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Steuertipps zum Firmenwagen bei Einzelunternehmern

Steuertipps zum Firmenwagen bei Einzelunternehmern

  • Den Firmenwagen steuerlich richtig absetzen 
  • Abschreibung, Privatnutzung und mehr 
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E-Book: Steuerliche Besonderheiten zum Firmenwagen

E-Book: Steuerliche Besonderheiten zum Firmenwagen
 
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17 Seiten | A4 Druckformat | 1,8 MB
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Einzelunternehmer, die sich für den Kauf eines Firmenwagens entscheiden, müssen zahlreiche steuerliche Pflichten beachten, haben aber auch die eine oder andere Möglichkeit, gezielt Steuern zu sparen. Im Fokus steht beim Firmen- bzw. Dienstwagen die Besteuerung der Privatfahrten. Sie können es sich hier einfach machen und den zu versteuernden Privatanteil nach einer Pauschalmethode, der sogenannten Ein-Prozent-Regelung, ermitteln. Oder Sie setzen auf Disziplin und führen ein Fahrtenbuch. In den folgenden Passagen verraten wir Ihnen, welche Besonderheiten diese beiden Methoden haben und wann sich welche Methode für Sie als Einzelunternehmer anbietet.

Hinweis: Die Fahrtenbuch-Lösung hat für Sie als Arbeitgeber den Vorteil, dass Sie jeden gefahrenen Kilometer per Software erfassen und abrechnen können. Ein Fahrtenbuch ist zum Beispiel bei Lexware financial office premium und bei Lexware reisekosten – der intelligenten Software-Lösung für Ihre Reisekostenabrechnung – integriert. Übrigens: Im Lexware Shop finden Sie viele weitere leistungsstarke Produkte, etwa für Buchhaltung, Lohn & Gehalt und Warenwirtschaft.

Wir zeigen Ihnen aber auch, dass ein Dienstwagen nicht immer die erste Wahl sein muss. Bei Einhaltung einiger Voraussetzungen winkt selbst bei Benutzung eines Privat-Pkws für betriebliche Fahrten ein Betriebsausgabenabzug und mit ein wenig Überzeugungskraft sogar ein Vorsteuerabzug.

Lesen Sie in unserem kostenlosen E-Book alles, was Sie zum Thema „Firmenwagen“ wissen müssen.

Firmenwagen oder besser Privat-Pkw nutzen?

Planen Sie als Einzelunternehmer den Erwerb eines Autos, das sowohl privat als auch betrieblich genutzt werden soll, haben Sie steuerlich die Qual der Wahl. Behandeln Sie es als Privatfahrzeug oder als Dienstwagen? Die Entscheidung können Sie immer dann treffen, wenn der Pkw voraussichtlich maximal bis zu 50% betrieblich genutzt wird. Bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50% wird der Pkw automatisch zum Betriebsvermögen.

Betriebliche Nutzung Zuordnungswahlrecht Vermögensart
mehr als 50% kein Wahlrecht zwingend Betriebsvermögen
10% bis 50% Wahlrecht Betriebsvermögen oder Privatvermögen
unter 10% kein Wahlrecht zwingend Privatvermögen

Wird ein Privat-Pkw zu betrieblichen Fahrten verwendet, können Sie die dabei entstandenen Kosten nach den beiden folgenden Methoden ermitteln und als Betriebsausgaben geltend machen:

Autos

  • Methode 1: Sie ziehen für betriebliche Fahrten pauschal 30 Cent je gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe vom Gewinn ab. Sie müssen nur aufzeichnen, an welchen Tagen Sie aus welchen betrieblichen Gründen wie viele Kilometer gefahren sind. Neben diesen 30 Cent pro Kilometer dürfen außer Unfallkosten auf einer betrieblichen Fahrt keine weiteren Pkw-Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

  • Methode 2: Sie führen ein Fahrtenbuch und halten alle Ausgaben im Zusammenhang mit Ihrem Privat-Pkw fest. Als Betriebsausgabe abziehbar ist der prozentual ermittelte Teil der Kosten anhand der Aufzeichnungen im Fahrtenbuch.

Investitionsabzugsbetrag bei Kaufplanung

Wollen Sie einen Pkw kaufen, der dem Betriebsvermögen zugeordnet werden soll, können Sie möglicherweise schon im Jahr der Kaufplanung bereits 40% der voraussichtlichen Pkw-Kosten als Betriebsausgaben abziehen (sog. Investitionsabzugsbetrag nach § 7g Abs. 1 EStG). Die Vergünstigung winkt Ihnen unter folgenden Voraussetzungen:

  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Der Gewinn vor Abzug des Investitionsabzugsbetrags beträgt nicht mehr als 100.000 Euro.
  • Bilanzierung: Der Wert des Betriebsvermögens im Abzugsbetrag liegt nicht über 235.000 Euro.
  • 3-Jahres-Planung: Der Erwerb ist innerhalb der nächsten drei Jahre geplant.
  • Nutzung: Der Pkw muss im Jahr des Kaufs und im Jahr danach zu mindestens 90% betrieblich genutzt werden.

Beispiel: Sie planen 2014 den Erwerb eines Dienstwagens im Jahr 2017. Der voraussichtliche Kaufpreis beträgt 40.000 Euro. Folge: Sind die Voraussetzungen zum Abzug des Investitionsabzugsbetrags erfüllt, dürfen Sie bereits bei der Gewinnermittlung 2014 Betriebsausgaben von 16.000 Euro abziehen (40.000 Euro x 40%).

Findet der Kauf nicht innerhalb der nächsten drei Jahre statt oder kann dem Finanzamt die mindestens 90%ige Nutzung im Jahr des Kaufs und im Jahr danach nicht nachgewiesen werden, ändert das Finanzamt rückwirkend den Steuerbescheid des Jahres, in dem der Investitionsabzugsbetrag abgezogen wurde. Dadurch fallen neben der Rückzahlung der Steuervorteile meist auch noch Nachzahlungszinsen an.

Ermittlung der Anschaffungskosten

Beim Erwerb eines Firmenwagens müssen Sie in einem ersten Schritt die Anschaffungskosten ermitteln. Das ist deshalb wichtig, weil Sie diese Anschaffungskosten gewinnmindernd auf sechs Jahre verteilt abschreiben dürfen. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, werden die Anschaffungskosten folgendermaßen ermittelt.

  Kaufpreis laut Rechnung .......... Euro
+ Sonderausstattung, die beim Kauf des Fahrzeugs gesondert in Rechnung gestellt wird .......... Euro
+ Überführungskosten .......... Euro
+ Zulassungskosten .......... Euro
+ Vermittlungsgebühren, Gutachterkosten .......... Euro
+ Bereits abgezogener Investitionsabzugsbetrag .......... Euro
= Anschaffungskosten des Firmenwagens, die abgeschrieben werden dürfen .......... Euro

Haben Sie keinen Anspruch auf Vorsteuererstattung, ist auch die Umsatzsteuer aus dem Kaufpreis des Pkws und aus den Nebenkosten in die Anschaffungskosten einzubeziehen.

Ermittlung der Abschreibung

Lineare Abschreibung

Die Anschaffungskosten des Dienstwagens dürfen auf sechs Jahre gleichmäßig verteilt abgeschrieben werden (sog. lineare Abschreibung). Beim Erwerb der Pkws im Laufe des Jahres führt die Abschreibung im ersten Jahr nur anteilig zu Betriebsausgaben. Der Restbetrag darf dann im letzten Jahr der Nutzungsdauer als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Beispiel: Sie kaufen einen neuen Firmenwagen mit Anschaffungskosten von 30.000 Euro. Der Kauf findet a) am 02.01. oder b) am 14.06. statt. Folge: Die lineare Abschreibung, die als Betriebsausgabe vom Gewinn abgezogen werden darf, entwickelt sich folgendermaßen:

Jahr Abschreibung Variante 1 Abschreibung Variante 2
1 5.000 Euro 2.917 Euro (5.000 Euro x 7/12)
2 5.000 Euro 5.000 Euro
3 5.000 Euro 5.000 Euro
4 5.000 Euro 5.000 Euro
5 5.000 Euro 5.000 Euro
6 5.000 Euro 5.000 Euro
7 --- 2.083 Euro
gesamt 30.000 Euro 30.000 Euro

Sonderabschreibung

Voraussetzung für eine 20%ige Sonderabschreibung ist, dass der Gewinn bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Vorjahr maximal 100.000 Euro betragen hat oder dass bei bilanzierenden Unternehmern der Wert des Betriebsvermögens im Vorjahr nicht über 235.000 Euro lag. Zudem erwartet das Finanzamt den Nachweis, dass der Pkw im Jahr des Kaufs und im Jahr danach zu mindestens 90% betrieblich genutzt wird. Diese Sonderabschreibung kann im ersten Jahr in voller Höhe abgezogen werden, selbst wenn der Pkw im Laufe des Jahres gekauft wurde.

Beispiel: Sie erwerben am 02.08. einen Dienstwagen für 45.000 Euro. Die Voraussetzungen für die Sonderabschreibung sind erfüllt. Die Abschreibung entwickelt sich hier folgendermaßen:

Jahr Abschreibungshöhe
1 lineare Abschreibung 3.125 Euro (45.000 Euro : 6 Jahre = 7.500 Euro x 5/12)
2 Sonderabschreibung 9.000 Euro (20% von 45.000 Euro)
3 7.500 Euro
4 7.500 Euro
5 7.500 Euro
6 2.875 Euro
gesamt 30.000 Euro

Abschreibung bei Kauf eines gebrauchten Pkws

Normalerweise unterstellt das Finanzamt bei der Abschreibung eines Firmenwagens eine sechsjährige Nutzungsdauer. Kaufen Sie sich jedoch einen gebrauchten Pkw, ist diese 6-Jahres-Abschreibung nicht mehr notwendig. Erwerben Sie beispielsweise einen gebrauchten Dienstwagen, der bereits vor sechs Jahren zugelassen wurde, sollte eine Nutzungsdauer von zwei bis drei Jahren angesetzt werden. Eine Sofortabschreibung des gesamten Kaufpreises wird das Finanzamt selbst bei gebrauchten Pkws nicht akzeptieren.

Betriebsausgabenabzug für typische Pkw-Kosten

Sobald ein Firmenwagen dem Betriebsvermögen zugerechnet wird, dürfen sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Pkw als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Typische Pkw-Kosten, die den Gewinn mindern dürfen, sind unter anderem:

Abschreibung des Kaufpreises Beitrag zu Automobilclub Kfz-Versicherung
Kfz-Steuer Landkarten-Parkgebühren Tankkosten
Garagenmiete Reparaturen Wartung
TÜV-/AU-Gebühren Schuldzinsen Schuldzinsen

Aktueller Fall: Steuerpflichtiger Privatanteil bei Nutzung eines Werkstattwagens?

Normalerweise konnten sich Einzelunternehmer immer beruhigt zurücklehnen, wenn es sich bei einem Firmenwagen im Betrieb um einen „Werkstattwagen“ handelte. Das Finanzamt verzichtete auf die Besteuerung einer Privatnutzung des Firmenwagens, wenn dieser keine Rücksitze hatte, sondern Regale für den Transport von Material oder Werkzeug. Ein Urteil bringt diese Vergünstigung nun jedoch ins Wanken.

In dem betreffenden Streitfall vor dem Finanzgericht Sachsen-Anhalt hatte eine Einzelunternehmerin nur einen einzigen Angestellten, ihren Lebensgefährten. Im Betrieb befanden sich auch drei Firmenwagen. Für einen Firmenwagen versteuerte die Unternehmerin einen Privatanteil. Für die anderen beiden Firmenwagen nicht, weil diese reine Werkstattwagen waren, die sich nicht für private Fahrten eigneten. Die Rückbänke der beiden Firmenwagen waren ausgebaut, weil der hintere Teil zum Transport von Duschkabinen und Werkzeug bestimmt war.

Ohne Privatfahrzeug unterstellt das Finanzamt private Nutzung

Der Prüfer des Finanzamts unterstellte, dass einer der beiden als Werkstatt genutzten Firmenwagen auch privat genutzt wurde und besteuerte einen Privatanteil. Den Grund lieferte er auch gleich mit. Die Privatnutzung wird unterstellt, wenn ein Familienmitglied mit Führerschein oder wie im Urteilsfall der im Betrieb angestellte Lebensgefährte kein auf sich zugelassenes Privatfahrzeug nutzt. Rückendeckung bekam der Prüfer vom Finanzgericht (FG Sachsen-Anhalt, Urteil vom 04.12.2014, Aktenzeichen 1 K 116/13) und vom Bundesfinanzhof (BFH, Beschluss vom 01.12.2015, Aktenzeichen X B 29/15).

Praxis-Tipp:

Dieses Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt und die Ablehnung des Bundesfinanzhofs auf eine Revision bedeuten in der Praxis für das Streitthema Nummer eins „Firmenwagen und steuerpflichtiger Privatanteil“ sicherlich nichts Gutes. Die Prüfer der Finanzämter werden dieses FG-Urteil künftig zum Anlass nehmen, auch für klassische Werkstattwagen eine Privatnutzung zu unterstellen und zu besteuern.

Empfohlene Vorgehensweise beim Firmenwagen

Damit das Finanzamt in punkto Privatnutzung auch künftig die Finger von einem Werkstattwagen lässt, empfiehlt sich für Einzelunternehmer folgende Vorgehensweise:

  • Nutzen Sie den Firmenwagen wegen seiner Beschaffenheit tatsächlich nicht oder kaum zu Privatfahrten, führen Sie ein Fahrtenbuch. Damit können Sie im Zweifel die Unterstellung der Privatnutzung durch den Sachbearbeiter oder durch den Prüfer des Finanzamts widerlegen.
  • Schießen Sie Fotos von dem Werkstattwagen. Denn bei einer Jahre später stattfindenden Prüfung kann es durchaus passieren, dass der Dienstwagen, um den es sich dreht, längst nicht mehr im Betrieb ist. Mit den Fotos können Sie beweisen, dass es sich bei dem Firmenwagen in Wirklichkeit um einen Werkstattwagen nur mit Vordersitzen handelte.
  • Achten Sie darauf, dass jedes Familienmitglied, das den Führerschein besitzt, ein Privatfahrzeug hat. Denn in diesem Fall kann das Finanzamt die Privatnutzung des Werkstattwagens nach den Urteilsgrundsätzen nicht einfach unterstellen.

Zeugenaussagen und Privatfahrzeuge von Verwandten nicht relevant

In dem Urteilsfall gab es noch weitere Anmerkungen der Richter, die für Unternehmer interessant sein dürften. Wurde für einen Firmenwagen in Form eines Werkstattwagens kein Fahrtenbuch geführt und das Finanzamt unterstellt wegen fehlender Privatfahrzeuge eine Privatnutzung, laufen folgende Argumente ins Leere:

  • Argument 1: Ein Mitarbeiter kann bezeugen, dass der Firmenwagen nicht privat genutzt wurde. Auffassung: Diesem Argument schlossen sich weder das Finanzamt noch die Richter an. Denn schließlich war dieser Zeuge nicht rund um die Uhr bei der Nutzung dieses Firmenwagens dabei.
  • Argument 2: Der Einzelunternehmer gibt vor, privat den Wagen der Eltern zu nutzen. Auffassung: Sind die Eltern noch im Besitz eines Führerscheins, ist diese Behauptung nicht beweisbar.

Praxis-Tipp:

Argument 2 könnte jedoch zu Gunsten eines Einzelunternehmers ausgelegt werden, wenn er nachweislich die Rechnungen für die Autoreparaturen, die auf seinen Namen lauten, bezahlt. Nutzen die Eltern den Privat-Pkw tatsächlich nicht mehr, sollte der Einzelunternehmer diesen privat kaufen.

 

Fazit: Das Thema „Firmenwagen und steuerpflichtiger Privatanteil“ dürfte durch das Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt und durch den BFH-Beschluss nicht entspannter werden. Auf der steuerlichen sicheren Seite steht ein Einzelunternehmer immer dann, wenn er für sämtliche Firmenwagen ein Fahrtenbuch führt. Das erfordert zwar viel Disziplin, lohnt sich steuerlich aber meist.

Weiterer Fall zur privaten Pkw-Nutzung: kein Privatanteil für Lastentransporter

Gute Nachricht für Selbstständige, die statt eines schnittigen Sportwagens nur einen Lastentransporter im Betriebsvermögen haben. Weist dieser Transporter bestimmte bauliche Besonderheiten auf, stehen die Chancen gut, dass das Finanzamt auf die Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung verzichtet. Dies funktioniert aber nur, wenn Sie fleißig Nachweise sammeln – wie ein BFH-Urteil vom Juni 2016 zeigt.

In dem betreffenden Urteilsfall nutzte ein Selbständiger für seinen Karosserie-Reparatur-Betrieb als Firmenwagen einen VW-Transporter T4. Die Besonderheit dieses gerade bei Handwerkern beliebten Gefährts: Das Fahrzeug hat im vorderen Bereich nur zwei Sitze, im hinteren Bereich befinden sich keine Sitzgelegenheiten, sondern eine durch eine Metallwand vom vorderen Bereich abgetrennte fensterlose Ladefläche für Werkzeuge und Material.

Der verheiratete Familienvater von zwei Kindern versteuerte für diesen Wagen keine private Pkw-Nutzung, weil sich der Transporter für ihn und seine Familie nicht privat nutzen lasse. Die Richter des Bundesfinanzhofs folgten dieser Auffassung (BFH-Urteil vom 17.02.2016, Aktenzeichen X R 32/11; veröffentlicht am 22.06.2016).

Demnach können Selbstständige folgende Argumenten vorbringen, um das Finanzamt davon zu überzeugen, dass auf die Besteuerung eines Privatnutzungsanteils verzichtet werden kann:

  • Der Firmenwagen hat nur zwei Vordersitze.
  • Im hinteren Bereich befinden sich keine Sitze, sondern eine Ladefläche für den Transport von Materialien und Werkzeugen.
  • Für private Fahrten hat der Selbstständige ein eigenes Privatauto.

Aber Achtung: Damit das Finanzamt auch mitspielt und die steuerzahlerfreundlichen Grundsätze des BFH-Urteils vom 17.02.2016 anerkennt, müssen Sie der Behörde alle erdenklichen Nachweise vorlegen, die gegen eine private Pkw-Nutzung sprechen. Sie als Selbstständiger sind also in der Beweislast! Folgende Nachweise sind empfehlenswert:

  • Schießen Sie mehrmals im Monat Fotos von Ihrem Dienstwagen. Dokumentieren Sie anhand dieser Fotos, wie umfangreich die Ladefläche beladen ist.
  • Schaffen Sie sich ein Auto für Ihre private Familienfahrten an. Beachten Sie dabei: Finanzbeamte zeigen sich oft misstrauisch, wenn Sie vorgeben, das Auto ihrer betagten Eltern privat zu nutzen. Gehen Sie also lieber auf Nummer sicher. Nutzen Sie ein Pkw, das auf Ihren Namen oder auf den Namen des Ehegatten zugelassen ist.
  • Liegen Sie mit dem Finanzamt regelmäßig im Clinch, empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch für solche Fahrzeuge zu führen, die sich nicht für Privatfahrten eignen. Nur so können Sie letzte Zweifel ausräumen.

Praxis-Tipp:

Die Urteilsgrundsätze zur privaten Pkw-Nutzung eines Transporters gelten natürlich nicht nur für Selbstständige. Liegen die genannten Voraussetzungen vor, muss auch ein Arbeitnehmer, der einen solchen Wagen als Dienstwagen nutzt, keinen geldwerten Vorteil für die private Pkw-Nutzung versteuern.

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