Die gesamte Warenwirtschaft effizient steuern – mit einer modernen Software

Definition Warenwirtschaft

Unter einer Warenwirtschaft (Abkürzung: WaWi) bzw. einem Warenwirtschaftssystem (Abkürzung: WWS) versteht man grundsätzlich eine Software-Lösung, die dazu dient, alle Waren- und Materialströme innerhalb eines Unternehmens sowie seiner Kunden und Lieferanten zu planen und zu steuern. Folgende Bereiche gehören zu den zentralen Bestandteilen der Warenwirtschaft:

• Einkauf
• Verkauf
• Wareneingang
• Warenausgang
• Lager

Aufgaben der Warenwirtschaft in Unternehmen

Die Warenwirtschaft bildet den kompletten Warenfluss im Geschäftsprozess eines Unternehmens ab. In erster Linie ist es ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass alle zur Herstellung des Endproduktes benötigten Waren und Materialien in ausreichender Menge verfügbar sind.

Zu den weiteren wichtigen Teilaufgaben der Warenwirtschaft gehören:

• Organisation des Wareneingangs und -ausgangs
• Steuerung des Warenvertriebs und -versands
• Verwaltung der Warenlagerung

Dementsprechend umfasst die Warenwirtschaft den gesamten Prozess der betrieblichen Leistungserstellung von der Beschaffung bis zum Absatz. Mit einer Softwarelösung für die Warenwirtschaft können Sie diese Prozesse auch automatisieren. So sparen Sie viel Zeit und haben Ihre Prozesse immer perfekt im Blick. Informieren Sie sich jetzt über unsere Lösungen und deren Vorteile.

Ziele der Warenwirtschaft

Das Ziel der Warenwirtschaft ist es, alle Waren und Materialien, die im Rahmen einer Leistungserstellung benötigt werden, zur Verfügung zu stellen – und zwar:

• in der erforderlichen Menge und Qualität
• am richtigen Ort
• zu möglichst geringen Kosten

Ein wichtiger Teilbereich der Warenwirtschaft ist die Steuerung der Lagerhaltung. Hier verfolgt sie das Ziel, das in Lagern gebundene Kapital möglichst gering zu halten, ohne hierbei die notwendige Verfügbarkeit von Waren zu gefährden.

Unterschied zwischen ERP und einem Warenwirtschaftssystem

Häufig werden die Begriffe „Warenwirtschaftssystem“ und „ERP-System“ synonym verwendet. ERP bedeutet dabei Enterprise Resource Planning (was übersetzt so viel wie Ressourcenplanung innerhalb eines Unternehmens bedeutet). Die Grenzen zwischen beiden Varianten sind allerdings nicht eindeutig.

Zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP-System gibt es einige Unterschiede. Es geht beim Enterprise Resource Planning nämlich nicht nur um die Waren- bzw. Materialwirtschaft, sondern um alle betrieblichen Ressourcen. Das bedeutet, ein ERP-System beinhaltet gegenüber einem WWS zusätzliche Funktionen, mit denen Unternehmen jegliche Geschäftsbereiche steuern können. Hierzu zählen neben der Warenwirtschaft unter anderem:

• Finanzbuchhaltung
• Controlling
• Projektmanagement
• E-Commerce
• Marketing
• Vertrieb
• CRM

Genau genommen ist die Warenwirtschaft also zwar ein Teil eines ERP-Systems, wobei dieses allerdings wesentlich umfassender ist als ein Warenwirtschaftssystem.

Vorteile von Warenwirtschaftssystemen

Eine effiziente Warenwirtschaft spielt für viele Unternehmen eine wichtige Rolle im Firmenalltag. Denn: Sie dient dazu, sämtliche Warenströme des Betriebs effizient zu organisieren und abzubilden. Meist geschieht die Abbildung dieser Prozesse innerhalb eines Warenwirtschaftssystems wie Lexware warenwirtschaft. Ein modernes Programm unterstützt Unternehmen dabei, folgende Teilbereiche der Warenwirtschaft zu erfassen und zu verwalten:

• Wareneingang und -ausgang
• Bestellwesen und Einkauf
• Lagerhaltung
• Inventur
• Artikel- und Warengruppenverwaltung
• Kunden- und Lieferantenverwaltung
• Rechnungsstellung

Durch den Einsatz einer digitalen Warenwirtschaft in Form eines entsprechenden Programms profitieren Sie von diesen entscheidenden Vorteilen:

• Sie sparen Zeit: Durch eine geeignete Warenwirtschaft straffen Sie Geschäftsprozesse in der Lager-, Material- und Warenwirtschaft.
• Sie optimieren und automatisieren Arbeitsabläufe: Mit einer modernen Software-Lösung sind alle Prozesse einfach und klar strukturiert. Sie haben die Möglichkeit, im Programm regelmäßige Abläufe zu hinterlegen. So profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter von einem leichteren Informationshandling.
• Sie rufen Daten in Echtzeit ab: Da alle wichtigen Daten in einem zentralen System gespeichert sind, funktionieren Datenübertragungen reibungslos. Alle nutzen die gleichen Daten und können darauf jederzeit per Mausklick zugreifen – das gilt auch für Kunden- und Lieferantendaten.
• Sie haben die Finanzen perfekt im Blick: Mit einer Warenwirtschaftssoftware können Sie Daten in Echtzeit auswerten und Ressourcen so effektiver planen. Betriebswirtschaftliche Auswertungsmöglichkeiten liefern zudem die Basis für strategische Entscheidungen und gezielte Maßnahmen zur Steigerung Ihres Unternehmenserfolgs.

Funktionen von Warenwirtschaftsprogrammen

Der Leistungsumfang von elektronischen Warenwirtschaftssystemen kann unterschiedlich sein. In der Regel besitzen sie aber folgende Basis-Funktionen:

Viele Warenwirtschaftsprogramme verfügen darüber hinaus noch über einige Zusatz-Features. Hierzu zählen unter anderem:

• Mitarbeiter-Verwaltung (Stammdaten, Zeiterfassung)
• Kassenanbindung
• Schnittstellen zu Drittsystemen (Buchhaltung, Marktplätze etc.)
• E-Commerce-Schnittstellen
• Provisionsabrechnung
• Projektverwaltung

Wer benötigt eine Warenwirtschaftssoftware?

Warenwirtschaftssysteme bieten Unternehmern grundsätzlich eine Menge Mehrwert, da sie eine Vielzahl wichtiger Geschäftsprozesse unterstützen und einen hohen Automatisierungsgrad ermöglichen. Insbesondere in Handelsunternehmen sind Transparenz und Zeitersparnis heutzutage essentielle Faktoren. Ein WWS kann eine zeitsparende Lagerhaltung und reibungslose Abwicklung von Bestellungen für Kunden und Lieferanten gewährleisten. Wenn auch Sie möchten, dass die Lagerverwaltung und das Rechnungswesen in Ihrem Betrieb so effizient wie möglich ablaufen, sollten Sie also in jedem Fall über die Anschaffung einer moderne Warenwirtschaft nachdenken. Sie sichern sich damit wertvolle Unterstützung bei einer Vielzahl Ihrer Geschäftsprozesse und tragen damit maßgeblich zu Ihrem Unternehmenserfolg bei. Weitere Vorteile und Funktionen der Warenwirtschaft-Lösungen finden Sie in unserem Shop-Ratgeber.

Warenwirtschaftssoftware im E-Commerce

Zahlreiche Online-Händler nutzen verschiedene Kanäle und Märkte, um Umsätze zu generieren. Wer Produkte auf Ebay, Amazon oder über ein anderes Onlineshop-System anbietet, benötigt eine zentrale Warenwirtschaft, welche sich mit all diesen Kanälen verknüpfen lässt und somit stets eine optimale Übersicht über alle Verkaufsplattformen hinweg bietet. Gerade im Onlinehandel unterstützt Sie ein effizientes Warenwirtschaftssystem dabei, alle E-Commerce-Daten an einer zentralen Stelle zu verwalten und von dort aus über verschiedene Schnittstellen auf die unterschiedlichen Online-Verkaufskanäle auszuleiten. Erfahren Sie im Lexware Digi-Hub noch mehr zum Thema E-Commerce.

Lexware-Software für die Warenwirtschaft

Unsere Warenwirtschaftssysteme sind speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Kleinunternehmen und mittleren Betrieben zugeschnitten und bieten alle Funktionen, die Sie optimal bei der Auftragsverwaltung, Lager- und Materialwirtschaft sowie der Disposition unterstützen. Hier einige Beispiele:

• Auftragsschnellerfassung und -bearbeitung
• Rechnungsstellung (Faktura)
• Lieferanten- und Kundenverwaltung
• Artikel- und Warengruppenverwaltung
• Bestellwesen und Lagerverwaltung mit Inventur
• Integriertes Mahnwesen
• Online-Banking

Zudem sind unsere Programm-Lösungen dazu imstande, alle wichtigen Kenndaten Ihres Unternehmens zu erfassen und zu verwalten. Damit Sie Ihre Daten bequem und sicher übermitteln können, stellt Ihnen die Software auch die passenden Schnittstellen für den Datenexport an die Finanzbuchhaltung, Ihren Steuerberater oder andere Logistikbetriebe bzw. Lieferanten bereit. Ebenfalls enthalten ist eine Schnittstelle zu den gängigen Microsoft Office®-Produkten.

Rechtlich sicher arbeiten: Dank GoBD-Testat

Das GoBD-Testat einer unabhängigen Prüfung bescheinigt, dass Sie mit unseren Software-Lösungen für die Warenwirtschaft rechtskonform arbeiten. Das bedeutet Sie sind mit unseren Warenwirtschaftssystemen rechtlich auf der sicheren Seite und erledigen ihre Aufgaben gesetzlich korrekt und gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen.

Unsere Warenwirtschaftssysteme im Vergleich

Im folgenden Vergleich haben wir unsere beiden Produkt-Reihen für die Warenwirtschaft gegenübergestellt, um Ihnen einen Eindruck über ihren Leistungsumfang zu geben und ihre Unterschiede herauszustellen. Je nachdem, wie umfangreich die Aufgaben der Warenwirtschaft in Ihrem Betrieb ausfallen bieten Ihnen Lexware warenwirtschaft pro und Lexware warenwirtschaft premium unterschiedliche Vorteile.

	Lexware warenwirtschaft pro	Lexware warenwirtschaft premium
Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung und Projektverwaltung
Kunden-, Artikel- und Lieferantendaten verwalten
Bestellwesen und Lagerverwaltung inklusive Inventur
Artikel- und Warengruppen-verwaltung
3-stufiges Mahnwesen mit Verzugszinsen-berechnung
betriebs-wirtschaftliche Auswertungen
Komfortable Auftragserfassung an Privatkund:innen innerhalb der EU nach dem One-Stop-Shop Verfahren
Serien- und Chargennummern-verwaltung
Mehrlagerfähigkeit
Kassenbuchmodul
Mehrplatzfähigkeit	3 Arbeitsplätze	5 Arbeitsplätze
Mobil arbeiten
	Zur pro-Variante	Zur premium-Variante

Auswahl und Einführung eines Warenwirtschaftssystems

Bei der Auswahl einer Warenwirtschaft gibt es mehrere Punkte, auf die Sie achten sollten:

• Modularer Aufbau: Erstellen Sie im Vorfeld am besten eine Liste mit allen Funktionen, die Ihre Warenwirtschaft abdecken soll. Ihr neues Programm sollte alle wichtigen Kernfunktionen besitzen, gleichzeitig aber nicht zu viele Tools beinhalten, die Ihre Prozesse unnötig verlangsamen oder verkomplizieren. Von Vorteil ist eine modular aufgebaute Warenwirtschaft. So ist sichergestellt, dass Sie die Lösung passgenau auch auf die zukünftigen Anforderungen in Ihrem Unternehmen zusammenstellen können.
• Integrierbarkeit: Sie oder Ihre Lieferanten setzen spezifische Anwendungen ein, die Ihre Wawi nicht abdecken kann? Dann sollten Sie auf eine Software-Lösung setzen, die dazu in der Lage ist, diese Tools entsprechend zu integrieren bzw. sie sollte entsprechende Schnittstellen besitzen, um andere Systeme anzubinden. Nur so ist ein reibungsloser Datenaustauch gewährleistet.
• Zukunftssicherheit: Setzen Sie bei der Auswahl Ihrer Warenwirtschaft auf ein System eines etablierten Anbieters oder einer Anbieterin, welche:r die Software stetig weiterentwickelt und diese regelmäßig an geänderte Anforderungen der Digitalisierung anpasst. Regelmäßige Updates sollten sicherstellen, dass Ihr Programm immer auf dem neusten Stand aktueller Gesetzesänderungen arbeitet.
• Support: Ihr Software-Anbieter sollte Ihnen bei Fragen zur Bedienung Ihres WWS stets kompetent zur Seite stehen. Nur wenn alle Nutzer:innen die Lösung korrekt und sicher bedienen können, ist sie dazu in der Lage, die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen bestmöglich zu optimieren. Ebenfalls nicht verkehrt sind zusätzliche Schulungsangebote Ihres Anbieters oder Ihrer Anbieterin in Form von Video-Tutorial, Webinaren oder Hilfetexten.
• Kosten: Achten Sie darauf, dass das Preis-/Leistungsverhältnis Ihrer neuen Warenwirtschaft stimmt. Kalkulieren Sie neben den Anschaffungskosten bzw. monatlich anfallenden Miet- oder Leasingkosten für eine Warenwirtschaftssoftware ebenfalls mögliche zusätzliche finanzielle Aufwendungen für Updates, Pflege und Wartung Ihres Programms mit ein.

Für welche Unternehmen sind unsere Lösungen für die Warenwirtschaft optimal geeignet?

Vor allem aus Betrieben der Handels- und Logistikbranche sind Warenwirtschaftssysteme heutzutage kaum noch wegzudenken. Die Warenwirtschaftssysteme von Lexware richten sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Aber auch Existenzgründer und Start-ups können von den vielen praktischen Funktionen und Werkzeugen unserer Warenwirtschaftssysteme profitieren – so zum Beispiel von den betriebswirtschaftlichen Auswertungsmöglichkeiten. Diese helfen Ihnen dabei, die finanzielle Situation Ihrer Firma immer genau im Blick zu behalten. In unseren Software-Lösungen sind sämtliche Basis-Funktionen für eine effiziente Warenwirtschaft in Ihrem Betrieb vorhanden.

FAQ rund um die Warenwirtschaftslösungen von Lexware

Wann brauche ich in meinem Unternehmen eine neue Warenwirtschaft?

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre aktuelle Warenwirtschaft den Anforderungen Ihres Unternehmens nach wie vor gerecht wird und Ihre Aufgaben nicht mehr in vollem Maße unterstützt? Um herauszufinden, ob Ihr aktuelles System Ihre Arbeit behindert, stellen Sie sich am besten folgende Fragen:

• Laufen Prozesse in der Warenwirtschaft verlangsamt?
• Fehlen aktuell relevante Module und Funktionen?
• Kostet das bisherige System zu viel?

Sofern Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit Ja beantworten können oder wenn Sie merken, dass Ihr momentanes Warenwirtschaftssystem den komplexer werdenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen nicht mehr gewachsen ist, sollten Sie einen Wechsel auf eine moderne Warenwirtschaftssystem von Lexware in Erwägung ziehen.

Was kostet eine Warenwirtschaft?

Wie viel ein Warenwirtschaftssystem kostet, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

1. Betriebsgröße
2. Anforderungen des Unternehmens

Aus diesem Grund lässt sich diese Frage auch nicht pauschal beantworten. Hinzu kommt, dass die Preise von Anbieter zu Anbieter variieren – manche von ihnen bieten Mietmodelle an, während man eine entsprechende Software-Lösung bei anderen per Einmalzahlung erwirbt. Die Produkte von Lexware folgen dem monatlichen Mietmodell. Sie erhalten unsere Warenwirtschaftsprogramme schon ab 39,90 Euro netto monatlich.

Kann ich mein Warenwirtschaftssystem abschreiben?

Ja, Sie können Ihre Warenwirtschaft von Lexware grundsätzlich abschreiben. Da unsere Server-Lösungen für mehrere Arbeitsplätzen nutzbar sind, zählen sie zu den immateriellen Wirtschaftsgütern und fallen unter die Regelung der Abschreibung für Abnutzung (AfAMit der Abkürzung AfA ist die sog. Abschreibung für Abnutzung gemeint. Unternehmen haben damit die Möglichkeit, den Werteverlust einer Anschaffung (z.B. Firmenwagen oder Software) betriebswirtschaftlich gesehen auf mehrere Jahre zu verteilen. Damit reduzieren sie die Steuern, welche sie für den Gewinn an das Finanzamt abführen müssen.).