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Die Buchhaltung ist Bestandteil in jedem Unternehmen und nimmt hier eine zentrale Funktion ein. Sie befasst sich mit der korrekten Buchführung (bzw. dem Rechnungswesen), also der Dokumentation und Analyse von Geschäftsvorfällen, die das Unternehmensvermögen betreffen. Insbesondere die korrekte Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben ist essentieller Bestandteil der Buchhaltung. Sie verfolgt dementsprechend das Ziel, genau aufzuzeigen, wie es um die Liquidität eines Unternehmens steht. Dementsprechend bildet die Buchhaltung eine wichtige Grundlage, um in einem Betrieb Folgendes zu ermöglichen:
In manchen Unternehmen wird nochmals zwischen folgenden Teilbereichen der Buchhaltung unterschieden, die oft in eigens dafür eingerichteten Abteilungen erledigt werden:
| Teilbereich | Aufgaben |
|---|---|
| Kreditorenbuchhaltung | Verarbeitung von Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung) |
| Debitorenbuchhaltung | Verarbeitung von Forderungen an Kunden (Gegenstück zur Kreditorenbuchhaltung) |
| Anlagenbuchhaltung | Verwaltung von Gütern des Anlagevermögens |
| Bilanzbuchhaltung | Erstellung des Jahresabschlusses und der Bilanz |
| Finanzbuchhaltung | Buchung von Vorgängen zur Bilanzierung sowie zur Gewinn- und Verlustrechnung |
| Lohnbuchhaltung | Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern |
| Lager- und Mengenbuchhaltung | Verbuchung von Geschäftsvorfällen in der Materialwirtschaft |
| Kosten- und Leistungsrechnung | Zuordnung von Kosten zu einzelnen Unternehmensteilen und/oder Projekten |
| Kameralistische Buchführung (oder Kameralbuchhaltung) | Sonderform der Buchhaltung, welche in staatlichen Organisationen zum Einsatz kommt |
Oft werden die Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ synonym verwendet. Ist jedoch von der Buchhaltung die Rede, fasst man damit grundsätzlich die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammen, die für die Buchführung, d.h. mit der lückenlosen Dokumentation der Geschäftsvorfälle zuständig sind. Sie werden auch Buchhalter oder Buchhalterinnen genannt und sind mit der Aufgabe der Buchführung betraut, die wiederum ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens darstellt.
„Ein Teil der Betriebsorganisation, die Abteilung, in der die wichtigsten Grundlagen für das betriebliche Rechnungswesen, nämlich Buchführung und Bilanz bearbeitet werden“ (Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon).
Laut § 239 Abs. 2 HGB ist es die Hauptaufgabe der Buchhaltung, alle Geschäftsvorfälle, d. h. „Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen […] vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet [vorzunehmen]“ (HGB, § 239 Abs. 2).
Buchführungspflichtig sind alle Unternehmer, die gemäß § 1 HGB Kaufleute sind. Dazu zählen in erster Linie alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen:
Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende (z. B. Einzelunternehmen oder die GbR) sowie Land- und Forstwirte, deren Gewinn über 60.000 Euro bzw. deren Umsatz über 600.000 Euro liegt, sind ebenfalls zu einer ordnungsgemäßen Buchführung bzw. Buchhaltung verpflichtet. Das bedeutet, dass Kaufleute in diesem Falle eine Buchführung und somit die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die für die Besteuerung relevant sind, vorweisen müssen.
Nicht buchführungspflichtig sind hingegen:
Im Wesentlichen gibt es zwei Möglichkeiten, den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln:
Die einfache und die doppelte Buchführung unterscheiden sich in der Art und Weise, wie Sie buchen und wie Sie Ihren Gewinn ermitteln. Welche der beiden Methoden zur Ermittlung des Gewinns Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen müssen, hängt zunächst davon ab, wie groß Ihr Betrieb ist und welche Rechtsform Sie gewählt haben.
| Einfache Buchführung (EÜR) | Doppelte Buchführung (GUV und Bilanz) |
|---|---|
|
|
Weiterhin ist die Form der Gewinnermittlung aber auch davon abhängig, wieviel Umsatz bzw. Gewinn Sie machen. Liegt Ihr Jahresumsatz als Nicht-Kaufmann und Nicht-Kauffrau bei mehr als 600.000 Euro und Ihr Jahresgewinn über 60.000 Euro, so sind Sie zur Bilanzierung (doppelte Buchführung) verpflichtet.
Auch wenn nur einer der beiden Faktoren - also Gewinn oder Umsatz - über der Grenze liegt, sind Sie buchführungspflichtig.
Freiberufler, wie zum Beispiel Ärzte, Ingenieure und Architekten, sind nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Jedoch sollten sie trotzdem alle Belege sammeln und möglichst übersichtlich sortieren sowie erfassen. Dies erspart viel Arbeit für die Einnahmen-Überschuss-RechnungDie Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer, bei der die Betriebseinnahmen und -ausgaben in einem Geschäftsjahr gegenübergestellt werden. Da man die EÜR schnell und unkompliziert selbst erstellen kann, wird sie auch als einfache Buchführung bezeichnet. (EÜR). Auch hier kann die Unterstützung durch eine Buchhaltungssoftware wie Lexware buchhaltung oder die Cloud-Buchhaltungslösung lexoffice Sinn machen, da diese Sie dabei unterstützen, Ihre Einnahmen und Ausgaben übersichtlich und geordnet abzubilden.
Kleinunternehmer sind Personen, die selbstständig, gewerblich oder freiberuflich tätig sind und bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Es gelten:
Sie sind gegenüber dem Finanzamt nicht umsatzsteuerpflichtig und daher auch nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Weiterhin müssen sie keine Vorsteuer bezahlen. Jedoch sollten Kleinunternehmer - ähnlich wie Freiberufler - alle Belege und Rechnungen sorgfältig für die Buchhaltung aufbewahren und den Aufbewahrungsfristen nachkommen. Dies erleichtert die anschließende EÜRMit der Abkürzung EÜR ist die sog. Einnahmen-Überschussrechnung gemeint. Sie ist eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer, bei der die Betriebseinnahmen und -ausgaben in einem Geschäftsjahr gegenübergestellt werden. Die EÜR wird auch als einfache Buchführung bezeichnet. , welche die Berechnungsgrundlage für die Einkommensteuer bildet. Sie kann auch bei der Prüfung durch das Finanzamt hilfreich sein.
Mehr zur Kleinunternehmerregelung erfahren Sie auch in unserem Wissensbereich.
Sofern Gewerbetreibende die oben genannten Einkommensgrenzen überschreiten oder zu den Handelsgesellschaften (AG, GmbH, KG, OHG) zählen, sind sie zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese Art der Gewinnermittlung ist etwas komplexer als die EÜR, da sie einen zweiteiligen Jahresabschluss durch das Aufstellen von Bilanz und GuV vorsieht. Viele Unternehmen holen sich hierfür die Hilfe einer externen Steuerfachkraft oder eines Buchhalters. Aber auch bei der doppelten Buchführung kann eine moderne Buchführungssoftware eine sehr hilfreiche Unterstützung sein. Nutzen Sie unseren Buchhaltungssoftware-Vergleich, um herauszufinden, welche Lösungen am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Wer die Einkommensgrenzen überschreitet, ist außerdem umsatzsteuerpflichtig und muss von seinen Einnahmen Umsatzsteuer in Höhe von 19 % abführen (in Ausnahmefällen gilt ein ermäßigter Steuersatz in Höhe von 7 %). Weiterhin müssen Unternehmen für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen Vorsteuer bezahlen. Diese im Vorfeld entrichteten Steuern können sie jedoch im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen und zurückerstattet bekommen.
Die Buchhaltung besteht aus verschiedenen Elementen:
Das Grundbuch bildet die Grundlage für das Hauptbuch, in dem alle Geschäftsvorfälle sachlich betrachtet und entsprechend den jeweiligen Konten zugewiesen werden. Der Abschluss des Hauptbuches führt zur Bilanz (inklusive GuV), bzw. zum Jahresabschluss.
Zu den Nebenbüchern zählen unter anderem
Die Buchführung unterscheidet zwischen zwei verschiedenen Kontenarten:
Ein Konto besteht dabei immer aus einer Soll- und einer Habenseite. Das Aufwandskonto beinhaltet alle Ausgaben bzw. Eigenkapital-Minderungen. Zu diesem Konto zählen also zum Beispiel alle Kosten für Personal, Abschreibungen für Anschaffungen oder andere Verluste. Diese werden im „Soll“ gebucht. Das Ertragskonto beinhaltet hingegen alle Einnahmen bzw. Zugänge, die das Eigenkapital erhöhen. Also werden hier alle Umsätze bzw. das „Haben“ gebucht.
Damit gewährleistet ist, dass Unternehmen dazu imstande sind, ihre Konten einheitlich zu führen und auf dieser Grundlage ihren Jahresabschluss zu erstellen, kommt bei der doppelten Buchführung ein sogenanntes Kontensystem bzw. ein Kontenrahmen zum Einsatz. Man unterscheidet dabei vor allem die beiden gängigsten Standardkontenrahmen:
Der Großteil aller Unternehmen greift auf den Kontenrahmen SKR 04 zurück. Dieser ist auch in den Buchhaltungslösungen von Lexware und lexoffice standardmäßig integriert. Da der SKR 04 nach dem Prinzip des Jahresabschlusses aufgebaut ist, stellt diese Form der Kontenführung später bei der Erstellung von Bilanz und GuV eine große Erleichterung dar.
Jeder Kontenrahmen wiederum besteht aus vielen verschiedenen Unterkonten, die je nach Branche teilweise voneinander abweichen können. Gehört Ihr Betrieb einem speziellen Wirtschaftszweig an, raten wir Ihnen deshalb dazu, den jeweils dafür vorgesehenen Kontenrahmen zu verwenden. Diesen können Sie bei der Konfiguration von Lexware buchhaltung ganz einfach auswählen.
Das betrifft beispielsweise folgende Branchen:
Sollten Sie unsicher sein, welcher Kontenrahmen für Ihre Branche der richtige ist (z. B. im Bereich der Vereinsbuchhaltung), fragen Sie zur Sicherheit am besten bei einer Steuerfachkraft nach.
Soweit Sie nicht buchführungspflichtig sind, können Sie Ihren Gewinn durch die EÜR ermitteln. Bei dieser Möglichkeit der Gewinnermittlung müssen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip gegenüberstellen und so Ihren Gewinn (Überschuss) berechnen. Der Aufwand für eine EÜR ist sehr gering und wird daher als einfache Buchführung bezeichnet. Auch diese Form der Ermittlung des Gewinns wird in der Buchhaltung erledigt. Mit einer passenden Buchführungssoftware ist die Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben umso schneller erledigt.
Sind Sie hingegen gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen Sie Ihren Gewinn durch den Betriebsvermögensvergleich ermitteln. In diesem Fall wenden Sie die doppelte Buchführung an, um die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (auch GuV) mit Ihrem Jahresabschluss zu erstellen. Das Verfahren der doppelten Buchhaltung ist aufwändiger, da es dazu dient, im Kontenrahmensystem ein genaues, finanzielles Bild Ihres Unternehmens widerzuspiegeln. Gerade deshalb sollten Sie bei der Bilanzierung sichergehen, dass alle Angaben korrekt sind und tatsächliche Werte wiedergeben. Ansonsten kann dies zu Problemen mit dem Finanzamt führen.
Wenn Sie Ihren Gewinn durch die EÜR ermitteln, können Sie sich an diesen Vorgaben orientieren:
Sind Sie zum Erstellen des Jahresabschlusses mit Bilanz verpflichtet, gelten für Sie folgende Regeln:
Durch den Einsatz einer professionellen Software für die Buchhaltung haben Sie jederzeit einen umfassenden Überblick über Ihre Firmenfinanzen. Dadurch haben Sie auch die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens immer fest im Griff. Der entscheidende Vorteil: Wenn Sie die Buchhaltung im eigenen Haus erledigen, haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Zahlen und sparen sich die Kosten für Leistungen einer Steuerfachkraft oder eines Buchhaltungsbüros. Ein Buchhaltungsprogramm erleichtert Ihnen u. a.:
Wenn Sie Ihre Buchhaltung selber machen und dafür eine Buchführungs-software von Lexware nutzen, können Sie in vielerlei Hinsicht davon profitieren – gerade im Vergleich zur Auslagerung Ihrer Finanzbuchhaltung an einen Steuerberater oder wenn Sie Ihre Buchhaltung in der Vergangenheit händisch mit Excel bzw. Word erledigt haben. Wir haben die wichtigsten Vorteile der digitalen Buchhaltung für Sie zusammengefasst:
Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie eine GuV oder EÜR ganz leicht selbst, drucken Offene-Posten-Listen oder erstellen betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA). So haben Sie Ihre Geschäftsvorfälle im Blick, steigern Ihre Effizienz und haben gleichzeitig mehr Ressourcen für das tägliche Kerngeschäft frei. Wenn Sie dennoch nicht auf einen Steuerberater verzichten möchten, ist auch dieser in der Regel erfreut, wenn er die Daten einfach per Schnittstelle direkt in das System übertragen kann.
Die Buchhaltungs-Lösungen von Lexware richten sich an:
Aber auch für Start-ups, Gründer oder Freelancer, die bisher keine Berührungspunkte mit der Buchführung hatten und diese nun kostengünstig selbst erledigen möchten, sind die Software-Produkte von Lexware eine optimale Wahl. Denn unsere Cloud-Lösung lexoffice bietet auch ohne tiefgreifende Buchhaltungskenntnisse einen einfachen und schnellen Einstieg in die Aufgaben der Buchhaltung.
Neben dem Überblick über Ihre Finanzen und Kennzahlen, gibt es eine Reihe an Funktionen, die Ihre Software in der Buchhaltung abdecken muss, dazu gehören u. a.:
Darüber hinaus stellen einige Programme zusätzliche Funktionen zur Verfügung, wie Anlagenbuchhaltung, ein integriertes Kassenbuch, Inventur, um am Ende eines Geschäftsjahres das Inventar zu ermitteln, Mehrplatzfähigkeit oder die Verwaltung mehrerer Firmen innerhalb einer Software.
Entscheidend ist, dass Sie sich eine Buchhaltungslösung zulegen, mit der Sie alle Anforderungen Ihres eigenen Betriebes umsetzen können. Welche Lösung am besten zu Ihnen passt, finden Sie mit unserem Buchhaltungs-Kaufratgeber in nur 1 Minute heraus.
Unsere Programme für die Buchhaltung sind leicht zu bedienen und bieten Ihnen vollumfängliche Funktionen für die Erledigung aller Aufgaben der Finanzbuchhaltung. Dank GoBD-Testat sind Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite und erledigen die Buchhaltung gesetzlich korrekt und gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD).
Wenn Sie sich für ein Buchhaltungsprogramm von Lexware entscheiden, dann profitieren Sie nicht nur von unserer jahrelangen Erfahrung. Zusätzlich garantieren wir Ihnen auch unser 30-Tage-Testrecht, einen sicheren Einkauf und flexible Bezahlmöglichkeiten. Außerdem zeichnen sich unsere Software-Produkte für die Buchhaltung durch einen fairen Preis und ein TÜV-Zertifikat aus. Informieren Sie sich hier über weitere Vorteile und Funktionen unserer Buchhaltungslösungen.
In unserem Shop haben Sie die Wahl zwischen einer flexiblen Cloud-Lösung wie lexoffice, mit der Sie auch von unterwegs arbeiten können und der leistungsfähigen Desktop-Software Lexware buchhaltung. Beide Varianten bieten Ihnen einen hilfreichen Leistungsumfang, mit dem Sie die Aufgaben der Buchhaltung besonders leicht selber erledigen können.
Im folgenden Vergleich haben wir unsere beiden Produkt-Reihen gegenübergestellt, um Ihnen einen Eindruck über den Leistungsumfang zu geben und die Unterschiede der beiden Varianten herauszustellen.
Ja, natürlich! Alle unsere Software-Lösungen bieten Ihnen neben vielen modernen Funktionen wichtiges Hintergrundwissen zur korrekten Buchhaltung für den einfachen Einstieg. Auch Gründer, Freiberufler und Start-ups oder Jungunternehmer haben die Möglichkeit, ihre Buchführung mit den Lösungen von Lexware und lexoffice ganz einfach selbst in die Hand zu nehmen. Sie erhalten wertvolle Hilfe bei Fachfragen und konkrete Tipps zur Finanzbuchhaltung direkt im Programm. Ein virtueller Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Formulare und prüft Ihre Buchhaltungsdaten auf Korrektheit. So vergessen Sie garantiert keine wichtigen Daten oder Eintragungen!
Diese kostenfreie Unterstützung bieten wir Ihnen:
Diese Hilfen und Tipps bieten wir Ihnen zusätzlich (kostenpflichtig):
Unsere Buchhaltungsprogramme – sowohl die Cloud-Lösung lexoffice als auch die Desktop-Variante Lexware buchhaltung – ermöglichen Ihnen eine zuverlässige und sichere Buchführung. Alle kaufmännischen Aufgaben können Sie schnell und einfach abwickeln, wie beispielsweise:
… und viele weitere Aufgaben, die Ihnen die Buchhaltung vereinfachen und dadurch viel Zeit sparen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, beide Varianten 30 Tage kostenlos zu testen, um sich selbst ein Bild vom Funktionsumfang und der Bedienbarkeit zu machen.
Die Buchhaltung im Unternehmen selbst zu erledigen ist für viele Unternehmer inzwischen eine echte Alternative geworden. Denn: Für das Finanzamt ist lediglich entscheidend, dass Ihre Angaben korrekt sind und dass Ihre Dokumentation keinerlei Lücken aufweist. Das gelingt Ihnen mit einer professionellen Buchhaltungssoftware problemlos und mit wenig Aufwand. Diese ist so gestaltet, dass Sie sich schnell zurechtfinden und mit wenig Einarbeitungszeit die gesamte Buchhaltung selbst übernehmen können.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung von einer Steuerfachkraft, einem externen Buchhalter oder einem Buchhaltungsbüro erledigen lassen, dann ist dies auch entsprechend mit finanziellem Aufwand verbunden. Wie viel Geld von Ihnen verlangt werden darf, ist in einer entsprechenden Gebührenverordnung aufgeführt, wobei sich die Höhe der Zahlung in der Regel nach dem Gegenstandswert Ihres Unternehmens richtet. Dem Gegenstandswert ist eine sogenannte volle Gebühr zugeordnet. Im Falle der Buchhaltung handelt es sich hierbei um den Jahresumsatz Ihrer Firma.
Die Steuerfachkraft kann diese Gebühr nun – je nach Aufwand – in einem gewissen Rahmen ausschöpfen. In der Praxis bedeutet das: Die Höhe des Honorars für die Steuerfachkraft, hängt ganz davon ab, wie hoch der Jahresumsatz Ihres Unternehmens ist und wie viele Belege in diesem Zeitraum anfallen.
Die Honorarkosten für einen externen Buchhaltungsfachmann bzw. -frau können Sie häufig verringern, indem Sie Ihre Belege vorkontieren. Je besser Sie also mit ihm oder ihr zusammenarbeiten, desto geringer fällt die Gebühr aus. In unserem Fach-Artikel „Zusammenarbeit mit der Steuerfachkraft: So senken Sie die Kosten“ erfahren Sie mehr zu diesem Thema.
Mit Lexware optimieren Sie in erster Linie Ihre Buchhaltung, können diese aber auch – mit einer gewissen Routine – komplett selbst erledigen.
Gerade wenn Sie Ihre Belege, Buchungen und Bilanzen mit unserer Finanzbuchhaltungssoftware regelmäßig selbst bearbeiten, können Sie dadurch wichtige Vorarbeit für Ihren Steuerberater bzw. Bilanzbuchhalter leisten. Nach der nötigen Einarbeitungszeit in unsere Buchführungsprogramme können Sie langfristig sogar komplett auf geschultes Fachpersonal für Ihre Buchhaltung verzichten und dadurch bares Geld sparen.
Ein Buchhaltungsprogramm wie lexoffice oder Lexware buchhaltung hat folgende Vorteile gegenüber einer Auslagerung an die Steuerfachkraft:
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