Kontierung schnell & zuverlässig durchführen.

Ein Kontierungsstempel wird in der vorbereitenden Buchhaltung benötigt, um die Vorkontierung möglichst effizient zu gestalten. In ihm lassen sich diese Infos finden:

• Belegnummer
• Soll-Konto
• Haben-Konto
• Buchungsdatum
• Bemerkungen
• Bearbeitende Person

Wenn du deine Buchhaltung mithilfe einer modernen Buchhaltungssoftware erledigst, benötigst du in der Regel keinen Kontierungsstempel zum Vorkontieren. Die Informationen, die ohne Buchhaltungssoftware im Stempel vermerkt sind, werden automatisiert von der Software generiert beziehungsweise verarbeitet.

Nach dem Belegprinzip muss jede Buchung mit einem Beleg erfolgen. Diese Angaben dürfen nicht fehlen:

• Rechnungsbetrag
• Art und Menge des Einkaufs
• Wert
• Einkaufsdatum
• Kontonummer
• Unterschrift der berechtigten Person

Kontierung hat zwar eine wichtige Bedeutung in der Buchhaltung, grundsätzlich gibt es jedoch keine gesetzliche Pflicht dazu. Somit sind keine Buchungen explizit kontierungspflichtig. Wichtig ist lediglich, dass sich der Weg vom Buchungsbeleg bis zum Buchhaltungskonto schnell und problemlos für Dritte nachverfolgen lässt.

Die Kontierung von Belegen erfolgt in drei Schritten:

Schritt 1: Die Vorbereitung der Belege

Hierbei müssen die entsprechenden Belege mit Eingangs- und Datumsstempel versehen werden. Werden die Belege komplett digital verarbeitet, wird das übersprungen. Eine Software speichert die entsprechenden Informationen in diesem Fall automatisch.

Die Belege werden in sogenannten Buchungskreisen sortiert. Das ist die Voraussetzung für eine Sammelbuchung. Dabei ist es auch wichtig, Zusatzinformationen zu vermerken. Die Vorkontierung und die Kontierung werden in der Regel von unterschiedlichen Personen erledigt. Deshalb müssen alle Informationen auch für die spätere Kontierung zur Verfügung stehen.

Auf dem Beleg wird deshalb beispielsweise die entsprechende Kostenstelle notiert. Es ist übrigens erlaubt, auf Belegen und Rechnungen Notizen und Vermerke zu hinterlassen. Die Belege oder Rechnungen dürfen dadurch nur nicht in ihrem Inhalt verändert werden.

Sobald die Belege sortiert sind, werden die Rechnungen geprüft. Dadurch ist der Vorsteuerabzug rechtlich gesichert. Bei falschen oder unvollständigen Rechnungen kann es passieren, dass der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird.

Wenn alles korrekt geprüft und sortiert wurde, folgt der nächste Schritt.

Schritt 2: Die Kontierung und Buchung der Belege

Die tatsächliche Kontierung und Buchung der Belege sind Aufgabe der Buchhaltung. Am Anfang steht die Entscheidung über die Konten, auf die die Belege gebucht werden sollen. Die Buchung erfolgt über die Buchungssätze – einer geht immer von einem Konto auf ein anderes. Grundlage dafür ist ein unternehmensinterner Kontenplan, der auf einem standardisierten Kontenrahmen basiert. Er sorgt für eine einheitliche und nachvollziehbare Zuordnung aller Buchungsvorgänge – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. So können Buchungssätze systematisch erstellt und Belege korrekt kontiert werden.

Ein simples Beispiel wäre, wenn du ein Produkt für 10,00 Euro in deinem Geschäft verkaufst. Die 10,00 Euro gehen direkt in die Kasse und entsprechend auf das Konto für den Kassenbestand. Der Betrag ist immer eine Forderung.

Der Buchungssatz lautet also:

Forderungen 10,00 Euro an Kasse 10,00 Euro

So werden alle Belege gebucht.

In der Regel werden die Kontierung und Buchung mittlerweile digital und automatisch vorgenommen. Eine manuelle Erstellung von Buchungssätzen ist nur noch in seltenen Fällen notwendig.

Schritt 3: Die Ablage und Archivierung von Belegen

Für alle Belege und Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren. Dementsprechend müssen die Belege und Rechnungen sorgfältig abgelegt und archiviert werden. Dabei hilft eine klare Kontierung anhand eines unternehmensinternen Kontenplans, der eine einheitliche Zuordnung und Strukturierung ermöglicht. So wird nicht nur die Buchführung effizienter, sondern auch die spätere Ablage und Wiederauffindbarkeit der Belege erleichtert.

Das kannst du auch digital erledigen. Es ist nicht zwingend nötig, alle Rechnungen und Belege in Ordnern aufzubewahren. Beachte jedoch, dass ein digitales Archiv die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einhalten muss.

Es gibt interne und externe Belege. Die internen Belege sind Eigenbelege, wie beispielsweise Ausgangsrechnungen oder Gehaltslisten. Die externen Belege sind Fremdbelege, die außerhalb des Unternehmens entstehen.

Außerdem gibt es noch die Notbelege. Dabei handelt es sich um Belege, die nur im Notfall als Ersatz für einen Fremdbeleg ausgestellt werden. Sie werden demnach als Fremdbelege behandelt.

Die Buchhaltung ist dafür zuständig, alle Belege fortlaufend zu nummerieren und diese nach Belegart zu sortieren.

Es ist ganz einfach, ein neues Buchungsjahr in Lexware buchhaltung anzulegen. Klicke dafür im oberen Rand-Menü auf den Reiter „Datei“ und wähle „Jahreswechsel“ aus. Wähle nun im unteren Block „Buchungsjahr 2025 anlegen“. Du kannst immer das nächste Jahr zu deinem aktuellen Buchungsjahr anlegen. Hast du 2025 beispielsweise bereits angelegt, kannst du als nächstes 2026 anlegen. Es öffnet sich ein Fenster. Dieses musst du bestätigen. Nun ist das neue Jahr angelegt. Um Belege im neuen Buchungsjahr zu erfassen, musst du ebenfalls im unteren Block auf den Button „Ins Buchungsjahr 2025 wechseln“ klicken. Buche nun wie gewohnt im neu angelegten Jahr. Hast du mehrere Buchungsjahre angelegt, kannst du über die Jahresauswahl auf der Startseite zwischen den verschiedenen Jahren wechseln.