erbrachten Leistung
Bruttopreis / Honorar (inkl. ggf. Mehrwertsteuer in % – je nachdem, ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird oder nicht
Mehrwertsteuersatz; alternativ Hinweis auf die Steuerbefreiung (Kleinunternehmer)
Die vereinfachte Rechnungsstellung für Kleinbeträge ist allerdings kein Muss. Ihnen steht es frei, auch für Kleinbeträge herkömmliche Rechnungen mit allen gesetzlichen Pflichtangaben zu schreiben.
Wann besteht keine Pflicht zur Rechnungsstellung?
Von der Pflicht zur Rechnungsstellung ausgenommen sind Leistungen, die steuerfrei bleiben. Das gilt zum Beispiel für Geschäfte mit Privatkunden. Hier gibt es keine Rechnungspflicht. Für einen Lebensmitteleinkauf im Supermarkt bekommt man deshalb an der Kasse in der Regel auch keine Rechnung, sondern stattdessen eine Quittung ausgestellt. Diese dient als Nachweis der erbrachten Leistung.
Welche Regeln gelten für elektronische Rechnungen?
Sie haben die Möglichkeit, jede Ihrer Rechnungen in einem elektronischen Format zu erstellen und zu versenden. Unter einer elektronischen Rechnung (kurz E-Rechnung) versteht man grundsätzlich maschinenlesbare Dokumente. Damit die Maschinelesbarkeit gewährleistet ist, müssen Sie in Ihren E-Rechnungen einen Code hinterlegen, welcher später entsprechend von einer Software ausgelesen werden kann. Eine digitale Signatur ist für E-Rechnungen nicht mehr notwendig. Optimale Unterstützung hierbei bietet Ihnen beispielsweise Lexware eRechnung.
Kann ich mit der Rechnungssoftware von Lexware auch Waren- und Preisgruppen anlegen?
Für komplexere Vorgänge, wie z. B. das Anlegen von Preis-, Waren- und Rabattgruppen, empfehlen wir Ihnen Lexware faktura+auftrag. Die Lösung bietet Ihnen folgende Vorteile:
Ihnen stehen umfangreichere Verwaltungsmöglichkeiten für Ihre Dienstleistungen und Waren zur Verfügung.
Sie profitieren von zusätzlichen Funktionen für die erweiterte Verwaltung von Lieferanten und Kunden. Zum Beispiel können Sie kundenspezifische Preise anlegen und Sperrfunktionen bei Überschreitung von Kreditlimits einrichten.
Mit dem Programm lassen sich darüber hinaus wichtige Stammdaten für folgende Bereiche schnell und übersichtlich zusammenstellen:
Kundenverwaltung
Auftragsabwicklung
Warenwirtschaft
So haben Sie immer alle relevanten Daten parat, die Sie für einen Kundenauftrag oder für Warenbestellungen benötigen. Haben Sie Ihre Artikelstammdaten und Kundenangaben einmal erfasst, sind diese automatisch in allen Auftragsarten der Rechnungssoftware verfügbar. So sind Sie in der Lage, wiederkehrende Rechnungen und Aufträge im Handumdrehen zu erstellen.
Kann ich die Rechnungssoftware auch mit meinem Tablet bzw. Smartphone nutzen?
Bei Lexware faktura+auftrag handelt es sich um eine Desktop-Lösung mit integriertem Cloud-Service (Lexware mobile). Das heißt, Sie können auch von unterwegs auf wichtige Daten zugreifen sowie Daten erfassen und bearbeiten. Dazu gehören beispielweise:
Kundendaten
Lieferantendaten
Artikeldaten
Belegdaten
Auswertungen
Das funktioniert mit allen internetfähigen mobilen Endgeräten, wie z. B. Laptop, Smartphone oder Tablet.
Wenn Sie permanent von unterwegs arbeiten wollen oder müssen, ist unsere Cloud-Lösung lexoffice optimal für Sie. Denn damit können Sie Ihre Angebote, Rechnungen etc. bequem online – also auch von unterwegs – schreiben. Das Wichtigste: Datenschutz und Datensicherheit bleiben dabei jederzeit gewahrt.
Kann ich mit der Software auch Auswertungen wie eine BWA erstellen?
Unsere Rechnungssoftware Lexware faktura+auftrag enthält ein Business Cockpit mit Kennzahlenübersicht und über 100 verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten, wie z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA). In Sekunden rufen Sie wichtige Informationen auf, wie beispielsweise eine Übersicht, mit welchen Kunden Sie den meisten Umsatz machen oder welche Artikel sich am besten verkaufen. So behalten Sie dank Rechnungsprogramm jederzeit den perfekten Überblick über Einnahmen, Außenstände und Auftragslage.
Auch das Dashboard der Cloud-Lösung lexoffice hilft Ihnen, die wichtigsten Unternehmenszahlen auf einen Blick zu erfassen. Auf diese Weise geraten offene Rechnungen oder überfällige Angebote nicht in Vergessenheit. Jedoch haben Sie im Online-Rechnungsprogramm lexoffice insgesamt weniger Auswertungsmöglichkeiten als in Lexware faktura+auftrag.
Unterstützt die Rechnungssoftware von Lexware auch Online-Banking?
Im Zuge der Digitalisierung ist es wichtig, eine Software zu nutzen, mit der Online-Banking möglich ist. Deshalb bieten sowohl Lexware faktura+auftrag als auch lexoffice ein sicheres Online-Banking. Dadurch können Sie alle wichtigen Banking-Funktionen wie Lastschriften, Überweisungen oder andere Transaktionen direkt im Rechnungsprogramm ausführen. Ein Komfort, auf den Sie nicht mehr verzichten wollen.
Kann ich die Software unverbindlich testen?
Ja, Sie haben die Möglichkeit, unsere Rechnungssoftware 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren zu testen. So können Sie sichergehen, dass das gewählte Programm den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und Ihren persönlichen Ansprüchen an eine Rechnungs- und Auftragsbearbeitungssoftware gerecht wird.
Sollten Sie nach Ablauf der 30-Tage-Frist nicht von unserem Programm für die Rechnungsstellung überzeugt sein, können Sie die weitere Nutzung ohne Angabe von Gründen ganz einfach beenden.
Noch unschlüssig? Mit unserem Kaufratgeber finden Sie schnell und einfach zum passenden Produkt!
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Noch unschlüssig? Wir helfen weiter!
Sie sind noch unsicher, welche Lösung ideal zu Ihnen passt? Kein Problem! Unser Kaufratgeber ermittelt anhand weniger Fragen die passende Software-Lösung für Sie. Probieren Sie es einfach aus!
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