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Wer muss einen Abschluss erstellen?

Wer muss einen Abschluss erstellen?

  • Die wichtigsten Informationen zusammengefasst 
  • Buchführungspflicht und ihre Folgen 
  • Kostenlos und auf dem neuesten Stand  

E-Book: Tipps zur Erstellung des Jahresabschlusses

E-Book: Tipps zur Erstellung des Jahresabschlusses
 
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15 Seiten | A4 Druckformat | 1,6 MB
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Alle Jahre wieder: Die Erstellung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beschäftigt die Mitarbeiter im Rechnungswesen sehr intensiv. Weil die meisten Firmen das Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr haben, herrscht dort in den letzten und ersten Wochen des Jahres Hochbetrieb – wegen den Vorarbeiten für den Jahresabschluss.

Sachverhalte können noch so gestaltet werden, dass damit gezielte Bilanzpolitik betrieben werden kann. War es ein erfolgreiches Jahr, dann können Betriebsausgaben vorgezogen und Einnahmen verschoben werden. Ist ein Verlust zu erwarten, dann müssen Rücklagen aufgelöst werden, gegebenenfalls können Rückstellungen reduziert werden.

Selbst wenn ein Steuerberater zur Erstellung des Jahresabschlusses beauftragt wird, so gibt es viele Vorarbeiten wie Kontenabstimmungen zu erledigen. Wertvolle Hinweise rund um die Jahresabschluss-Erstellung erhalten Sie in unserem kostenlosen E-Book. Ein besonderes Augenmerk wird auf die Zusammenhänge zwischen Handels- und Steuerbilanz gelegt.

Tipp: Sie benötigen Hilfe bei Bilanz und Jahresabschluss? Mit der Buchhaltungssoftware von Lexware geht Buchen einfach und schnell! Und wenn es etwas mehr sein darf: Mit Lexware buchhalter plus, pro und premium holen Sie das Maximum aus Ihrer Buchhaltung raus.

Müssen Sie überhaupt einen Jahresabschluss erstellen?

Kleinere Unternehmen sollten zunächst klären, ob sie laut Handelsgesetzbuch (HGB) überhaupt bilanzierungspflichtig sind. Wer als Kaufmann nach Handels- oder Steuerrecht Bücher führen muss, der muss seinen Gewinn durch Bestandsvergleich ermitteln, das heißt einen Jahresabschluss erstellen.

Nicht davon betroffen sind Freiberufler. Auch gewerbliche Unternehmer können für die steuerliche Gewinnermittlung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung in Form des Standardformulars EÜR elektronisch beim Finanzamt abgeben, wenn folgende steuerlichen Voraussetzungen erfüllt sind (§ 141 Abgabenordnung):

  • Der Gewinn der Vorjahres lag bei maximal 50.000 Euro oder
  • der Umsatz des Vorjahres betrug höchstens 500.000 Euro.

Hinweis: Haben Sie Ihren Gewinn 2015 noch nach der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt und dabei eine der Höchstgrenzen überschritten, müssen Sie 2016 nur bilanzieren und einen Jahresabschluss erstellen, wenn das Finanzamt Sie schriftlich zum Wechsel der Bilanzierung ab dem 01.01.2016 aufgefordert hat.

Es sind nur Aufzeichnungen anzufertigen, die etwa für umsatzsteuerliche Zwecke, für die Abschreibung von Anlagevermögen oder die Nutzungsentnahme benötigt werden. Beispielsweise, weil ein betriebliches Auto auch privat genutzt wird.

Zudem müssen beschränkt abziehbare Betriebsausgaben wie Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen dokumentiert werden. Allerdings sind auch hier steuerlich relevante Belege mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.

Inventur

Buchführungspflicht und ihre Folgen

Die Konsequenzen für Kaufleute sind laut HGB:

  • Buchführungspflicht: Die Geschäftsvorfälle sind vollständig und auf
    den Tag genau aufzuzeichnen.
  • Inventur und Inventar: Einmal im Jahr müssen etwa Vorräte und Waren durch eine körperliche Bestandsaufnahme (zählen, wiegen, messen) ermittelt werden. Aus der körperlichen Bestandsaufnahme wird das Inventar ermittelt, das wiederum die Grundlage für die Bilanz bildet.
  • Bilanz: Zum Jahresanfang muss eine Eröffnungsbilanz erstellt werden. Um das Jahresergebnis zu ermitteln, wird zum Jahresende die Schlussbilanz erstellt, die wiederum Basis der Eröffnungsbilanz des Folgejahres ist. Die Bilanz gibt Aufschluss über die Vermögens- und Schuldenstände. Während die Aktivseite aufzeigt, wie die finanziellen Mittel verwendet wurden, zeigt die Passivseite die Mittelherkunft (Eigen- und Fremdkapital).
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Zweiter Bestandteil des Jahresabschlusses ist neben der Bilanz die GuV, in der Aufwand und Erlös des Jahres gegenüber gestellt wird. Auch hier wird der Gewinn oder Verlust ermittelt. Das Ergebnis muss mit dem der Bilanz identisch sein. Während international und auch hierzulande bei größeren Unternehmen das Umsatzkostenverfahren üblich ist, buchen in Deutschland weiterhin die meisten Unternehmen im Gesamtkostenverfahren.
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Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften sind Bilanz und GuV die ausreichenden Bestandteile des Jahresabschlusses. Große Personenunternehmen unterliegen in aller Regel Bilanzierungspflichten nach dem Publizitätsgesetz. Wenn ein Unternehmen an zwei aufeinander folgenden Stichtagen zwei von drei Größenmerkmalen des § 1 PublG überschreitet, dann hat es dieselben Pflichten wie Kapitalgesellschaften hinsichtlich der

  • Rechnungslegung,
  • Offenlegung und
  • Prüfung des Jahresabschlusses.

Größenkriterien nach § 1 PublG

Bilanzsumme: mehr als 65 Mio. EUR
Umsatzerlöse: mehr als 130 Mio. EUR
Anzahl der Arbeitnehmer: mehr als 5.000

Kapitalgesellschaften (zum Beispiel GmbH, AG, KGaA) haben genauso wie haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften (zum Beispiel GmbH & Co. KG) weitergehende Rechnungslegungspflichten.
Sie müssen auch einen

  • Anhang sowie
  • einen Lagebericht erstellen.

 

Im Anhang als drittes Element des Jahresabschlusses müssen Informationen zu den angewandten Bilanzierungs-, Bewertungs- und Währungsumrechnungsmethoden genannt werden. Zudem müssen die Haftungsverhältnisse und Beziehungen zu verbundenen Unternehmen dargestellt werden.

Mittelgroße und große Kapital- sowie haftungsbeschränkte Personengesellschaften müssen zudem in einem Lagebericht über den Geschäftsverlauf, aktuelle Entwicklungen und über das Risikomanagement der Finanzanlagen aufklären. Der Jahresabschluss ist bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften auch prüfungspflichtig.

Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften benötigen zudem

  • einen Eigenkapitalspiegel,
  • eine Kapitalflussrechnung, wo der Cashflow (Zahlungsstrom) aus laufender Geschäftstätigkeit berechnet wird
  • und sogar eine Segmentberichterstattung. Letzteres gilt jedoch nur dann, wenn das börsennotierte Mutterunternehmen zu einer Rechnungslegung nach dem internationalen Standard IFRS verpflichtet ist.

Erleichterungen durch das MicroBilG

Ende 2012 ist das Kleinstkapitalgesellschaften-Bilanzrechtsänderungsgesetz (MicroBilG) in Kraft getreten. Als Kleinstkapitalgesellschaft gilt eine GmbH oder GmbH & Co. KG dann, wenn sie an zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren mindestens zwei der folgenden Kriterien nicht überschreitet:

  1. Bilanzsumme: maximal 350.000 Euro
  2. Umsatzerlöse: maximal 700.000 Euro
  3. Anzahl der Arbeitnehmer: maximal 10

 

Dann gelten folgende Erleichterungen für die Aufstellung und Offenlegung des Jahresabschlusses:

  • Verkürzte Bilanz
  • Verkürzte GuV
  • Es muss kein Anhang erstellt werden. Lediglich Informationen zu den Haftungsverhältnissen müssen unter der Bilanz angegeben werden.
  • Offenlegung: Es genügt die Übersendung an den Bundesanzeiger (www.bundesanzeiger.de). Die Bilanz – nicht die GuV – muss dort nur hinterlegt werden. Folglich steht sie Interessenten nur nach Anforderung zur Verfügung. Veröffentlichte Unternehmensdaten findet man auf dieser Website im Bereich Rechnungslegung/Finanzberichte.

jahresabschluss-fertig

E-Bilanz und Steuerbilanz

Für Kleinstkapitalgesellschaften gilt jedoch genauso wie für alle anderen bilanzierungspflichtigen Unternehmen, dass die Steuerbilanz des Jahres 2013 erstmals im Jahr 2014 verpflichtend elektronisch im XBRL-Format beim Finanzamt eingereicht werden muss (sog. E-Bilanz). Damit die Übertragung funktioniert, muss die Software eine Elster-Schnittstelle haben (ERiC). Das ist bei vielen Produkten im Lexware Shop der Fall, zum Beispiel bei allen Software-Lösungen für die Buchhaltung und kaufmännischen Komplettlösungen. Nur wenn es eine Rückmeldung gibt, ist sichergestellt, dass die Daten im Finanzamt angekommen sind.

Das Bundesfinanzministerium hat zuletzt die Taxonomien Version 5.4 (Stand 03.04.2015) als amtlich vorgeschriebenen Datensatz nach § 5b EStG veröffentlicht. Die Bilanz ist nach vorgeschriebenen Inhalten zu gliedern bzw. zu bearbeiten. Dabei sind für E-Bilanzzwecke oft zusätzliche Konten einzuführen und zu buchen; die Gliederungstiefe nimmt zu. Wer individuelle Konten eingerichtet hat, sollte überprüfen, ob diese ins E-Bilanz-Schema passen. Zuweilen müssen diese mit neuen Kontenfunktionen belegt werden.

Bilanzierende Unternehmer sollten folgende Grundsatzentscheidungen für die Buchführung treffen:

 

  • Entweder eine einheitliche handelsrechtliche Buchführung. Im Ergebnis wird die Handelsbilanz erstellt. Nach anschließenden Umbuchungen wird die Steuerbilanz ermittelt oder eine Überleitungsrechnung für das Finanzamt erstellt.
  • Bei der Zweikreisbuchführung werden diejenigen Geschäftsvorfälle dupliziert, die im Handels- und im Steuerrecht analog zu verbuchen sind und wo nur die abweichenden Buchungen im jeweiligen handels- bzw. steuerrechtlichen Buchungskreis separiert werden.

 

Idealerweise wird bereits in der Buchhaltung des laufenden Jahres der Kontenrahmen an der geforderten Gliederungstiefe angepasst. Erfolgt dies erst mit den Jahresabschlussarbeiten, kann der zeitliche Aufwand beträchtlich werden. Selbstverständlich kann man damit auch den Steuerberater beauftragen, der diesen Mehraufwand aber sicherlich in Rechnung stellen wird.

Falls Sie keine eigene Steuerbilanz erstellen, müssen Sie neben der Handelsbilanz eine Überleitungsrechnung von der Handelsbilanz zur Steuerbilanz übermitteln. Spätestens seitdem 2009 das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) in Kraft getreten ist, wodurch die Unterschiede zwischen Handels- und Steuerbilanz deutlich vergrößert wurden, ist grundsätzlich zu empfehlen, separate Handels- und Steuerbilanzen zu erstellen.

Aktuelle Entwicklung: Gewinnrealisierung bei Abschlagszahlungen für Werkleistungen – BMF rudert zurück

Haben Sie in den vergangenen Monaten auch in einschlägigen Steuer-Newslettern gelesen, dass Sie im Jahresabschluss 2015 neue Steuerregeln zur Gewinnrealisierung bei Abschlagszahlungen beachten müssen? Doch keine Sorge – diese fragwürdigen Neuerungen wurden vom Bundesfinanzministerium nun komplett verworfen.

Zum Problemfall wurde ein Urteil des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 2014: Die Richter entschieden damals, dass bei Planungsleistungen eines Ingenieurs gemäß § 8 Abs. 2 HOAI (Honorarordnung für Ingenieure und Architekten) die Gewinnrealisierung für Abschlagszahlungen nicht erst mit der Abnahme der Leistung oder Stellung der Honorarrechnung erfolgt, sondern bereits dann, wenn der Anspruch auf die Abschlagszahlung entstanden ist (BFH, Urteil vom 14.05.2014, Aktenzeichen VIII R 25/11).

Phantasie der Finanzverwaltung kannte bei Gewinnrealisierung keine Grenzen

Im Anschluss an die Veröffentlichung des BFH-Urteils im Bundessteuerblatt wies das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben darauf hin, dass die Urteilsgrundsätze zur Gewinnrealisierung auf Abschlagszahlungen für Wirtschaftsjahre anzuwenden sind, die nach dem 23.12.2014 beginnen. Das war in aller Regel das Wirtschaftsjahr 2015 (BMF, Schreiben vom 29.05.2015, Aktenzeichen IV C 6 – S 2130/15/10001).

Doch das Bundesfinanzministerium erweiterte die Urteilsgrundsätze überraschenderweise auch auf

  • Abschlagszahlungen für Werkvertragsleistungen nach § 632a BGB sowie auf
  • Abschlagszahlungen nach § 15 Abs. 2 HOAI neue Fassung.

 

Das bedeutet im Klartext, dass über den entschiedenen Urteilsfall zu Planungsleistungen eines Ingenieurs hinaus auf einmal alle Bauunternehmer im Jahresabschluss 2015 einen Gewinn ausweisen müssen, wenn zum 31.12.2015 bereits ein Anspruch auf eine Abschlagszahlung bestanden hat, diese aber noch nicht in Rechnung gestellt wurde.

Dauer-Proteste der Wirtschaftsverbänden hatten Erfolg

Die Ausdehnung der BFH-Rechtsprechung zur Gewinnrealisierung auf Abschlagszahlungen führte in der Praxis zu Dauer-Protesten verschiedener Wirtschaftsverbände. Daraufhin vollzog das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 18.03.2016 eine Kehrtwende (Aktenzeichen IV C 6 – S 2130/15/10001).

Die Gewinnrealisierung auf Abschlagszahlungen nach dem BFH-Urteil vom 14.05.2014 wird demnach nicht über den entschiedenen Einzelfall hinaus angewandt. Mit anderen Worten bedeutet das:

  • Die neuen Regeln des BFH zur Gewinnrealisierung für Abschlagszahlungen werden nur auf Abschlagszahlungen nach § 8 Abs. 2 HOAI alte Fassung angewandt. Das sind Leistungen, die bis zum 17.08.2009 vertraglich vereinbart wurden.
  • Bei Abschlagszahlungen für Werkverträge sowie für Abschlagszahlungen nach § 15 Abs. 2 HOAI neue Fassung finden die BFH-Grundsätze zur Gewinnrealisierung keine Anwendung. Solche Abschlagszahlungen erhöhen den Gewinn danach nur, wenn die Leistung abgenommen wurde oder wenn die Leistung in Rechnung gestellt wurde.

 

Praxis-Tipp:

Sollte der Jahresabschluss für die Handelsbilanz 2015 bereits aufgestellt worden sein und es wurden die neuen BFH-Grundsätze bereits umgesetzt, können Sie diese Gewinnrealisierung in der Steuerbilanz wieder „zurückdrehen“. Das bedeutet, dass Sie eine von der Handelsbilanz abweichende Steuerbilanz aufstellen und elektronisch an das Finanzamt übermitteln müssen.

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